Tema 16A – Administración de recursos y gestión de medios en los sistemas organizativos de la empresa

1.- INTRODUCCIÓN.

La empresa, como organización, representa en estos momentos una unidad compleja apoyada en 3 bases:

– la empresa es un sistema técnico compuesto por un conjunto de procesos, tecnologías y métodos, que explican los negocios y explotaciones que caracterizan económicamente la organización.

– la empresa es un sistema social compuesto por un conjunto de personas que actúan con unas relaciones de interdependencia, vinculados por una determinada estructura y con una dirección que persigue un plan común.

– la empresa es un sistema abierto o en constante interacción con el exterior que se produce a través del mercado y con los restantes agentes que componen el sistema económico en el que aquélla desarrolla su actividad.

Así, la empresa como organización, es un sistema sociotécnico abierto, en el que se persiguen unos objetivos básicos que permiten el equilibrio de la organización o del sistema, y que está compuesto por 5 elementos principales o aspectos organizativos (Fig 11, Anexo I):

– Sistema Técnico

– Sistema de Dirección

– Sistema Humano

– Sistema Cultural

– Sistema Político

2.- ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y GESTIÓN DE MEDIOS, EN LOS SISTEMAS ORGANIZATIVOS DE LA EMPRESA.

2.1. EL SISTEMA TÉCNICO.

El sistema técnico (ST) de la empresa es el “conjunto de procesos, métodos, tecnologías e instrumentos que permiten desarrollar la producción económica de bienes y servicios”.

El objetivo pretendido por S.T., es lograr maximizar la eficiencia técnico-económica de la empresa, la cual puede ser medida en términos de productividad o relación entre entradas de factores o empleos (nº de horas trabajadas, nº de empleados, unidades de consumo energético…) y salidas de productos o resultados (según sectores: megawatios, toneladas, metros cuadrados,…), bien en unidades físicas (circulación física) o monetarias (circulación financiera); o en términos de rentabilidad, es decir, observando la renta generada en un periodo de tiempo concreto respecto al capital invertido para alcanzar la necesaria actividad productiva.

La estructura del sistema técnico de la empresa responde al esquema de la fig. 4 (ver Anexo I).

2.1.1.- Recursos financieros

La función financiera de la empresa contempla 2 aspectos diferentes:

A) LA INVERSIÓN.

B) LA FINANCIACIÓN.

A) LA INVERSIÓN:

Una inversión siempre significa transformar los recursos financieros en manos de los inversores y captados a través de los mercados financieros, en determinados bienes o activos concretos capaces de producir u obtener un rendimiento o una renta por medio de la transformación de valor que ella consigue.

Las decisiones de inversión suelen ser a largo plazo, es una elección económica que compromete un conjunto de factores durante un cierto tiempo, con el fin de crear una estructura económica (inmovilizaciones técnicas) que posibilite mantener en un plazo temporal el proceso productivo, para el que se requieren además unas inmovilizaciones de ejercicio, necesarias también para el desarrollo normal del citado proceso, conocidas por la expresión de capital circulante mínimo o fondo de maniobra. Estos compromisos financieros implican unos determinados riesgos, por lo que es preciso el empleo de determinados criterios de selección ante situaciones de inversiones alternativas (proyectos).

En la decisión de inversión de la empresa se tiene que dar respuesta a:

¿cuánto hay que invertir?, ¿en qué hay que invertir?, ¿cuándo hay que invertir?, ¿quién financia la inversión o cual es la procedencia de los recursos financieros?

El objetivo que debe guiar el proceso de inversión, es que siempre se podrá llevar a cabo en la medida que el proyecto genere un ingreso marginal (o rendimiento o rentabilidad de la inversión) superior al coste marginal (coste de capital o de obtención de recursos financieros captados para la inversión).

Para poder determinar la viabilidad de una inversión es necesario definir el proyecto como un proceso temporal o como una corriente de cobros y pagos o flujos de fondos en el periodo contemplado como objetivo; estos conceptos generan unos saldos periódicos o flujos netos de caja (cash flow), sobre los que se podrán aplicar las correspondientes condiciones y criterios para la elección del proyecto. En la práctica los 3 criterios para seleccionar proyectos de inversión más utilizados son:

1) Criterio del plazo de recuperación o PAY BACK.

Basado en determinar el tiempo que se tarda en recuperar el desembolso inicial:

FC₁ = FC₂ =….= FC Flujos de caja constantes

FC₀

Plazo de recuperación = P=

FC

Según este criterio la inversión más conveniente será aquella cuyo pay back esperado sea más corto. En situaciones de gran inestabilidad política y económica (países no desarrollados) es el criterio preferido por las empresas.

2) Criterio del valor actual neto (VAN).

Es el valor actualizado de todos los flujos de caja esperados, sean cuales sean sus signos en el momento actual. Si se llama k₁ , k₂ …k_n , los tipos de descuento o de interés para actualizar los flujos constantes en el tiempo, y suponiendo un proyecto de inversión simple (o proyecto cuya corriente de fondos se caracteriza por un pago inicial y unos ingresos posteriores – cobros netos-), el VAN será:

_n FC_i

VAN = – FC₀ + S

_i=1 (1+k)ⁱ

* Si VAN > 0, la inversión debe llevarse a cabo

* Si VAN < 0, la inversión no debe realizarse

* Si VAN = 0, da igual que la inversión se realice o no

3) Criterio de la Tasa Interna de Rendimiento (TIR).

La TIR o tasa de retorno (r) de una inversión es el tipo de descuento que hace igual a cero el VAN de dicho proyecto:

FC₁ FC₂ FC_n

VAN = – FC₀ + + +…+ = 0 (en caso de r cte. o

(1+r) (1+r)² (1+r) ⁿ indep. del tiempo)

La decisión sobre el proyecto se plantea así:

* si r > k, la inversión puede realizarse.

* si r< k, no interesa realizar la inversión.

* si r = k, la situación es de indiferencia, por lo que con decisores con aversión al riesgo tampoco se realizaría.

B) LA FINANCIACIÓN.

La empresa necesita una corriente continua de recursos financieros que provienen de las Fuentes de Financiación. Esta captación de recursos, se realiza por la confluencia de los agentes económicos ó unidades de gasto (prestatarias o prestamistas) en los mercados financieros. Estos agentes económicos o unidades de gasto son: Economías domésticas, Sector empresarial, Sector público (gobierno) y Sector exterior.

Éstos, a su vez, según sean sus gastos e ingresos serán:

* Unidades prestatarias: Unidades con déficit (gastos > ingresos).

* Unidades prestamistas: Unidades con superávit (gastos < ingresos).

Para corregir los déficits, las unidades prestatarias (con déficit) emiten unos títulos primarios, para que las unidades prestamistas (con superávit) los compren, con lo que se obtienen los recursos que las primeras necesitan.

Normalmente estos títulos primarios no se adaptan exactamente a lo que los ahorradores finales quieren, por lo que esto se realiza mediante intermediarios financieros como los Bancos (ir a Anexo II, para ver más tipos de intermediarios financieros), que compran los títulos primarios, con lo que financian a las unidades con déficits, realizan una labor de transformación y emiten unos títulos y activos financieros (acciones y obligaciones), que se adaptan a las necesidades de las unidades ahorradoras.

Con todo esto, definimos SISTEMA FINANCIERO, como el conjunto de instituciones, medios y mercados, cuyo fin primordial es canalizar el ahorro que generan las unidades con superávit hacia los prestatarios o unidades con déficit (obteniendo estas empresas sus recursos financieros para poder desarrollar su actividad productiva). Su estructura se representa en el siguiente esquema:

Operaciones Flujos

financieras financieros

Mercados

Inversores Activos Decisiones Activos Activo

Intermediarios financieros financieras productivos circulante

financieros Activo

fijo

Alternativas Flujos

de financiación financieros

La función financiera de la empresa es obtener los recursos financieros al menor coste posible y asignarlos racionalmente en los correspondientes activos productivos, de forma que proporcionen a la empresa la mayor rentabilidad y el menor riesgo posible.

Mercados financieros

Un mercado financiero, es cualquier lugar, mecanismo o sistema mediante el cual se compran y venden activos financieros y se determina su precio.

El intercambio de recursos financieros entre distintas unidades económicas se materializan en unos activos financieros que sirven de medio de pago (dinero legal y dinero bancario) y de medios de crédito (otros activos ó títulos que pueden emitir las unidades económicas).

Los mercados financieros se clasifican según:

* Las características de los activos intercambiados:

A) MERCADOS MONETARIOS.- Donde se intercambian activos financieros a corto plazo, con alta liquidez y rentabilidad y con bajo riesgo. Por ejemplo, Bonos del Tesoro, Obligaciones del Estado, Letras,…

B) MERCADOS DE CAPITALES.- Mercado de activos financieros negociables y de amortización (a medio y largo plazo). Se distinguen entre mercado de RENTA FIJA (deuda pública a medio y largo plazo y obligaciones emitidas por empresas privadas no financieras) y mercado de RENTA VARIABLE (acciones de empresas financieras y no financieras).

A) y B) a su vez pueden ser:

– Mercado de Crédito: Se negocia todo tipo de activo financiero. La empresa obtiene financiación a través de créditos bancarios, y en el mercado se negocia la forma de devolución de estos créditos, el tipo de interés pactado y demás condiciones.

– Mercado de Emisión o Primarios: Se negocia por primera vez títulos y valores (acciones u obligaciones).

*Su funcionamiento:

A) MERCADOS DE BÚSQUEDA DIRECTA: Compradores y vendedores de activos financieros se ponen de acuerdo sin intermediarios. Caso de las operaciones financieras típicas entre entidades bancarias y los particulares y empresas.

B) MERCADOS DE COMISIONISTAS O BROKERS: Las operaciones se realizan través de un intermediario (broker) que no asumen riesgos, se limitan a cobrar una comisión. Es el caso de las Sociedades de Bolsa y Agencias de Valores y de los corredores de Comercio).

C) MERCADOS DE MEDIADORES O DEALERS: Las operaciones se realizan a través de mediadores (dealers) que compran y venden por cuenta propia, activos financieros si transformar. Los dealers asumen riesgo, por lo que obtienen beneficios. En España, es el caso de las Juntas Sindicales de las Bolsa de Valores.

D) MERCADO DE SUBASTA: El objetivo último de la subasta es el de alcanzar un precio de equilibrio. El más tradicional es la Bolsa de Valores.

Fuentes de Financiación.

La empresa necesita una corriente continua de Recursos Financieros, que pueden ser:

1.- RECURSOS PROPIOS.- Son propiedad de la empresa. Se dividen en:

– CAPITAL.- Aportaciones que provienen del exterior de la propia empresa (aportación de capital de los socios – capital social – o subvenciones oficiales a fondo perdido).

– RESERVAS.- Aportaciones procedentes de la propia actividad empresarial (beneficios no distribuidos, logrados de la explotación).

2.- RECURSOS AJENOS.- Son activos financieros que la empresa contrata o capta de los mercados, y por los que se compromete a pagar un interés y a devolver su importe principal de una vez ó en los plazos estipulados o cuotas de amortización (préstamos, acciones, obligaciones).

Así, pues clasificaremos las FUENTES DE FINANCIACIÓN según su procedencia:

1) FINANCIACIÓN INTERNA: Recursos financieros generados por la propia actividad de la empresa (beneficios retenidos, amortizaciones, y provisiones). Autofinanciación.

2) FINANCIACIÓN EXTERNA: Los recursos financieros provienen del exterior (de los mercados financieros), mediante emisión de títulos, de obligaciones, de préstamos, arrendamiento financiero con opción de compra.

Coste de financiación.

La empresa ha de conocer el coste efectivo de cada alternativa de financiación, para calcular el coste medio del capital. El concepto de ESTRUCTURA DE CAPITAL de la empresa representa la relación que exista entre Recursos Propios (capital-acciones) y los Recursos Ajenos (capital-deudas), y es la base para la realización de una serie de estudios o análisis que permiten orientar la gestión financiera de la empresa. Entre estos estudios o análisis destacan:

– Conocer el coste de capital de la empresa.

– Determinar la autonomía financiera o endeudamiento de la empresa (R. propios y ajenos).

– Establecer el Riesgo Financiero de la empresa (Pasivo Circulante).

– Estimar el valor de la empresa en un mercado competitivo.

A la hora de elegir las alternativas de financiación, hay que conocer los Elementos Decisionales:

1.- COSTE DE CAPITAL

2.- IMPUESTOS.- Si la empresa obtiene beneficios, habrá de pagar impuestos por éstos, así, si se incrementa el endeudamiento (tomar más recursos ajenos) tendrá que pagar interés que son gastos deducibles.

3.- CLASES DE ACTIVOS.- Por ejemplo, un activo intangible, sería: FONDO DE COMERCIO: que se tenga una clientela fiel, una buena localización del establecimiento, un nombre o razón social conocidos. Si los activos más importantes de la empresa, son intangibles, se endeudará menos, pues en caso de quiebra esos activos son menos vendibles o no tienen liquidez.

4.- RIESGO.- Es el riesgo soportado por la empresa en función del uso en mayor o menor grado de recursos ajenos respecto a los propios.

Los principales tipos de riesgo que hay que intentar cubrir en una operación financiera, son:

* Tipo de interés.- Existen cuando las partidas de activo y pasivo no están equilibradas.

* Tipo de cambio.- Existe cuando se mantienen saldos de activos y pasivos financieros nominados en moneda extranjera o en divisas.

* Crédito y Morosidad (Insolvencia).- Existe cuando la otra parte puede incumplir las condiciones pactadas en el contrato de la operación financiera.

* Liquidez.- Existe por la diferente periocidad y volumen de los flujos netos de caja asociados a la operación financiera.

2.1.2.- Recursos de producción.

CONCEPTO DE PRODUCCIÓN.

La función característica de la Empresa, es la de PRODUCCIÓN. Así, la expresión Producción, presenta un doble significado:

– Bajo un consideración Técnica: “Producción es el proceso físico de transformación de factores o recursos económicos, en determinados productos”. (Empresas industriales).

– Bajo una consideración Económica: “Producción es el proceso económico que transforma dichos factores en bienes o servicios, que satisfagan las necesidades del consumidor o cliente”. (Sector o actividad agropecuaria, extractiva potencial manufacturera, de construcción o de servicios).

En sentido amplio, la PRODUCCIÓN es el “conjunto de procesos, procedimientos, métodos o técnicas, que permiten la obtención de bienes y servicios, gracias a la aplicación sistemática de unas decisiones que tienen como función incrementar el valor de dichos productos para poder satisfacer unas necesidades ilimitadas”.

En la figura 6 del Anexo I, se refleja esquemáticamente la estructura del Sistema de Producción. Las entradas o inputs son el conjunto de factores que la empresa tiene que comprar y contratar: materias primas, componentes, equipos, energía, mano de obra… y requieren un almacenamiento, un mantenimiento o una preparación antes de ser procesados o de ser aplicados a la función técnica de transformación. Gestión que es conocida como Logística Interna.

El proceso de transformación de valor representa la función técnica de producción o conversión del conjunto de factores ( X ), fijos y variables respecto al volumen de la actividad, en un conjunto de productos ( Q ) a través de una determinada tecnología.

Las salidas del proceso o outputs son los bienes y servicios obtenidos, los cuales deberán ser almacenados, mantenidos y distribuidos de la forma que sea necesario par que la función de marketing de la empresa cumpla sus objetivos. Gestión que es conocida como Logística Externa.

En el Sistema de Producción también circula información, flujo fundamental que incrementa el valor del producto en la medida que sirva para mejorar la calidad del mismo, y en general, de todo el proceso.

Las mercancías (bienes físicos y servicios) que se produzcan dependerán de los recursos disponibles y si éstos son utilizados eficientemente. Estos Recursos Disponibles son de 4 tipos y se llaman Factores de Producción:

1º.- TIERRA: Son los bienes inmuebles (la tierra y los recursos naturales –

renovables y no renovables-).

2º.- TRABAJO: Son los recursos humanos.

3º.- CAPITAL: Se refiere a bienes producidos por el propio hombre para llegar a una mayor producción. Son bienes instrumentales. El Capital es un factor de producción a su vez producido, y puede ser:

* Capital fijo: que proporciona una corriente de servicios a la empresa durante su vida (equipos, fábricas, maquinaria…).

* Capital circulante: circula a través del proceso de producción (stocks de materias primas que una empresa va a utilizar, todos los bienes en proceso de ser producidos, y stocks de bienes terminados a la espera de ser vendidos).

A veces se considera que la FUNCIÓN o CAPACIDAD EMPRESARIAL (servicio o trabajo de los directivos o empresarios) es el cuarto factor de producción.

Para que una empresa logre sus objetivos tiene que conseguir la mejor combinación de los factores de producción disponibles, la cual variará a lo largo del tiempo.

CLASES DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN.

Son 3 las cuestiones que interesan estudiar:

1.- Clases de procesos de producción.

Se distinguen varios tipos de procesos productivos atendiendo a las siguientes características:

– Según el rendimiento temporal:

*Producción continua: Es la transformación de materias primas en productos, se realiza de forma ininterrumpida en el tiempo. (Por ej.: plantas de refino de petróleo, cadenas de montaje de automóviles, embotelladoras…).

*Producción intermitente: No requiere continuidad en el tiempo. Actúa con productos no tipificados y los componentes del proceso pueden ser polivalentes. (Por ej.: talleres de reparación, construcción naval, obras públicas…).

– Según la gama de productos que se obtienen:

*Producción simple: Se elabora un sólo tipo de producto homogéneo.

*Producción múltiple: Se obtienen varios productos diferentes y pueden ser interdependientes o no.

– Según la secuencia de actividades:

*Producción monoetapa: Procesos en los que la transformación se efectúa en un solo flujo de operaciones. Es el sistema de fabricación convencional:

ENTRADA PROCESO SALIDA

(factor) (producto)

*Producción bietapa: Se diferencian 2 fases o flujos de operaciones con diferentes características técnicas: fabricación y montaje; y se puede hablar de 2 categorías de “artículos”: componentes y productos acabados.

*Producción multietapa: Se integran diferentes flujos de operaciones o etapas, tanto en fabricación de partes y componentes de las líneas de producción, como del montaje de estos componentes en subconjuntos, y de éstos en conjuntos o productos terminados.

– Según el nivel de integración de los elementos del sistema:

*Producción centralizada: Procesos en los que sus elementos se integran en una sola planta o taller industrial (sistema monoplanta).

*Producción descentralizada: Procesos en los que sus elementos se descomponen o se repiten en más de una planta transformadora (sistema multiplanta).

2.- Diseño básico del Sistema de Producción.

Las decisiones a largo plazo o de diseño del Sistema de Producción son:

1.- Selección y diseño del producto: A través de la función de planificación y en función de su entorno competitivo.

2.- Selección del proceso tecnológico a emplear.

3.- Determinación de la capacidad o volumen de producción.

4.- Fijación del nivel de inventarios y del sistema de control y de pedido para renovar los stocks medios y de seguridad.

5.- Localización y distribución en planta para lograr la máxima productividad y un buen clima laboral.

6.- Tareas y puestos, diseñando un sistema de remuneración y un manual de funciones y reglamento laboral.

7.- Calidad, estableciendo indicadores o estándares para definir un sistema de control de la calidad.

8.- Mantenimiento, elaborando un sistema de prevención de averías.

3.- Costes de producción.

Todo proceso de producción implica un consumo de factores, para la obtención de un determinado producto (bien o servicio), cuya valoración, en términos monetarios, constituye el concepto de COSTE:

Para que la empresa pueda llevar el control de costes de la producción es preciso distinguir una serie de etapas lógicas, en los que se apoya todo modelo de cálculo:

– Clasificación de los costes.

– Localización de los costes por centros de trabajo.

– Imputación de los costes a los productos

De acuerdo con la forma que explica la actividad económica de la empresa, los costes de producción se pueden clasificar en:

1º Según el ÁMBITO:

– Costes explícitos: (Costes de factores exteriores). Costes de los factores o recursos adquiridos por la empresa. Son fáciles de establecer.

– Costes implícitos o de oportunidad: (Costes de factores interiores). Costes de recursos o factores, que siendo propiedad de la empresa, son igualmente empleados en el proceso productivo. Difíciles de establecer.

El coste de oportunidad mide el coste de algo que se alcanza, medido en términos del sacrificio de la siguiente mejor alternativa. Por ej.: con ciertos recursos, la empresa produce un procesador de texto, pero con estos mismos recursos podría haber producido 20 calculadoras: el coste de oportunidad del procesador de texto es igual a 20 calculadoras.

2º Según el MOMENTO DE REFERENCIA:

– Coste de reposición: Valor útil del bien consumido.

– Coste histórico: El precio pagado por la adquisición del bien.

– Coste actuales o corrientes: El precio actual del mercado.

3º Atendiendo al FACTOR TIEMPO u HORIZONTE ECONÓMICO:

– Coste a corto plazo: El periodo de tiempo durante el cual la empresa no puede alterar la participación y cantidad de algunos factores productivos (factores fijos). Aunque también habrá otros factores (factores variables) susceptibles de variación en naturaleza y cantidad.

– Coste a largo plazo: Aquel periodo de tiempo durante el cual la empresa puede variar la naturaleza y cantidad en que intervienen todos los factores productivos. Todos los recursos disponibles serán variables.

4º Según la RELACIÓN AL VOLUMEN DE PRODUCCIÓN:

– Costes totales (CT), fijos o variables, expresan el consumo total de factores empleados (en términos de equivalente monetario) en la obtención de determinada cantidad de producto (Q). Los costes totales fijos son los de los factores fijos en el periodo de tiempo considerado, por tanto son independientes del volumen de producción. Los costes totales variables son los de los factores variables, y por tanto variarán en función del volumen de producción obtenido en el periodo de tiempo considerado. Aumentarán con Q.

CT = CTF + CTV = f (Q)

– Costes medios (CM), fijos o variables, representan el coste de producir una unidad de producto o sea, coste por unidad. Los costes medios fijos, son costes unitarios de los factores fijos. Varían con el volumen de producción (decrecen cuando aumenta Q). Los costes medios variables, son costes unitarios de los factores variables. Decrecen o crecen al aumentar la producción en la medida en que Q crezca más rápida o más lentamente que los costes totales variables. CTF CTV CT

CM = CMF + CMV = + = = f (Q)

Q Q Q

5º Según la NATURALEZA DE LOS FACTORES o del gasto:

– Costes de materias primas

– Costes de mano de obra

– Costes de energía

– Costes de amortizaciones….

6º Según el GRADO DE IMPUTACIÓN DEL COSTE a los productos:

– Costes Directos: mat. primas, mano de obra directa…

– Costes Indirectos: dirección tca. del proceso, mantenimiento y amortización de equipos….

7º Según su PROYECCIÓN TEMPORAL:

– Costes reales o actuales. (a partir de datos conocidos o reales).

– Costes estándares o previstos (estimaciones o previsiones).

8º Según su FUNCIÓN (los 3 constituyen el coste de la explotación):

– Costes de Fabricación: coste directo + coste indirecto

– Costes de ventas

– Costes de administración

En cada caso, en función de la información que se desee obtener y de las decisiones pertinentes que se vayan a adoptar, unos u otros criterios aparecerán como más adecuados a cada situación.

En general, los costes de producción o coste de empresa, sería la suma del coste básico (valor de adquisición de los factores productivos consumidos) + valor añadido por la empresa tras el desarrollo del proceso productivo. Si a este coste de empresa añadimos costes implícitos (recursos propios de la empresa); obtenemos el coste económico.

La representación sintética del Coste de Empresa se representa en la figura 5 del Anexo I.

El Resultado Económico de la empresa, se obtendría confrontando este Coste Económico con la resultante de la función de ingresos. Si el resultado económico fuese positivo, habríamos conseguido un extraordinario beneficio económico.

Modelos y Técnicas Básicas de Planificación de la Producción

La planificación de la producción (fig. 7 Anexo I) tiene por objeto relacionar la demanda de productos, expresada por la función comercial, con la oferta de sistema en un horizonte a corto y medio plazo, de forma que se establezcan las cantidades a producir de cada producto y en cada uno de los periodos o etapas de que se compone el plan, siempre que no supere la capacidad instalada y se disponga del flujo de materiales y de medios técnicos para poder satisfacer dicha demanda.

Los componentes de un plan de producción son los siguientes:

– Planificación agregada de la producción: Es un modelo global expresivo de una línea de actuación.

– Plan maestro de producción: a partir de la planificación agregada hay que concretar: qué productos serán fabricados, en qué cantidades y en qué momentos, lo cual se recoge en el plan maestro utilizando diferentes modelos y técnicas operativas y cuantitativas.

– Planificación de la capacidad: para determinar las necesidades de recursos y buscar el equilibrio fabricación/capacidad. Se usan los sistemas CRP (Capacity requirement planning) y el MRP II (manufacturing resources planning).

– Planificación y control de inventarios: manteniendo los stocks en unos niveles óptimos que permitan un equilibrio entre las necesidades de los procesos y los costes que suponen su inversión y mantenimiento, de forma que no se tenga almacenado más de lo que demande regularmente el proceso, salvo los stocks de seguridad. Los sistemas más frecuentemente usados por las empresas son: MRP I, Cantidad Económica de Pedido o “volumen óptimo“, que la empresa debe pedir a los proveedores para que el coste de los inventarios sea el mínimo y el JIT (just in time o Casi a tiempo), cuya premisa es que el principal objetivo para ser competitivo es que se compre o se produzca el número de unidades que se necesite en el momento en que hay que satisfacer la demanda del material o producto.

– Programación de las operaciones: son todos los modelos y técnicas operativas, analíticas y gráficas que ponen en práctica el plan maestro.

– Control de Producción: se vigila el cumplimiento del plan maestro y el control de los costes y de los rendimientos del proceso productivo. Se complementa con el :

– Control de Calidad: representa la observación de que las salidas del proceso o que las propiedades de los productos cumplan con los estándares de calidad fijados y evitar devoluciones por el centro o cliente que los demanda, procurando trabajar con “cero defectos” y evitar los costes por pérdidas de calidad. Actualmente, prevalece el concepto de “Calidad Total”, que globaliza tanto la calidad como output de cada actividad empresarial como la calidad y satisfacción del cliente externo. Así un plan de gestión de calidad parte de la aceptación de que la misma es un factor importante para generar ventajas competitivas para la empresa, y su puesta en marcha consta de 4 elementos:

– estrategias de calidad (objetivos, indicadores, estándares).

– Comités de calidad (grupos directivos y empleados).

– Compromiso de la dirección (ejercicio de liderazgo).

– Formación (explicación del plan y de las técnicas de seguimiento y funcionamiento de los grupos).

2.1.3. Recursos de comercialización.

Considerado un subsistema de Sistema Técnico, el Sistema de Comercialización (SC) es el conjunto total de actividades empresariales encaminado a planificar, fijar precios, promover y distribuir productos y servicios, que satisfacen las necesidades de los consumidores actuales o potenciales.

El objetivo principal del SC es incrementar la cuota de mercado, la rentabilidad y el crecimiento de la venta.

La estructura del SC queda representada en la figura 8 del Anexo I.

La Dirección de Marketing o Función Comercial de la empresa se basa en 3 Fases:

1.- Análisis del entorno del SC: Estructura y comportamiento del mercado, competidores, suministradores, canales de distribución, agentes públicos y sociales, es decir variables externas que influyen en la demanda global.

2.- Formulación de decisores y estrategias comerciales. Estrategias de marketing mix, que combinan las variables comerciales conocidas: producto, precio, distribución y promoción.

3.- Planificación, organización y control de la actividad comercial: Conjunto de funciones, técnicas, procedimientos y acciones conocidas del sistema de dirección.

INVESTIGACIÓN DE MERCADO (IM)

La IM o genéricamente la investigación comercial de la empresa es la compilación sistemática, registro, análisis e interpretación de datos o problemas relativos al mercado y a la comercialización de bienes y servicios.

Esta investigación se divide en: investigación de gabinete, basada en la recopilación de información y el análisis de datos publicados y relacionados con el proyecto de estudio de que se trata, y la investigación de campo, basada en la obtención directa de datos, mediante encuestas y cuestionarios a una muestra estadística del universo de población seleccionado y relacionado con el objeto de estudio.

DECISIONES COMERCIALES

Son 4 las clases de decisión comercial que la empresa puede adoptar:

– Decisiones sobre el precio, que se formulan a partir del conocimiento de los siguientes aspectos:

* Métodos de fijación de precio (basadas en el coste, en la competencia o en el mercado o demanda).

* Estrategias de precios, las cuales deben satisfacer de acuerdo con los objetivos perseguidos por la empresa y a partir del conocimiento del tipo de producto que la misma vende.

– Decisiones sobre el producto: Con el desarrollo de la competencia en los mercados ha ido creciendo el interés por el estudio del producto y en consecuencia el análisis de las decisiones sobre el mismo.

El producto no sólo es un conjunto de beneficios o de utilidades para un cliente, sino también una serie de aspectos formales o competitivos o atributos físicos (tangibles o de carácter industrial e intangibles o de carácter servicio).

– Decisiones sobre distribución. Función de ventas: Las variables que relacionan la producción con el consumo son: La distribución (físicamente) y la promoción comercial (mediante procesos de información-comunicación entre producción y consumo).

La distribución comprende los recursos físicos y humanos (propios o ajenos a la empresa) para colocar el producto en los puntos de venta o a disposición del comprador o consumidor final, en la cantidad, momento y condiciones deseadas. Los objetivos de la distribución se centran en su capacidad de servicio y el precio.

Las organizaciones o personas que están entre productor y cliente, son los Intermediarios, cuya función es eliminar o reducir los problemas de coste, acceso e información en el mercado.

El medio de relación entre el producto y el consumidor o cliente es el Canal de Distribución, que se pueden clasificar en:

– Atendiendo a la estructura o nº de agentes participantes:

a) Canal directo.- productor-consumidor.

b) Canal corto.- productor- detallista- consumidor.

c) Canal largo.- productor-mayorista-detallista-consumidor.

– Atendiendo a las características físicas y técnicas del canal (que afectan a la función de ventas):

a) Distribución y venta con tienda: es el comercio tradicional, comercio especializado, autoservicios, supermercados…

b) Distribución y venta sin tienda: venta por correspondencia, por catálogo, por ordenador (videotex), por televisión…

En la siguiente tabla se reflejan las decisiones sobre distribución, promoción y venta:

La selección, formación, motivación y control del equipo de ventas es una tarea básica para que la empresa cuente con una “fuerza de ventas” que pueda culminar su estrategia de marketing y, en consecuencia, alcance los objetivos pretendidos.

(Hay más información sobre este punto en el Tema 13)

2.2.- EL SISTEMA HUMANO DE LA EMPRESA.

El Sistema Humano (SH) o psicosocial está formado por el conjunto de personas miembros de la organización, junto a sus características, comportamientos, motivaciones y relaciones interpersonales.

La estructura del SH responde al esquema de la Fig. 3 (ver Anexo I).

El aspecto dominante de este sistema se refiere a la relación del individuo con su ambiente de trabajo, en el que se encuentran otros individuos, grupos y cosas, que dan lugar a determinados hechos o relaciones interpersonales y físicas.

El estudio del SH se realiza a través del conocimiento de los recursos humanos o personas que lo componen y a través de 4 aspectos o subsistemas principales:

a) Sistema de conducta o comportamiento: representa el estudio de los modelos o formas de actuar y se refiere a la conducta de la persona. Una de las tareas más difíciles, es dirigir personas. En el SH se estudian 3 aspectos para conocer el porqué y cómo actúan las personas en una organización: ACTITUD o disposición de ánimo; APTITUD o capacidad para la tarea, y HABILIDAD o destreza para ejecutar la tarea y para relacionarse adecuadamente con los otros miembros de la organización (bien individualmente o en grupo).

El hecho de dirigir personas, a veces, son las claves del éxito y fracaso de las empresas, por lo que se han desarrollado diversos modelos sobre la conducta humana en el trabajo. Según Shein, existen 4 modelos de conducta:

– Racional-económico.

– Social.

– Autorealización.

– Complejo.

Éstos se corresponden, de alguna forma con los supuestos de McGregor, teorías X e Y, y con los de la llamada teoría Z:

* la teoría X describe un sujeto pasivo y con aversión al trabajo, es decir, que evita responsabilidad y demanda seguridad.

* la teoría Y describe a un individuo que pretende autorealizarse, busca compromisos y responsabilidades de acuerdo a las compensaciones pecuniarias o no esperadas.

* la teoría Z, representa la aplicación en las empresas norteamericanas del estilo de dirección japonés, exponiendo cómo los individuos que responden a la misma presentan una capacidad de participación, de trabajo y decisión en equipo, o de la máxima integración con los objetivos de la organización.

b) Sistema de motivación: expresa el conocimiento de los impulsos, deseos, necesidades, aspiraciones y fuerzas de todo tipo que hacen que las personas desempeñen mejor sus tareas (con lo que se conseguirá un aumento de la productividad).

Existe un conjunto de teorías que explican la motivación de los componentes del SH de la organización, pero destaca como más importante por su evidencia empírica la Teoría de Maslow o de la “jerarquía de las necesidades”. En ella Maslow propone 5 categorías de necesidades humanas básicas en orden de importancia ascendente derivada de sus observaciones sobre un amplio conjunto de personas y sus correspondientes experiencias:

Maslow señalaba que estas necesidades forman una jerarquía (PIRÁMIDE DE MASLOW) de forma que se activan secuencialmente y que una vez cubiertas las necesidades de orden inferior, éstas dejan de ser motivadoras de la conducta y la motivación sería satisfacer las de orden superior. También apuntaba Maslow que las necesidades de más alto nivel (autorealización), nunca llegaban a satisfacerse.

Otras teorías importantes que explican la motivación son:

* Teoría de los 2 factores de Herzberg: basada en 2 tipos de factores motivacionales: A) de mantenimiento (sueldo, seguridad laboral…); B) de satisfacción (reconocimiento social, progreso profesional, resultados obtenidos…).

* Teoría de las 3 necesidades de McClelland: que tiene una aplicación para explicar el comportamiento de los directivos, proponiendo 3 tipos de necesidades básicas:

– Necesidades de poder o ejercer influencia y posición de liderazgo. Son personas conversadoras, obstinadas, exigentes, que gozan enseñando…).

– Necesidades de afiliación o de sentirse amados y aceptados por los demás. Son personas que cuidan las relaciones sociales).

– Necesidades de logro o alcance el éxito. Son personas que temen el fracaso.

c) Sistema de Comunicación: una buena comunicación es imprescindible para mantener las relaciones interpersonales, realizar el cambio y dirigir la cultura de la organización, (habrá una correcta y recíproca transferencia de información entre el receptor y el emisor).

d) Sistema de Liderazgo: representa el arte y capacidad de influir en las personas para que orientes sus esfuerzos hacia la misión de la empresa.

Dirección de personal

La empresa necesita de una función directiva de sus recursos humanos, que formule una política de personal con el fin de analizar, desarrollar y potenciar las actitudes, aptitudes y habilidades de las personas que constituyen el SH.

Esta función directiva tendrá que resolver los problemas que se deriven de la conducta, motivación, comunicación y liderazgo.

LA FUNCIÓN DE DIRECCIÓN DE PERSONAL, se integra en la empresa, mediante:

1) Definición de la estrategia de recursos humanos: mediante el análisis de las personas, del cambio de cultura, y de las comunicaciones entre los miembros del sistema.

2) Planificación de los Recursos Humanos: Para conocer las actitudes, aptitudes y habilidades y datos de la plantilla, así como plantear los objetivos en los cuales se incluyen las ampliaciones o ajustes de la plantilla y como los mismos se pueden desarrollar y alcanzar en el plazo previsto.

3)Organización y Valoración de puestos de Trabajo: Consiste en la relación de las personas con las tareas a desarrollar en la estructura organizativa.

4) Contratación, Mantenimiento y Desarrollo de los Recursos Humanos: Incluye tareas como la selección del personal, reclutamiento, integración en el puesto de trabajo…

5) Relaciones Industriales o Laborales: todo lo relativo a la negociación del convenio colectivo (el enfoque jurídico), (sistemas de contratación, relaciones con agentes públicos y sociales externos como INEM, Seguridad Social, Ministerio de Trabajo…).

6) Gestión administrativa del Personal: en lo referente a las nóminas, incentivos, control de horarios,….

Estas tareas se tienen que completar con una adecuada política de personal que desarrolle la correspondiente estrategia formulada con el fin de que se adecuen las personas en sus actitudes, aptitudes, y habilidades a los objetivos pretendidos por la empresa de acuerdo al liderazgo y a la cultura que en la misma se pretenda desarrollar.

2.3.- SISTEMA DE DIRECCIÓN DE LA EMPRESA.

Concepto y objeto de la dirección.

El Sistema de Dirección (SD) es el conjunto de funciones, actividades, responsabilidades, reglas y procesos que determinan la toma de decisiones de la empresa, con el fin de conseguir los objetivos de la organización.

Estos objetivos son los que responden a la visión de la empresa como un sistema o un “todo” y que son comunes a todas las organizaciones. Unos son considerados como conceptos económicos (eficiencia, crecimiento, supervivencia y, en gran parte, control) y otros son de carácter socioeconómico, haciendo referencia tanto a preferencias individuales caso de las cuestiones de prestigio, seguridad, autonomía de las personas, como a otras vinculadas a preocupaciones sociales, caso de la imagen corporativa o social de la organización del ejercicio del mecenazgo y de determinada otra social.

El SD debe integrar todas las fases del proceso administrativo, así como los distintos modelos de actuación del Sistema Humano (estratégico y operativo) y la función directiva con la cultura y el poder existente en la empresa (que se verá a continuación).

La estructura del sistema de dirección se puede reflejar mediante el esquema de la Fig. 1 (Ver Anexo I).

Funciones de dirección.

El trabajo fundamental de un directivo es crear y mantener (en la organización que dirige) unas condiciones que permitan alcanzar eficientemente los objetivos de la organización, lo cual es independiente de la organización que dirija (si es grande o pequeña). Para ello se sirve de los siguientes elementos:

– Sistema de Decisión: conjunto de elementos, aspectos, situaciones y criterios que permite definir y resolver los problemas de decisión de la empresa, y por el que se desarrollan las acciones pertinentes para cumplir los objetivos fijados. Es el elemento principal de la función directiva.

– Sistema de Información: es el elemento básico para que las decisiones de la empresa puedan tomarse eficientemente y eficazmente.

– Sistema de planificación: encargado de la selección de objetivos a alcanzar en un futuro (próximo o lejano) por una organización y en proveer de los medios necesarios para alcanzarlos. La planificación, como función directiva, exige la cooperación de los subordinados.

– Sistema de organización: encargado de estructurar la organización, determinar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y agruparlas adecuadamente, en asignar a cada grupo un directivo, sobre el que se ha delegado autoridad, y en determinar las relaciones que posibiliten el trabajo conjunto.

– Sistema de Gestión: Atiende al análisis de los sistemas de solución de problemas de la explotación o de las operaciones básicas de la empresa, lo que comprende además actividades tales como la creación de equipos de trabajo y las características que éstos han de tener (dotación), la coordinación, la programación y la presupuestación de tareas y de acciones.

– Sistema de Control: se preocupa de la observación y medida de cómo se cumplen los objetivos planificados y de si el proceso de decisión y en general el “proceso administrativo” se desarrolla según las condiciones previstas y de forma que se produzca la adecuada regulación o replanificación del sistema.

Así, el control y la planificación están estrictamente relacionadas. Primero hay que planificar lo que luego se va a controlar. Ninguna de las 2 funciones tienen sentido por sí solos.

La figura 2 (ver Anexo I) representa el desarrollo normal del proceso de la dirección o de la administración de la empresa. Este se inicia con la función de predicción (pronóstico), a la vez que con la de información, como bucle de entrada y salida de toda acción directiva. Es decir, proyectando o extrapolando los datos o información básica de forma que se visione lo que puede hacer la organización en el futuro (pronóstico). Esta predicción y sus correspondientes previsiones permitirán definir y fijar los objetivos que la empresa desea cumplir en el intervalo de tiempo de referencia de aquélla, o sobre el que la información disponible hacen fiables las estimaciones.

Planteados los objetivos, se formula la estrategia y después las políticas que facilitan su desarrollo (sobre productos, sobre precios, sobre el personal…), de forma que se defina el camino y medios a seguir para que los objetivos sean cumplidos. Esta elaboración de la estrategia define consecuentemente y en sentido estricto el inicio del proceso administrativo desde la planificación hasta el control.

En este proceso se recogen las funciones, fases y actividades que en la empresa de cierta dimensión son desempeñadas de forma especializada por los correspondientes “staff directivos”. Las mismas definen un conjunto de instrumentos o conceptos fundamentales que se proponen como las “7 P” del Management, ya que son el eje central por donde discurre su actuación:

Predicción

Proceso de Control Plan

Presupuesto MANAGEMENT Política

Procedimiento Programa

2.4.- SISTEMA CULTURAL (SC) Y POLÍTICO (SP) DE LA EMPRESA: CULTURA Y PODER.

El SC es el conjunto de aspectos culturales, valores, principios, normas, símbolos, mitos y pautas de conducta que influyen en la organización, y tiene por objetivo la eficiencia global o desarrollo de la organización, tanto hacia dentro como hacia fuera. Esta tarea de dirección es el papel que le corresponde al liderazgo y el medio que ha de cubrir la comunicación interna en la organización.

La importancia de los estudios culturales se ha intensificado en estos últimos años con el desarrollo de la dirección estratégica de la empresa, la cual explica y potencia una actitud estratégica generalizada del grupo humano ante el reto que representa el fuerte cambio del entorno competitivo de la empresa en estos últimos años.

La estructura del SC (según Shein) reflejada en el esquema de la figura 9 del Anexo I, distingue 3 niveles:

– El 1º nivel o visible que corresponde al conjunto de producciones (artefactos) y creaciones que la organización alcanza en sus entornos físico y social.

– El 2º nivel, puede ser comprobado a través de la confrontación en el tiempo y en el espacio de los valores propios del individuo y de cómo son aceptados o no por los grupos sociales en los que el mismo se integra.

– El 3º nivel, corresponde al plano de lo invisible, a las presunciones que subyacen y que sirven para explicar el porqué del funcionamiento de la organización, del comportamiento de sus miembros y de cómo los objetivos son alcanzados y los conflictos resueltos.

La función principal del SC en la empresa responde al papel de integración de los comportamientos y de la aceptación común de las mayores ideas y valores posibles. Propuesta, que el liderazgo pretende llevar a cabo. Pero en este proceso no sólo se producen efectos positivos, sino también otros no deseados, los cuales deben ser tenidos en cuenta en la dirección de la cultura y evitados en cierta medida gracias a la comunicación.

En cuanto al Sistema Político o poder es el conjunto de fuerzas que efectúan o que afectan a los resultados de la organización. Y tiene como objetivo el equilibrio interno y externo o de las fuerzas en la organización.

El SP ha sido incorporado muy recientemente al concepto de empresa como sistema abierto.

Los elementos conceptuales del poder en general se basan en 4 aspectos:

1.- Instrumentos: que expresan las formas de ejercer o de imponer el poder (Poder Condigno, Compensatorio y Poder Condicionado).

2.- Instituciones o fuentes de influencia (Personalidad, Propiedad y la Organización- como fuente más importante de la sociedad moderna-).

3.- Condiciones (Acceso afectivo a los instrumentos y Número y Diversidad de objetivos).

4.- Efectos (Recompensa, Condicionamiento social y Complejidad del comportamiento).

En la actualidad se ha ido pasando de un poder condigno y compensatorio a uno condicionado, y de una menor influencia de la personalidad y de la propiedad a una mayor organización, gracias a la cual aquellas fuentes logran su denominación.

La estructura y función del SP se recoge en la figura 10 del Anexo I.

Normalmente el SP se estructura en una determinada relación entre la autoridad y la política expresando 2 subsistemas característicos, uno de poder formal y legítimo y otro de poder informal y no legítimo.

A partir de la misión y de los objetivos de la organización se inicia el proceso de poder en la misma, siendo importante conocer cuáles son los agentes de influencia en éstos, y por tanto, en el sistema de poder, tanto externos (propietarios, proveedores, clientes, sindicatos, grupos públicos de interés…), como internos (alta dirección, directivos en línea, empleados…).

Normalmente el ejercicio del poder se lleva a cabo mediante determinadas coaliciones (tanto externas e internas o entre los citados agentes).

Las coaliciones generan diferentes sistemas de influencia en la organización de mayor a menor concentración de poder y de diferente naturaleza (de autoridad, ideológica, profesional, y politizada). Estas coaliciones, a su vez, determinarán distintas formas organizativas, que responden a los citados sistemas influyentes, unas derivadas del mayor peso de la coalición externa, y otras de mayor control por parte de la coalición interna.