Tema 54 – Hojas de cálculo: gráficos. Tipos de gráficos. Gestión de archivos. Impresión. Importación/exportación de datos.

1. INTRODUCCIÓN.

Los gráficos son uno de los elementos más importantes de las hojas de cálculo.

Analizaremos los gráficos en la hoja de cálculo Excel, por ser la más extendida en el mercado en sus distintas versiones y la que más se utiliza en los I.E.S.

Excel incluye una serie de herramientas que nos permitirán crear y modificar una gran variedad de gráficos.

Un gráfico es una representación visual de los datos de la hoja de cálculo. Microsoft Excel ofrece varios tipos de gráficos, incorporando diferentes formatos.

A lo largo del tema analizaremos los gráficos en la hoja de cálculo Excel (elementos, creación, selección de gráficos,…), así como los distintos tipos existentes y que por lo tanto queremos utilizar.

De igual forma, estudiaremos la gestión de las hojas de cálculo, lo cual incluye, cómo guardar un libro de trabajo en disco por primera y sucesivas veces, cómo cerrar y salir de un libro de trabajo y cómo abrir un libro de trabajo, eliminarlo, etc.

También se pueden pasar los datos de un libro de trabajo a otro, o bien, a otros programas de Microsoft Office en las mismas o distintas versiones.

2. HOJAS DE CÁLCULO: GRÁFICOS.

2.1. CONCEPTO.

Un gráfico es una representación visual de los datos seleccionados de una hoja de cálculo, incluyendo cualquier cabecera de filas o de columnas de interés para que aparezca en él.

En Excel, un gráfico puede estar:

– Incrustado en la propia hoja como objeto gráfico. Se visualiza en la hoja junto con los datos. Podemos modificar su tamaño y su ubicación en la hoja.

– En una hoja de gráficos diferente a la hoja de datos que lo generó. En consecuencia, tiene su propio nombre de hoja.

Ambos tipos de gráficos se actualizan al cambiar los datos de la hoja que lo generó y se guardan de forma automática al guardar el libro de trabajo al que pertenecen.

Excel dispone de muchos tipos de gráficos y, aunque se haya creado en un tipo determinado, podemos cambiarlo a otro tipo y editarlos para incluir diferentes elementos, por ejemplo una leyenda, un título, líneas de división, etc.

2.2. ELEMENTOS DE UN GRÁFICO.

Un gráfico de Excel puede contener todos o algunos de los siguientes elementos:

– Gráfico: Área de la ventana gráfico, e incluye a los demás elementos.

– Área de trazado: Zona donde está la serie de datos representada gráficamente. Todo lo que hay fuera del área de dibujo tiene como finalidad explicar lo situado en su interior.

– Serie de datos: Conjuntos de valores numéricos representados gráficamente. Cada serie de datos se distingue por un color o diseño único. Los componentes individuales de una serie se llaman puntos o puntos de datos.

– Eje de categorías: O eje de las “X”, es el eje horizontal. Si hay más de una categoría, contiene etiquetas que definen a cada una de ellas. Excel utiliza los encabezados de las columnas o de las filas de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de categorías.

– Eje de valores: O eje de las “Y”, es el eje vertical. Refleja los valores de las columnas o puntos de datos.

– Marcas de graduación: Líneas cortas que sirven para marcar e indicar la graduación de la escala; cortan a los ejes.

– Líneas divisorias: Líneas opcionales horizontales y/o verticales que comienzan en las marcas de graduación de cada eje para facilitar la lectura del gráfico.

– Leyenda: Texto con la clave de identificación de las series de datos.

2.3. CREAR UN GRÁFICO.

Para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, o un gráfico en una hoja de gráficos independiente, realizaremos los siguientes pasos:

1. Abrir o crear una hoja de cálculo con los datos que vamos a representar.

2. Seleccionar los datos, incluidos los títulos de las filas y de las columnas que queremos incluir en el gráfico. La selección de los datos puede ser discontinua. También se pueden ocultar filas y columnas para no incluirlas en el gráfico.

Si estamos manejando datos complejos es preferible crear el gráfico con la primera serie de datos e incluir posteriormente los demás.

3. Hacer clic en el botón Asistente para gráficos, de la barra de herramientas Estándar. Aparece el cuadro de diálogo Tipo de gráfico del Asistente.

4. Hacer clic en la ficha Estándar.

5. Hacer clic en el tipo de gráfico en las lista Tipo de gráfico. Ej: Columnas. Para ver cómo quedan los datos pulsamos sobre el botón Presionar para ver muestra.

6. En la lista Subtipo de gráfico hacemos clic en el tipo de gráfico de datos deseado. A continuación pulsamos sobre el botón Siguiente para acceder al cuadro de diálogo Datos de origen.

7. Hacer clic en la ficha Rango de datos. Los datos seleccionados aparecen en la caja Rango de datos.

8. Hacer clic en la opción Filas o Columnas según que las series de datos vengan de una fila o de una columna. En general, deberemos aceptar la opción propuesta por Excel.

9. Hacer clic en el botón Siguiente. Aparece el paso 3 del asistente.

10. En la caja Título del gráfico escribimos el texto que deseemos incluir como título. A continuación, hacemos clic en el botón Siguiente. Aparece el paso 4 del asistente.

11. Hacer clic en el botón de opción En una nueva hoja si queremos que el gráfico aparezca en una hoja independiente (Excel, a la hoja de gráficos le asigna el nombre Gráfico en la barra de Etiquetas), o hacemos clic en la opción Como objeto en para que aparezca como un gráfico incrustado junto a los datos.

12. Hacemos clic en el botón Terminar para que Excel genere y muestre el gráfico en la hoja.

Desde el cuadro de diálogo Tipo de gráfico del Asistente, en cualquier momento podemos hacer clic en el botón Atrás para cambiar alguna opción anterior o hacer clic en el botón Finalizar para crear el gráfico con las opciones por defecto.

2.4. SELECCIONAR UN GRÁFICO.

Para seleccionar un gráfico incrustado, seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la etiqueta de la hoja de cálculo que contiene el gráfico.

2. Hacer clic sobre el gráfico. Según donde hagamos clic se activará una zona del gráfico u otra.

3. Para desactivar el gráfico incrustado pulsaremos la tecla Esc. o haremos clic en una zona de la hoja de cálculo.

Para seleccionar un gráfico en una hoja de gráficos, seleccionaremos la etiqueta de la hoja de cálculo correspondiente al gráfico en la Barra de etiquetas. Para desactivarlo haremos clic en otra etiqueta del libro de trabajo.

Si cuando el gráfico está activado pulsamos sobre el botón secundario del ratón, Excel muestra un menú contextual. Las opciones del menú contextual cambian según sea el elemento del gráfico sobre el que hemos hecho clic.

2.4.1. SELECCIONAR UN ELEMENTO DE UN GRÁFICO.

Para seleccionar un elemento de un gráfico seguiremos los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el gráfico para seleccionarlo.

2. Hacer clic en el elemento que queremos seleccionar.

Para cancelar la selección pulsaremos fuera de las delimitaciones del gráfico, o bien la tecla Esc.

2.4.2. BORRAR UN GRÁFICO.

Para borrar un gráfico incrustado:

1. Seleccionamos el gráfico.

2. Pulsaremos la tecla Supr.

Para borrar un gráfico situado en una hoja de gráficos borraremos la hoja como si fuera una hoja de cálculo; para ello:

1. Activamos la hoja de gráfico.

2. Ejecutamos Edición/Eliminar hoja.

3. TIPOS DE GRÁFICOS.

Los tipos de gráficos estándar disponibles en Excel son:

– Columnas: Muestran la relación entre sus elementos a lo largo de un período de tiempo o permiten comparar el tamaño relativo de dos o más elementos de la categoría a lo largo del tiempo.

– Histogramas o barras: Comparan el tamaño relativo de dos o más series para cualquier valor del tiempo. Son representaciones horizontales de los gráficos de columnas. Las categorías se representan en vertical y lo valores en horizontal.

– Línea: Muestra la variación de uno o más elementos a lo largo del tiempo.

– Circular: También llamados de sectores, comparan cada serie de datos con el total. Sólo pueden representar una categoría de datos, pero cada sector circular representa una serie de datos diferente.

– XY (Dispersión): Muestra la relación entre dos o más series de datos y las tendencias que representan. Se suele utilizar para representar datos científicos. A la hora de organizar los datos situaremos los valores “X” en una fila o columna y los valores “Y” en las filas o columnas contiguas.

– Área: Muestra cómo varía una serie de datos a lo largo del tiempo. Es útil cuando varían diversas series e interesa la suma de ellas.

– Anillos: Muestra la relación de las partes con un todo. Puede representar varias series de datos. Cada serie viene identificada por un anillo.

– Radial: Compara los datos respecto a un punto y unos con otros. Cada categoría tiene su propio eje de valores, pero todos con el mismo epicentro. Las líneas unen los valores de la misma serie de datos.

– Superficie: Permite buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Los datos situados en el mismo rango vienen identificados por el mismo color, a semejanza de un mapa topográfico.

– Burbujas: Es un gráfico XY en el que el tamaño de la tercera variable viene determinado por el tamaño de la burbuja. A la hora de organizar los datos se sitúan los valores “X” en una fila o columna, los valores “Y” y los tamaños de las burbujas en las filas o columnas contiguas.

– Cotizaciones: Se utiliza para representar valores bursátiles o de tipo científico. Los datos se deben organizar en el siguiente orden: fecha de la operación bursátil o el volumen de cotización, máximo, mínimo y cierre.

– Cónico, Cilíndrico y Piramidal: Son gráficos de columnas en 3D que representan las columnas en forma de conos, cilindros y pirámides, respectivamente.

Además hay cantidad de gráficos personalizados basados en los gráficos estándar. Para seleccionarlos, ejecutaremos Gráfico/Tipo de Gráfico. A continuación haremos clic en la ficha Tipos personalizados.

4. GESTIÓN DE ARCHIVOS.

4.1. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO EN DISCO.

Cuando introducimos información en una celda y la validamos, Excel guarda la información en la memoria RAM, de forma que si se produce un corte de suministro eléctrico o se apaga el ordenador de manera fortuita, el contenido de la hoja se pierde y no se puede recuperar.

Para que todo esto no ocurra, debemos guardar el libro de trabajo junto con todas sus hojas en el disco, procediendo de la siguiente forma:

1. Hacer clic en el botón Guardar , de la barra de herramientas Estándar (también Archivo/Guardar como).

2. En la lista desplegable Guardar en, seleccionar la unidad y la carpeta donde queremos almacenar el libro de trabajo. Para acceder a la carpeta superior, hacemos clic en el botón Subir un nivel

3. En la caja Nombre de archivo, escribiremos el nombre que le queramos dar al libro de trabajo.

4. Hacer clic en el botón Guardar. Excel guarda el libro de trabajo en el disco con todas sus hojas y le asigna la extensión .XLS (por defecto).

Cabe recordar que cuando guardamos un libro de trabajo, estamos guardando todas las hojas de cálculo que haya en él, y el nombre que escribamos en el cuadro de diálogo Guardar como se refiere al libro de trabajo y no a las hojas que contenga.

Las hojas de cálculo no se pueden guardar de forma individual (a no ser que el libro sólo contenga una hoja) y se guardan todas ellas al guardar el libro de trabajo. Sin embargo, cada hoja de cálculo tiene un nombre individual y diferente al resto de las hojas del libro de trabajo.

Una vez guardado un libro de trabajo, si hacemos modificaciones sobre él, y queremos guardarlas, pulsaremos sobre la opción Archivo/Guardar, o bien, sobre el botón Guardar , de la barra de herramientas Estándar.

Si deseamos guardar el libro de trabajo con sus modificaciones, con otro nombre diferente, tendremos que ejecutar Archivo/Guardar como.

Le asignaríamos un nuevo nombre en la caja Nombre de Archivo (por lo tanto tendremos dos libros de trabajo diferentes; uno con el nombre original que le pusimos, y otro con el nuevo que incluye las modificaciones realizadas).

4.1.1. CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO Y SALIR DE EXCEL.

Si queremos cerrar el libro de trabajo sin salir de Excel, ejecutaremos Archivo/Cerrar.

Si deseamos salir de Excel ejecutaremos Archivo/Salir.

Independientemente del proceso que hayamos realizado, si alguna hoja de cálculo ha sufrido alguna modificación desde la última vez que la guardamos, aparece una ventana que alerta preguntándonos si queremos guardar los cambios.

Haremos clic en Sí o No según convenga.

4.2. ABRIR, CREAR Y ELIMINAR UN LIBRO DE TRABAJO.

Para abrir o recuperar un libro de trabajo existente y poder seguir trabajando con la información almacenada en sus hojas, procederemos de la siguiente forma:

1. Hacer clic en el botón Abrir , de la barra de herramientas Estándar o ejecutaremos Archivo/Abrir. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2. Seleccionar la unidad y la carpeta donde estará el libro de trabajo que queremos abrir.

3. Seleccionar el nombre del libro.

4. Hacer clic en el botón Abrir. Excel recupera el libro de trabajo y activa la celda A1 de la primera hoja del libro.

Cuando abrimos un libro de trabajo estamos recuperando (abriendo) todas sus hojas de cálculo.

Para abrir un libro de trabajo nuevo y en blanco en pantalla, haremos clic en el botón Nuevo , de la barra de herramientas Estándar (así podremos crear otro nuevo libro).

Para eliminar un libro de trabajo del disco, éste debe estar cerrado, ya que no es posible eliminar un archivo abierto. Cuando eliminamos un libro de trabajo estamos eliminando todas sus hojas de cálculo. PASOS:

1. Abrir la utilidad Explorador de Windows (también desde MI PC) y seleccionar y abrir la unidad en la que está guardado el libro.

2. Hacer clic en el archivo que vamos a eliminar (seleccionarlo).

3. Pulsar la tecla Supr. El archivo se manda a la Papelera de Reciclaje (siempre y cuando esté grabado en C:\; si está grabado en un disco de 3 ½ A-:\ se perderá definitivamente).

5. IMPRESIÓN.

Para imprimir toda la hoja de cálculo, la forma más sencilla es a través de Archivo/Imprimir; allí definiríamos las propiedades de la impresión y elegiríamos la impresora que deseásemos (antes habría que haberla establecido como predeterminada). También podemos hacerlo desde el botón Imprimir , de la barra de herramientas Estándar (en este caso la impresión es directa, no podemos modificar nada).

Previamente, deberíamos haber utilizado la vista preliminar para ver cómo quedaría la impresión.

Si sólo deseamos imprimir un rango de la hoja debemos especificarlo antes de imprimir. Sino especificamos ningún área de impresión y hacemos clic en el botón Imprimir (Archivo/Imprimir), Excel imprime todas las celdas de la hoja activa en las que hayamos introducido información y utilizará tantas páginas como sean necesarias.

Los saltos de página automáticos aparecen en la hoja como unas líneas discontinuas verticales y horizontales y no las puede borrar.

Una vez que hayamos definido el área de impresión, ésta aparece rodeada por una línea discontinua que informa a Excel de dónde debe realizar salto de página manuales.

Estos saltos de página manuales los podemos borrar si ejecutamos Archivo/Área de impresión/Borrar área de impresión.

Si en un libro de trabajo, tenemos utilizadas varias hojas, en cada una de ellas tendremos que ejecutar la opción Archivo/Imprimir.

También se puede imprimir vertical u horizontalmente, todas las páginas de una hoja, sólo algunas páginas, etc.

6. IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS.

En Excel podemos compartir sus datos con otros programas del mismo tipo (con otros datos de otra hoja de cálculo), o con otras aplicaciones.

Para que una hoja de cálculo pueda operar con la información generada por otra (siempre que no sea la misma y de la misma versión), necesitaremos convertidores. Un convertidor es un programa incluido en la hoja de cálculo, que cambia el formato del fichero generado por una hoja determinada, al formato de la que lo va a utilizar.

Esta posibilidad de trabajar con datos generados por otros programas se conoce como integración de programas y se basa en la importación y exportación de datos o intercambio de información.

Cuando hablamos de compartir datos debemos diferenciarlos en función del origen de los mismos. Si los datos a compartir son generados por nuestra Aplicación, hablaremos de “Exportar” datos. Si los datos a compartir han sido generados por otra Aplicación, hablaremos de “Importar” datos.

Tanto la importación como la exportación de datos siempre irá asociado un proceso de conversión de formatos. Esto es debido a que cada fabricante ha diseñado un modo distinto de almacenar los datos, y la información asociada, en los archivos.

Si las aplicaciones están agrupadas en un Paquete Integrado, la forma de intercambiar los datos es más directa y fácil, sin necesidad de realizar conversiones, ya que cada programa del paquete integrado reconoce los formatos de los demás programas (no hay problemas para importar datos a Excel 2.000, procedentes de Word 2.000 ó Access 2.000; tampoco para exportar datos de Excel 2.000 a Word y Access 2.000).

6.1. IMPORTAR/EXPORTAR GRÁFICOS.

También para los gráficos existe la posibilidad de importarlos y exportarlos de forma directa o indirecta.

Los métodos para importar y exportar gráficos de modo directo son similares a los descritos con anterioridad, la diferencia es, que se ha de trabajar con archivos gráficos en lugar de con archivos de hojas de trabajo de la hoja de cálculo.

Sin embargo, para realizar la comunicación de datos de modo indirecto hay que realizar conversiones distintas, ya que los gráficos no se pueden convertir a formatos ASCII.

Casi todas las hojas de cálculo reconocen los formatos más o menos estandarizados, con lo que se puede realizar el proceso de importación/exportación sin presentar problemas.

Los formatos más comunes bajo MS-DOS y Windows son (identificados por su extensión):

– BMP: Formato de mapa de bits utilizado por Windows.

– EPS: Usado por filmadores y Macintosh.

– GIF: Formato comprimido de imágenes (animaciones, por ejemplo, extraídas de Internet).

– PCX: Formato de mapa de bits.

– TIFF: De amplio uso en programas que trabajen con escáneres.

6.2. IMPORTAR/EXPORTAR BASES DE DATOS.

Por lo general las hojas de cálculo disponen de un pequeño gestor de bases de datos. Este gestor reconoce formatos de otras bases de datos, en cuyo caso el proceso de “importar” datos se realiza de forma directa. Si se quiere importar (o exportar) datos de (o hacia) una base de datos no reconocida por el programa de la hoja de cálculo, se tendrá que utilizar el método de conversión a formato ASCII.