Objetivos y funciones. Modularidad. Procedimientos de importación/exportación de datos.
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. PAQUETES INTEGRADOS: OBJETIVOS Y FUNCIONES
3. MODULARIDAD
4. PROCEDIMIENTOS DE IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS
5. EJEMPLOS MÁS ACTUALES
1. INTRODUCCIÓN
La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecieron las primeras máquinas de escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y durante los años 70 las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos, dedicadas a secretarias/os principalmente. Este concepto, hoy en día completamente obsoleto, fue transformándose gracias a la entrada de los ordenadores personales (PCs) en la oficina.
EVOLUCIÓN HISTÓRICA
Primera fase (1975-1980)
La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.
Segunda fase (1980-1990)
Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter.
La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, éstas aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso.
En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para ordenadores personales, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.
Tercera fase (a partir de 1990)
La ofimática moderna, está apoyada por ordenadores personales con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de ordenadores personales.
El equipo lógico se compone de paquetes modulares con una completa interrelación entre sí, productos que comparten información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo que se necesita.
Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de “Trabajo en Grupo“.
La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por :-dos los miembros de un grupo de trabajo que no tienen que estar necesariamente en un mismo edificio. Esta capacidad tecnológica de hacer “circular” la información sin la necesidad de tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: “la oficina sin papel”.
En este punto surgen los paquetes integrados (suites) como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos independientes. La auténtica ventaja de los paquetes integrados es la integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado. Una mayor integración aumenta la productividad. La suite debe incluir un gestor centralizado que supervise los programas que la componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más habituales. Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma transparente.
2. PAQUETES INTEGRADOS: OBJETIVOS Y FUNCIONES
Entre las principales tendencias actuales de los paquetes integrados destacan las siguientes:
• Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local,
esta tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.
• Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Existen múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología en constante evolución. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.
El fuerte crecimiento de las prestaciones de los ordenadores personales así como del software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rápida entrada en el mercado de esta tecnología.
• Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones independientes del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado en la misma existe una “máquina virtual” (“virtual machine”), encargada de interpretar el lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independientemente de la plataforma para la que se haya desarrollado).
Entre las funciones de un paquete integrado se pueden destacar:
• Fácil manejo.
• Interfaz de usuario amigable y personalizable.
• Necesidad de formación mínima.
• Compatibilidad con los productos que ya se poseen.
• Protección de fa inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.
• Interoperabilidad con otras aplicaciones.
• Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.
• Seguridad de los datos.
• Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.
• Soporte de los dispositivos requeridos.
• Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios.
Al elegir un producto de estas características es importante valorar los siguientes puntos
Relación aumento de productividad/facilidad de uso.
• Personalización de los elementos de interfaz.
• Fácil transporte de los cambios realizados al resto de los programas que componen la suite.
• Facilidad de enlace con aplicaciones externas.
• Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre usuarios.
• Acceso transparente a los datos desde cualquier fuente, manteniendo la seguridad de los mismos.
• Mayor o menor integración de las herramientas.
• Moderación en la utilización de los recursos del PC.
• Necesidades de almacenamiento en disco duro y de memoria RAM.
3. MODULARIDAD
Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados paquetes integrados (suites), que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado como productos independientes, y que estos figuren en la elite de las aplicaciones ofimáticas del momento. Uno de los atractivos de estos conjuntos de aplicaciones es que el precio total del mismo suele ser muy inferior al de la suma de los programas que la forman.
La modularidad es una propiedad que permite relacionar unas partes o unidades con otras. Los módulos serán los elementos capaces de capturar, transferir o trabajar independientemente con los datos de otros módulos o de ellos mismos. La información de un módulo deberá ser transferible a los otros.
Los módulos más comunes de un paquete integrado suelen ser las bases de datos, hojas de cálculo, procesadores de texto y gráficos.
• Procesadores de texto: El procesador de texto es un programa que nos permite crear documentos (cartas, informes, redacciones, etc.). El procesador de texto nos permitirá utilizar distintos tipos de letra en un mismo documento, emplear diferentes tamaños y cambiar el estilo de texto pudiendo escribir en subrayado, en cursiva y en negrita, se pueden incluir imágenes en el documento. Corregirlo ortográficamente, buscar sinónimos, crear tablas, etc.
• Hoja de cálculo: Una hoja de cálculo es una herramienta que permite realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas, financieras y de tabla de base de datos, entre otras funciones. También se pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas.
• Bases de datos: Una base de datos es un conjunto de informaciones relacionadas entre sí, de acuerdo con una característica común.
• Diseño gráfico: Dedicados a la elaboración y manipulación de cualquier tipo imagen.
• Autoedición: Permiten la combinación de texto e imágenes para la composición de publicaciones, periódicos, publicidad, etc…
Algunos incorporan otros: agenda, comunicaciones, correo electrónico, estadística, utilidades de programación, etc…
4. PROCEDIMIENTOS DE IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS
Antes de la aparición de los interfaz gráficos y, más concretamente, antes del nacimiento de Windows, la transferencia de información entre programas era una tarea muy costosa, llegando a ser casi imposible. Para solucionar este problema de trasvase de datos entre aplicaciones, surgió de la aparición del interfaz gráficos y, más concretamente, un nuevo tipo de programa estándar: el paquete integrado.
Un paquete integrado es un tipo de programa que reúne las funciones elementales de los programas de aplicación básicos. Estos programas son: el procesador de texto, la hoja de cálculo, la base de datos y un programa de dibujo.
Los paquetes integrados permiten solucionar la mayoría de las necesidades que puede tener un usuario. La combinación de datos dentro de ellos es total, puesto que en cualquier parte de] programa se pueden reconocer los datos generados por otra de ellas. Así, se podría escribir una carta con los datos del destinatario tomados de la base de datos, e incluirle una tabla de precios y un gráfico estadístico elaborado por la hoja de cálculo.
La gran ventaja de un paquete integrado es su fácil manejo y la limitación de funciones dentro de cada apartado, su inconveniente.
Con la aparición de Windows surgió un nuevo sistema de transmisión de datos con los protocolos OLE y DDE. Pero a pesar de estos protocolos, que permiten la total integración entre aplicaciones, también se desarrollaron paquetes integrados para este entorno.
El problema surge cuando las necesidades no son puntuales y el trabajo necesita calidad. Entonces, la adquisición de programas estándar de carácter específico resulta muy costosa. Como solución a este problema, las casas de software plantean una nueva estrategia las Suite.
Una Suite es una integración de los principales programas de una casa de software en un solo producto. Su comercialización se realiza a un costo mucho menor que si los programas se adquirieran de forma individual.
Esta estrategia persigue la distribución de programas nuevos o con un pequeño número de usuarios junto con otros que ocupan un lugar destacado dentro del mercado.
La utilización de un mismo entorno de trabajo y la semejanza a la hora de desarrollar los procesos evitan largas horas de estudio de los manuales y del manejo del interfaz de trabajo. El único inconveniente que ofrecen las Suite es su elevada necesidad de espacio en disco duro, normalmente alrededor de 90 Mb.
El intercambio de datos entre programas ha preocupado desde siempre a los creadores de software. Los programas creados para el sistema operativo DOS carecen de herramientas que permitan ese intercambio. Algunos cuentan con programas convertidores que les permiten leer o ser leídos por los programas más difundidos en el mercado.
Con la aparición del entorno gráfico Windows la posibilidad de intercambio de información entre programas aumentó considerablemente.
Se potenció la integración entre aplicaciones y el intercambio de datos, apareciendo conceptos nuevos, como el DDE, Intercambio Dinámico de Datos, o el OLE, Incrustación y Vinculación de información. Ambas técnicas permiten incluir en un mismo documento información generada por otros programas.
• IMPORTAR/EXPORTAR EN PROCESADORES DE TEXTOS
El paso de datos con otras aplicaciones se puede realizar de dos formas distintas en función del tipo de programa con el que se quiere compartir datos (sí es otro Procesador de Texto reconocido por nuestro programa o sí es otro tipo de aplicación). Estas formas son:
– Directa, realizando conversión a formato de otro Procesador de Texto.
– Indirecta, realizando la conversión a un formato estándar entendible por todas las aplicaciones.
• IMPORTAR/EXPORTAR CON HOJAS DE CÁLCULO
A la hora de intercambiar datos las Hojas de Cálculo se comportan de forma similar a los procesadores de texto. Se puede realizar procesos de “importación” y “exportación” de forma similar a como se indicó en el apartado anterior. Una hoja de cálculo puede reconocer formatos de otras hojas de cálculo, utilizándose en este caso el método de conversión directa; y, en caso de no reconocer un formato, se puede realizar una conversión de datos a formato ASCII antes mencionado.
También para los gráficos existe posibilidad de importarlos y exportarlos de forma directa o indirecta. Los métodos para importar y exportar gráficos de modo directo son similares a los descritos con anterioridad, las diferencias son, obviamente, que se ha de trabajar con archivos de gráficos en lugar de con archivos de hojas de trabajo de la Hoja de Cálculo.
Sin embargo, para realizar la comunicación de datos de modo indirecto hay que realizar conversiones distintas ya que los gráficos no se pueden convertir a formatos ASCII.
• IMPORTAR/EXPORTAR CON BASES DE DATOS
Los métodos para importar y exportar datos entre Bases de Datos son similares a los descritos para Hojas de Cálculo. Existen formatos de ficheros de base de datos que sin ser estándares son reconocidos por casi todos los Gestores de Bases de Datos (por ejemplo formato DBF de DBase IV de Borland). En este caso se utilizará el método de conversión directa. Cuando esta conversión no es posible se recurrirá a cualquiera de los métodos de conversión a formatos ASCII delimitados.
Cuando el proceso de importar/exportar se realiza entre Gestores de Bases de Datos diferentes no suele ser posible la importación/ exportación de los ficheros de índices. Si nos interesa mantener esta información el Gestor de Base de Datos receptor debe realizar _in proceso de generación de índices (reindexación) una vez definida la composición de éstos.
5. EJEMPLOS MÁS ACTUALES
STAR OFFICE
Sun compro una importante empresa alemana desarrollada de StarOffice, una suit que incluye procesador de textos, planilla de cálculo, un programa de presentaciones, agendas, un cliente de correo electrónico y otras publicaciones útiles que no pueden faltar en un ordenador.
El usuario hogar esto significa ahorrar, pero para una empresa pueden significar millones si tiene, por ejemplo, que pagar una centena de licencias.
En estos los ingenieros de Sun están trabajando para que la suite sea mucho más dinámica y liviana para que los usuarios bajen solo lo que necesitan sin necesidad de -esperar una eterna descarga o para bajarlo rápidamente en una emergencia.
Además es multiplataforma. Esto quiere decir que se puede instalar en una ordenador con sistema operativo Windows, Linux, Unix, OS/2 y Solaris.
Para quienes no conozcan mucho sobre las bondades de los productos de software de Sun, podemos decir que son los creadores de Solaris, un sistema operativo basado en Unix (como Linux) muy estable y que distribuye gratuitamente junto a sus servidores.
También fueron los desarrollados de Java, el lenguaje de programación que por primera vez dio vida a Internet.
COREL WORDPERFECT OFFICE 2000 STANDARD
Suite de productos para aumentar la productividad en el puesto de trabajo. comparte archivos con la mayoría de las aplicaciones principales. El soporte de la tecnología
Microsoft Visual Basic for Applications le permite personalizar programas. Con herramientas fáciles de usar puede hacerse uno mismo; diseñar material de oficina como membretes y folletos publicitarios; cree hojas de cálculos y presentaciones de diapositivas que llamen la atención de su público y publique páginas WEB desde los programas principales sin necesidad de conocer códigos HTML.
Incluye:
WordPerfect 9, Quattro Pro 9, Corel Presentations 9, Acrobat Reader, Corel Print Office (versión de prueba), Imágenes Clipart, fuentes y fotografías, herramientas VBA, Kit de programación de software (SDK) PARA Word Perfect Office 2000.
Corel Central: Administre su tiempo y tareas de manera eficiente gracias a esta administración de Información. Organice, almacene y obtenga información de agenda y comunicación fácilmente.
Trellix 2.x: Organice documento rápidamente y publique en WEB sin necesidad de conocer códigos HTML.
COREL WORDPERFECT OFFICE 2000 VOICE
Suite de productos para aumentar la productividad en el puesto de trabajo. Comparte archivos con la mayoría de las aplicaciones principales. El soporte de la tecnología Microsoft Visual Basic for Applications le permite personalizar programas. Con herramientas fáciles de usar puede hacerse uno mismo; diseñar material de oficina como membretes y folletos publicitarios; cree hojas de cálculos y presentaciones de diapositivas que llamen la atención de su público y publique páginas WEB desde los programas principales sin necesidad de conocer códigos HTML.
Incluye:
WordPerfect 9, Quattro Pro 9, Corel Presentations 9, Acrabat Reader, Corel Print Office (versión de prueba), Imágenes Clipart, fuentes y fotografías, herramientas VBA, Kit de programación de software (SDK) PARA Word Perfect Office 2000.
Corel Central: Administre su tiempo y tareas de manera eficiente gracias a esta administración de Información. Organice, almacene y obtenga información de agenda y comunicación fácilmente.
Trellix 2.x: Organice documento rápidamente y publique en WEB sin necesidad de conocer códigos HTML.
A diferencia de la versión Estándar, La óbice incorpora el Philips FreeSoeech 2000 que le va a permitir reducir las horas de trabajo pudiendo dictarle al ordenador.
LOTUS SMARTSUITE MILLENIUM
Es el paquete de aplicaciones de escritorio integrado con notas más completas y capaz de satisfacer las necesidades de cualquier usuario, tanto si su trabajo se desarrolla de forma individual como si se realizara en colaboración con un equipo o un grupo de trabajo Además incorpora reconocimiento de voz en Lotus 1-2-3 y WordPro. Incluye Lotus 1-2-3, Lotus WordPro, Lotus Approach, Lotus Freelance para publicar documentos directamente en la web sin necesidad de traducción a formatos HTML.
Hardware:
IBM PC o compatible (486 o más); VGA adaptador y monitor; CD-ROM driver e: a mouse other pointing device (Note: 3.5″ media Exchange disponible solo para Smartsuite Millennium Editon v9.0.; no esta disponible para v9.5).
Software:
MS Windows 95, Windows 98 o Windows NT4.9. Memoria: 8MB RAM Para éVindows 95/98. (12MB o más recomendado para correr en múltiples aplicaciones simultáneamente 16MB RAM para Windows NT; Lotus FastSite requiere 16MB de RAM.
Espacios de disco:
96MB de espacios libres en el disco duro para instalar las características rnínimas de todas las aplicaciones de Smart Suite; 29MB requeridos de espacio disponible para correr el drive del CD-ROM.
Browsers:
Lotus FastSite requiere Microsoft Internet Explorer 3.02 o posteriores.
MICROSOFT OFFICE
Office 2000 se ocupa por usted de algunas claves de instalación y administración, pero le ofrece más opiniones que nunca usted desea personalizar y administrar su instalación personalmente:
• Microsoft Office Custom Instailation Winzard, Use este asistente para seleccionar que aplicaciones instalar y para personalizarlas hasta en sus más mínimos detalles (dispositivos individuales, menús, barras de herramientas, etc.).
• Instalación bajo demanda, instale solo los componentes de Office 2000 que usted necesite, si más tarde trata de usar un componente no instalado, Office lo instalara automáticamente para usted.
• Aplicaciones de auto reparación, cada vez que inicie el ordenador, Office 2000 comprobara y reparara automáticamente los archivos, ejecutables fundamentalmente, el registro, y los archivos DDL clave necesaria para iniciar las aplicaciones, en el caso de que un archivo llegara a borrarse, Office lo reinstalara automáticamente.
• Detección y reparación, comprueba si cada componente esta intacto, para reinstalar los motores de registro.
• Un archivo ejecutable en todo el mundo, en cualquier idioma y en cualquier lugar, siempre podrá utilizarlo.
• Ayuda Interactiva, use en cualquier momento el ayudante de Office, puede tenerlo conectado o apagado, para ayudarle en el lenguaje, a encontrar información solicitada, y si no pudiese darle lo que necesita, este le mostrara un enlace en una pagina Web adicional de ayuda Office 2000.
• Interfaz de programación de aplicaciones(API) Antivirus Microsoft Office, este permite a otros desarrolladores de aplicación de protección de antivirus crear programas que puedan scanner los productos Office 2000 antes de cargarlos, siendo más eficiente en su protección contra virus. También puede filmar digitalmente sus documentos y macros dando mayor seguridad a los usuarios.
La información pura, y dura no suele decir mucho. Pero una vez analizada y organizada en gráficos y tablas puede emerger su potencial como comunicador de datos valiosos. El suite de oficina Microsoft Office 2000 facilita la visualización de datos y su conversión.
Con el suite de oficina Microsoft Office 2000, continúa fiel a su compromiso de incrementar la accesibilidad a través de la integración de dispositivos y mejoras Office diseñados para ayudar a los fabricantes que estén desarrollando accesibilidad hardware y software. Este programa trata de mejorar los siguientes aspectos:
• Soporte de hight-contract.
• Soporte de focus.
• Soporte del teclado.
• Soporte para la accesibilidad activa de Microsoft.
• Modelo de objetos nativos.
• Facilidad de uso para todo el mundo.
RESUMEN
Los paquetes integrados (suites) como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos independientes. La auténtica ventaja de los paquetes integrados es la integración: la capacidad de ‘as aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado. Una mayor integración aumenta la productividad. La suite debe Incluir un gestor centralizado que supervise los programas que fa componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más habituales. Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma transparente.
Entre las principales tendencias actuales de los paquetes integrados destacan las siguientes:
• Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.
• Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Existen múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología en constante evolución. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.
La modularidad es una propiedad que permite relacionar unas partes o unidades con otras. Los módulos serán los elementos capaces de capturar, transferir o trabajar independientemente con los datos de otros módulos o de ellos mismos. La información de un módulo deberá ser transferible a los otros.
Antes de la aparición de los interfaz gráficos y, más concretamente, antes del nacimiento de Windows, la transferencia de información entre programas era una tarea muy costosa, llegando a ser casi imposible. Para solucionar este problema de trasvase de datos entre aplicaciones, surgió un Antes de la aparición de los interfaz gráficos y, más concretamente, antes nuevo tipo de programa estándar: el paquete integrado.
Un paquete integrado es un tipo de programa que reúne las funciones elementales de los programas de aplicación básicos. Estos programas son: el procesador de texto, la hoja de cálculo, la base de datos y un programa de dibujo.