Tema 59 – Utilización compartida de recursos, ficheros y datos entre aplicaciones informáticas. Diseño del sistema informático para su aplicación en la gestión de una empresa.

1. INTRODUCCIÓN.

Actualmente, y sobre todo con los sistemas operativos (Windows) y paquetes integrados existentes (Office 97, 2.000, XP), se hace sumamente sencillo el compartir todo tipo de recursos y datos entre las distintas aplicaciones existentes.

Cada uno de los programas que hemos tratado en temas anteriores (Word, Excel, Access, programas gráficos,…) nos permite la realización de una serie de tareas específicas, tales como: elaboración de documentos y establecimiento de determinados formatos con el procesador de textos (Word), realización de cálculos y gráficos con la hoja de cálculo (Excel), creación de unas bases de datos utilizando tablas, y realizando consultas, formularios,… sobre las mismas (Access), etc.

Para que un programa pueda operar con la información generada por otro, necesita convertidores. Un convertidor es un programa incluido dentro del procesador de textos, la hoja de cálculo, la base de datos, etc., que cambia el formato del fichero generado por un programa determinado al formato del programa que lo va a utilizar.

Esta posibilidad de trabajar con datos generados por otros programas se conoce como integración de programas y se basa en la importación y exportación de datos o intercambio de información.

El paquete integrado más utilizado en la actualidad a nivel de usuario, y también en los centros educativos es Microsoft Office en cualquiera de sus distintas versiones, y nos permite una fácil integración entre sus distintas aplicaciones, pues para intercambiar los datos entre ellas, no se necesita ningún tipo de convertidor, debido a que cada uno de los programas reconoce los formatos de los demás programas.

A lo largo del tema analizaremos la importación/exportación de datos entre las aplicaciones más importantes que componen el paquete integrado Office 2.000 (Word, Excel, Access), y finalmente realizaremos un ejemplo práctico en el cual compartiremos información entre las distintas aplicaciones de dicho paquete integrado.

2. UTILIZACIÓN COMPARTIDA DE RECURSOS, FICHEROS Y DATOS ENTRE APLICACIONES INFORMÁTICAS.

2.1. UTILIZACIÓN COMPARTIDA ENTRE PROCESADORES DE TEXTO Y OTRAS APLICACIONES.

El paso de datos con otras aplicaciones se puede realizar de dos formas distintas en función del tipo de programas con el que se quiere compartir datos (si es otro Procesador de Texto reconocido por nuestro programa o si es otro tipo de aplicación)

Estas formas son:

– Directa: realizando conversión a formato de otro Procesador de Texto.

– Indirecta: realizando la conversión a un formato estándar entendible por todas las aplicaciones.

2.1.1. CONVERSIÓN DIRECTA.

Cuando se pretenda importar datos de otro Procesador de Texto, nuestro programa debe estar preparado para reconocer formatos de otras fuentes. Este reconocimiento puede ser automático o manual (el usuario debe conocer el origen de los datos y elegirá entre una lista de Procesadores de Texto posibles). Para realizar la conversión se debe conocer el programa que los originó y la versión (puede haber cambios de formatos de grabación en dos versiones distintas del mismo producto).

El procedimiento para realizar esta importación suele ser similar al de abrir un fichero de documento. El programa detecta que el formato de grabación no es el adecuado e informa al usuario de la necesidad de realizar una conversión. Si ha reconocido el formato, lo indicará y pedirá conformidad; en caso contrario, presentará una lista de formatos que reconozca (normalmente presentará los nombres de los productos y sus versiones).

Cuando queremos exportar datos de forma directa a otro Procesador, el procedimiento suele parecerse al de almacenar el documento en un fichero. La diferencia se establecerá al indicarle al programa que el fichero ha de guardarse en otro formato. De nuevo el programa presentará una lista de los nombres de los programas en cuyo formato puede grabar el fichero.

Por ejemplo, cuando se guarda un nuevo documento de Word 2000, lo almacena de forma predeterminada en formato de Word 2000 con la extensión archivo.doc.

Si deseamos convertir un documento a un formato diferente para poder abrirlo en otro programa o en una versión anterior de Word, podemos seleccionar el formato de archivo al guardar el documento.

Al instalar Word 2000, se incluyen automáticamente muchos formatos de archivo, a no ser que el usuario o el administrador decidan que no deben estar disponibles en el equipo. Si el formato que deseemos no se encuentra en la lista Guardar como Tipo al hacer clic en Guardar como del menú Archivo, podemos instalar convertidores de formato adicionales.

2.1.2. CONVERSIÓN INDIRECTA.

Cuando la comunicación de datos se desea realizar con un Procesador de Texto que no reconoce nuestro programa o con una aplicación de tipo diferente ( Gestor de Base de Datos, Hoja de Cálculo,…), la conversión se ha de realizar a un formato entendible por todo tipo de aplicación. Este formato estándar es por lo general el formato de texto ASCII.

Ejemplo:

Podemos importar datos de un archivo de texto de Word, como un origen de datos de combinación.

2.2. UTILIZACIÓN COMPARTIDA ENTRE HOJAS DE CÁLCULO Y OTRAS APLICACIONES.

En Excel podemos compartir sus datos con otros programas del mismo tipo (con otros datos de otra hoja de cálculo), o con otras aplicaciones.

Para que una hoja de cálculo pueda operar con la información generada por otra (siempre que no sea la misma y de la misma versión), necesitaremos convertidores. Un convertidor es un programa incluido en la hoja de cálculo, que cambia el formato del fichero generado por una hoja determinada, al formato de la que lo va a utilizar.

Esta posibilidad de trabajar con datos generados por otros programas se conoce como integración de programas y se basa en la importación y exportación de datos o intercambio de información.

Cuando hablamos de compartir datos debemos diferenciarlos en función del origen de los mismos. Si los datos a compartir son generados por nuestra Aplicación, hablaremos de “Exportar” datos. Si los datos a compartir han sido generados por otra Aplicación, hablaremos de “Importar” datos.

Tanto la importación como la exportación de datos siempre irá asociado un proceso de conversión de formatos. Esto es debido a que cada fabricante ha diseñado un modo distinto de almacenar los datos, y la información asociada, en los archivos.

Si las aplicaciones están agrupadas en un Paquete Integrado, la forma de intercambiar los datos es más directa y fácil, sin necesidad de realizar conversiones, ya que cada programa del paquete integrado reconoce los formatos de los demás programas (no hay problemas para importar datos a Excel 2.000, procedentes de Word 2.000 ó Access 2.000; tampoco para exportar datos de Excel 2.000 a Word y Access 2.000).

2.2.1. IMPORTAR/EXPORTAR GRÁFICOS.

También para los gráficos existe la posibilidad de importarlos y exportarlos de forma directa o indirecta.

Los métodos para importar y exportar gráficos de modo directo son similares a los descritos con anterioridad, la diferencia es, que se ha de trabajar con archivos gráficos en lugar de con archivos de hojas de trabajo de la hoja de cálculo.

Sin embargo, para realizar la comunicación de datos de modo indirecto hay que realizar conversiones distintas, ya que los gráficos no se pueden convertir a formatos ASCII.

Casi todas las hojas de cálculo reconocen los formatos más o menos estandarizados, con lo que se puede realizar el proceso de importación/exportación sin presentar problemas.

Los formatos más comunes bajo MS-DOS y Windows son (identificados por su extensión):

– BMP: Formato de mapa de bits utilizado por Windows.

– EPS: Usado por filmadores y Macintosh.

– GIF: Formato comprimido de imágenes (animaciones, por ejemplo, extraídas de Internet).

– PCX: Formato de mapa de bits.

– TIFF: De amplio uso en programas que trabajen con escáneres.

2.2.2. IMPORTAR/EXPORTAR BASES DE DATOS.

Por lo general las hojas de cálculo disponen de un pequeño gestor de bases de datos. Este gestor reconoce formatos de otras bases de datos, en cuyo caso el proceso de “importar” datos se realiza de forma directa. Si se quiere importar (o exportar) datos de (o hacia) una base de datos no reconocida por el programa de la hoja de cálculo, se tendrá que utilizar el método de conversión a formato ASCII.

Ejemplo:

Si nosotros queremos importar datos de Access a Excel relativos a una Tabla de una base de datos creada previamente, podríamos hacerlo de la siguiente manera: Nos situamos sobre el nombre de la tabla en cuestión, botón derecho del ratón, Copiar y por último Pegar.

2.3. UTILIZACIÓN COMPARTIDA ENTRE BASES DE DATOS Y OTRAS APLICACIONES.

Access y cualquier otra base de datos, puede establecer interoperaciones con otras aplicaciones, es decir, puede compartir sus datos o documentos con otros programas del mismo tipo o con otras aplicaciones.

Para que un programa pueda operar con la información generada por otro, necesita convertidores.

Un convertidor es un programa incluido dentro del procesador del procesador de textos, la hoja de cálculo o el programa correspondiente, que cambia el formato del fichero generado por un programa determinado al formato del programa que lo va a utilizar.

Esta posibilidad de trabajar con datos generados por otros programas se conoce como integración de programas y se basa en la importación y exportación de datos o intercambio de información.

Cuando hablamos de compartir datos debemos diferenciarlos en función del origen de los mismos. Sí los datos a compartir son generados por nuestra Aplicación, hablaremos de “Exportar” datos. Si los datos a compartir han sido generados por otra Aplicación, hablaremos de “Importar” datos.

Podemos, por ejemplo, importar o vincular datos de un archivo delimitado o de un archivo de texto de ancho fijo, a una base de datos de Microsoft Access.

También se puede transferir texto, o bien, importar o vincular datos desde una hoja de cálculo.

Como ejemplo, vamos a ver los pasos que habrían de seguirse para el caso de importar o vincular datos desde una hoja de cálculo:

1. Abrir una base de datos o cambiar a la ventana Base de datos de la base de datos abierta.

2. Archivo/ Obtener datos externos/importar: para importar una hoja de cálculo. Para vincular una hoja de cálculo: Archivo/ Obtener datos externos/ Vincular Tablas.

3. En el cuadro de diálogo Importar (o vincular), en el cuadro Tipo de archivo seleccionamos Microsoft Excel (*.xls) o Lotus 1-2-3- (*.WK*).

4. Hacemos clic en la flecha a la derecha del cuadro Buscar en, seleccionamos la unidad y la carpeta donde está ubicado el archivo de la hoja de cálculo y hacemos doble clic en su icono.

5. Seguimos las indicaciones de los cuadros de diálogo de Asistente para importar de hojas de cálculo.

También se pueden exportar datos de una base de datos a otros programas (hojas de cálculo, procesadores de textos,…).

Access 2000 puede exportar datos a los siguientes programas y versiones:

– Base de datos Microsoft Access: versiones compatibles: 2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000.

– D Base: Versiones III, III+, IV, y S.

– Microsoft Word, Rich Text Format.

– Lotus 1-2-3: Formatos WK1 y WK3.

– Archivos de texto delimitado: todos los juegos de caracteres.

– HTML e ICD/HTX: 1.0 (si es una lista). 2.0., 3.X, 4.X (si es una tabla o una lista)

– Páginas Active Server de Microsoft.

– Tablas SQL, Microsoft Visual FoxPro, programas y bases de datos que admiten el protocolo ODBC: Visual FoxPro 3.0, 5.0, 6.X.

Ejemplo: Podemos exportar una tabla o consulta a un archivo de origen de datos de combinar correspondencia de Microsoft Word. PASOS:

1. En la ventana Base de datos, seleccionamos el nombre de la tabla o consulta (sólo para una base de datos Microsoft Access) que deseamos exportar, y en el menú Archivo, elegimos Exportar.

2. Cuadro Guardar como tipo, seleccionamos Combinación de Microsoft Word (*.txt).

3. Clic en la flecha a la derecha del cuadro Guardar en y seleccionamos la unidad o carpeta a la que deseamos exportar.

4. Cuadro Nombre de archivo, escribimos el nombre y hacemos clic en Guardar todo.

3. DISEÑO DEL SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA APLICACIÓN EN LA GESTIÓN DE UNA EMPRESA.

Hemos comentado a lo largo del tema que el paquete integrado más conocido y utilizado a nivel mundial (por las PYMES, por cualquier tipo de usuario, por los centros educativos,…) es Microsoft Office en cualquiera de sus versiones más actuales (sobre todo Office 2.000 y Office XP), por lo que vamos a realizar un ejemplo práctico, aplicable al mundo de la empresa, en el cual trabajaremos fundamentalmente con Word, Excel y Access, compartiendo los datos entre los tres programas.

3.1. EJERCICIO PRÁCTICO DE INTEGRACIÓN DE WORD, EXCEL Y ACCESS.

El profesor de Aplicaciones Informáticas del Ciclo Formativo de Grado Medio de Gestión Administrativa del I.E.S. “El Saber” de Salamanca, situado en la C/Begonias, 2, C.P. 37004, realiza tres exámenes durante el primer trimestre del curso 2.003/04.

1. Dicho profesor elabora en la hoja número 1 de un libro de una hoja de cálculo (Excel), en la cual introduce los nombres de los alumnos, así como las notas obtenidas en cada uno de los tres exámenes indicados.

Asimismo, deberá calcular la nota media de cada uno de los alumnos de forma numérica, la cual expresará también mediante texto (Insuficiente, Suficiente, Bien, Notable, Sobresaliente, Matrícula de Honor).

También desea calcular la nota máxima, la mínima, la más repetida y la mediana de todas las notas.

De igual forma está interesado en calcular el número de Insuficientes, de Suficientes, de Notables, de Sobresalientes y de Matrículas de Honor, así como el porcentaje que representa cada uno de los anteriores.

También desea en una celda utilizar una función que calcule el número total de alumnos.

A la hoja 1 la va a denominar con el nombre de NOTAS ALUMNOS.

En las zonas en gris se deberán aplicar las fórmulas y funciones necesarias para calcular lo que desea el profesor en cada caso.

2. En la hoja 1 deberá mediante un filtro de datos avanzado extraer a todos los alumnos de la hoja número 1 con las notas de cada uno de los exámenes y del trimestre de carácter numérico. El filtro debe contener todas las notas medias mayores que 0.

3. Los datos de los alumnos filtrados en la hoja 1 (NOTAS ALUMNOS), deberá de agregarlos, a una tabla de una base de datos creada en Access, que se llamará NOTAS ALUMNOS. La Base de datos recibirá el nombre de ALUMNOS Y PADRES. El campo Alumno será de tipo texto y tamaño 30, mientras que el campo Nota será de carácter numérico, de tipo decimal.

En la Base de Datos creará una segunda tabla con el nombre de PADRES, la cual contendrá los nombres de los padres o madres de alumnos, para el envío de correspondencia.

Los datos son los siguientes:

Todos los campos serán de tipo texto, con los siguientes tamaños: NOMBRE (25), DIRECCIÓN (35), LOCALIDAD (25), TELÉFONO (10).

4. Con la tabla ALUMNOS se realizará una consulta en la cual deberá de extraer aquellos alumnos cuya nota sea inferior a 5 puntos, así como los nombres de sus respectivos padres. Guardaremos la consulta con el nombre de NOTAS INFERIORES A 5.

5. Por último deberá elaborar una carta circular mediante la opción de combinación de correspondencia, para enviarla a todos aquellos padres de los alumnos cuya nota sea inferior a 5 puntos. El origen de datos a utilizar es la consulta realizada anteriormente y le daremos el nombre de PADRES DE ALUMNOS SUSPENSOS. Guardaremos la carta con el nombre de ALUMNOS SUSPENSOS.

SOLUCIÓN.

1. En la celda E2 el resultado será =PROMEDIO (B2:D2) (y luego copiaremos hacia abajo.

F2=SI(E2<4,99;”Insuficiente”;SI(E2<5,99;”Suficiente”;SI(E2<6,99;”Bien”;SI(E2<8,99;”Notable”;SI(E2<9,99;”Sobresaliente”;”Matrícula de Honor”)))))

B13=MAX(E2:E11).

B14=MIN(E2:E11).

B15=MOD(E2:E11).

B16=MEDIANA(E2:E11).

B19=CONTAR.SI($F$2:$F$11;”Insuficiente” (Lo mismo para el resto de notas).

C19=B19/$F$17.

F17=CONTARA(A2:A11).

El resultado sería el siguiente:

2. Para realizar el filtrado de los datos deberemos seguir los siguientes pasos:

a) Copiamos los títulos de los campos necesarios desde A27 a E27 y desde A30 hasta E30.

b) En E28 ponemos >0.

c) Nos situamos en cualquiera de una de las celdas de la base de datos a filtrar (entre A1 y E11).

d) Ejecutamos la opción Datos/Filtro/Filtro avanzado, poniendo los siguientes datos en la ventana del Filtro avanzado:

e) El resultado del filtrado sería el siguiente:

3. Para agregar los datos filtrados en el punto anterior a una base de datos de Access, y crear la nueva tabla indicada llevaremos a cabo los siguientes pasos:

a) Seleccionamos el rango de datos A30:E40 y pulsamos sobre las opciones Edición/Copiar.

b) Abrimos una base de datos de Access en blanco y la creamos con el nombre de ALUMNOS Y PADRES.

c) Activamos en Access la pestaña de Tablas, nos situamos en cualquier lugar en blanco, pulsamos sobre el botón derecho y elegimos la opción Pegar. La tabla se generará con los campos filtrados en Excel y con los registros contenidos en dichos campos.

d) Seleccionamos la tabla NOTAS ALUMNOS y pulsamos sobre el botón DISEÑO, desplegándose automáticamente la tabla en VISTA DE DISEÑO. Una vez en dicha vista añadimos a cada campo el tipo de datos y las propiedades correspondientes (al campo ALUMNO le ponemos el tipo de datos Texto y en Propiedades del Campo, le ponemos el tamaño 30; al resto de campos le indicaremos como tipo de datos Numérico y en Propiedades del Campo en Tamaño del Campo elegiremos Decimal.

e) Para crear la nueva tabla desde la pestaña Tabla nos pulsaremos sobre el botón Nuevo elegiremos crear tabla en Vista de diseño. En ella añadimos los nombres de los campos, así como el tipo de datos de cada campo y las propiedades de los campos. Posteriormente guardamos la tabla con el nombre de PADRES. Cerramos la Vista de diseño, abrimos la tabla en Vista Hoja de Datos y añadimos los registros correspondientes a cada campo. El resultado que veremos en Vista Hoja de Datos será el siguiente:

4. Para realizar la consulta en la cual se extraerán aquellos alumnos cuya nota media sea inferior a 5 puntos, deberemos seguir los siguientes pasos:

a) En primer lugar tenemos que establecer las relaciones entre ambas tablas, para lo cual añadiremos el campo NOMBRE de la tabla PADRES al final de la tabla ALUMNOS, desde Una vez hecho esto, iremos a Vista Hoja de datos, y en ella añadiremos los registros del campo NOMBRE con los nombres de los padres. Posteriormente pulsaremos en la barra de herramientas sobre el botón relaciones y estableceremos las relaciones entre las dos tablas.

b) Pulsamos sobre la pestaña Consultas de nuestra base de datos.

c) Seleccionamos la opción Crear una consulta en vista de diseño. Arrastramos hacia la parte inferior los campos Alumno, Nota y Nombre de la tabla NOTAS ALUMNOS, y los campos Dirección, Localidad y Teléfono, poniendo como Criterio >5 debajo del campo Notas. Quedaría representado como sigue:

d) Pulsamos sobre el botón Ejecutar o sobre el botón Vista, para ver el resultado de nuestra consulta. Nos tendrán que salir solamente dos alumnos, así como los datos de sus padres, cuyas notas son inferiores a 5. Guardamos la consulta con el nombre de NOTAS INFERIORES A 5. El resultado de la misma será:

5. En último lugar hay que realizar una carta circular con la opción de combinar correspondencia, para enviarla a los padres de aquellos alumnos cuya nota sea inferior a 5 puntos. El origen de datos será la consulta realizada anteriormente. Los pasos a dar serán los siguientes:

a) En primer lugar nos iremos a Word y redactaremos la carta a enviar, dándole el formato que corresponda y guardándola con el nombre indicado en el enunciado. Posteriormente elegiremos la opción de Herramientas/Combinar correspondencia/Crear Cartas Modelo/Aceptar.

b) Herramientas/Combinar correspondencia/Obtener Datos/Abrir Origen de datos. Elegimos en tipo de datos la Base de Datos Ms Access, posteriormente, abrimos la base de datos ALUMNOS Y PADRES y seleccionamos la pestaña consulta, eligiendo la consulta creada en Access. Presionamos sobre el botón Aceptar.

c) Agregamos los campos correspondientes en el lugar adecuado, con la opción de Insertar campo de combinación, y tendremos el resultado representado en la figura siguiente:

d) Volvemos a Herramientas/Combinar correspondencia/Botón combinar. El resultado será como vemos en la imagen, la obtención de dos cartas con los datos de los padres de los alumnos suspensos.