Tema 41 – Organización de la documentación en la administración pública.

FONDOS DOCUMENTALES. DESCRIPCIÓN. CLASIFICACIÓN. ORDENACIÓN Y ARCHIVO. TIPOS DE SOPORTES.

1. INTRODUCCIÓN.

2. ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

2.1. LOS DOCUMENTOS.

2.2. EL ARCHIVO.

2.3. EL REGISTRO.

3. FONDOS DOCUMENTALES: DESCRIPCIÓN. CLASIFICACIÓN. ORDENACIÓN Y ARCHIVO.

3. 1 DESCRIPCIÓN.

3.2. CLASIFICACION.

3.2.1. DOCUMENTOS DE DECISIÓN.

3.2.2. DOCUMENTOS DE COMUNICACION. 3.2.3. DOCUMENTOS DE CONSTANCIA. 3.2.4. DOCUMENTOS DE JUICIO.

3.3. ORDENACIÓN Y ARCHIVO.

3.3.1. SISTEMAS DE ORDENACIÓN.

4. TIPOS DE SOPORTES.

BIBLIOGRAFÍA:

Administración Pública. Ciclo Formativo de Grado Superior Administración y Finanzas. Ed. Mc-GrawHill y Editex.

Principios de Gestión Administrativa Pública. Ciclo Formativo de Grado Medio Gestión Administrativa. Ed. Me-GrawHill y Editex.

Ley 30/1992 de 26 de noviembre de Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

1. INTRODUCCIÓN.

Los archivos nacen por la necesidad de la vida pública y privada y hacen que permanezcan los actos escritos de carácter político, jurídico, científico, económico, religioso, etc.

La Real Académica de la Lengua, al definir la palabra archivo dice, en primera acepción, que es el local en que se custodian documentos públicos o particulares; en segunda, que es el conjunto de esos documentos.

Por tanto, el conjunto de documentos reunidos con una determinada finalidad en un local determinado constituye la memoria de la actuación de la Administración, la cual debe garantizar la adecuada conservación del patrimonio documental como testigos de los derechos y de las obligaciones de los ciudadanos y de la propia Administración. Los archivos, en función del organismo productor de los documentos, pueden ser de la Administración central, periférica, autonómica, local, judicial, militar,…

A lo largo del tema, analizaremos la organización de la documentación en la Administración Pública, así como el archivo y registro de la misma.

2. ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

2.1. LOS DOCUMENTOS.

2.1.1. CONCEPTO DE DOCUMENTO.

Documento: Es toda expresión en el lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

Tradicionalmente se ha identificado el documento administrativo con un documento escrito, sin embargo, la incorporación de las nuevas tecnologías ha traído como consecuencia la utilización de nuevos soportes (gráficos, informáticos, audiovisuales, etc.).

Según establece el art. 45.5. de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP­PAC), los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad, conservación, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras leyes.

A lo largo del apartado siguiente del tema, analizaremos los distintos tipos de documentos, así como su clasificación y archivo.

2.2. EL ARCHIVO.

2.2.1. CONCEPTO.

En general, se puede considerar el archivo como una colección ordenada de la documentación de una o más entidades o individuos que se conservan con fines determinados: políticos, jurídicos, científicos, económicos, religiosos, etc.

La Ley de Patrimonio Histórico Español, define los archivos como conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

2.2.2. TIPOS DE ARCHIVOS.

El sistema de archivos de la Administración establece 4 tipos de archivos, que se diferencian entre sí por las funciones específicas que corresponden a cada uno de ellos. Éstos son: archivo de oficina o de gestión, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico.

A. ARCHIVO DE OFICINA O DE GESTIÓN.

El archivo de oficina o de gestión corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, mientras dura su tramitación o su utilización sea constante.

La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás.

B. ARCHIVO CENTRAL.

Este archivo recibe los documentos que le transfieren los distintos archivos de oficina cuando su utilización no es frecuente; corresponde a la segunda etapa de la vida de los documentos.

Tiene como misión esencial el estudio y valoración de las series documentales. Para identificar las series documentales se aplican dos principios básicos en archivística:

El respeto a la procedencia del fondo. El respeto a la estructura interna.

C. ARCHIVO INTERMEDIO.

Recibe la documentación transferida por los archivos centrales cuando las necesidades de consulta son sólo esporádicas. En este archivo se incide en la valoración de la documentación, para su posterior remisión al archivo histórico, sino han perdido la vigencia jurídica y administrativa.

Existe un Archivo General de la Administración Civil (AGAC), dependiente del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes que está ubicado en Alcalá de Henares (Madrid).

El AGAC tiene como misión recoger, seleccionar, conservar y disponer de la información e investigación científica de los fondos documentales de la Administración Civil, que carezcan de vigencia administrativa.

El AGAC está configurado como un archivo intermedio al que se trasladan los fondos desde los archivos centrales de los ministerios a1 cumplirse 15 años desde su ingreso en los mismos.

El AGAC debe remitir al Archivo Histórico Nacional (Madrid), los documentos con más de 25 años de antigüedad que, careciendo de validez administrativa, tengan valor histórico.

D. ARCHIVO HISTÓRICO.

Es el último eslabón de la cadena, en el que se controlan, clasifican, ordenan, conservan y ponen a disposición de los investigadores los archivos custodiados por el Estado.

Son documentos no válidos, pero con valor histórico (Ej: Archivo Histórico de la Guerra Civil de Salamanca, Archivo General de Simancas).

2.2.2.1.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

La documentación que llega a los distintos archivos tiene establecido un período de permanencia en el mismo hasta pasar al siguiente, salvo si desaparece la vigencia administrativa, en cuyo caso la documentación deberá ser eliminada.

2.3. EL REGISTRO.

2.3.1. CONCEPTO DE REGISTRO.

Es el lugar en que se centraliza la entrada y salida de documentos. Igualmente se denomina al hecho material de efectuar las anotaciones correspondientes para el control de un documento.

En general, se entiende por Registro a la oficina encargada de recibir toda la documentación de entrada en un organismo determinado y dar salida a los documentos que se han originado como respuesta a los anteriores o por propia iniciativa.

2.3.2. REGISTRO GENERAL.

Es la unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presentan los administrados y de los que llegan por correo dirigidos a organismos administrativos y a sus dependencias y servicios.

La tarea que tiene encomendada el registro de documentación administrativa de un organismo es la de clasificar la documentación de entrada y salida, realizar el asiento documental, distribuir la documentación a su lugar de destino y emitir un recibo justificante de la documentación que se presenta.

Artículo 38.1. LRJAP-PAC: “Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito 0 comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros órganos o particulares”.

El registro general posee las siguientes características:

Carácter público, por encontrarse en la Administración Pública. Carácter probatorio ante los tribunales.

Y Carácter temporal por ser inscripción de un documento el inicio de un expediente administrativo.

2.3.3. LOS REGISTROS PÚBLICOS.

La Administración Pública dispone de unidades administrativas específicas, denominadas registros públicos, encargadas de determinados procesos de gestión de la información y documentación, de gran importancia por ser instrumentos públicos de consulta. En los registros públicos se puede solicitar información sobre distintos aspectos relativos al estado civil de las personas, asuntos económicos, jurídicos de las personas físicas y de las sociedades, etc. Los registros públicos más importantes en la actualidad son Registro Civil, Registro Mercantil, Registro de la Propiedad y Oficina Española de Patentes y Marcas.

No se estudia cada uno de ellos, por no ser éste un asunto a tratar en el tema actual, pues lo convertiría en sumamente extenso, y no se podrían tratar otros epígrafes.

3. FONDOS DOCUMENTALES: DESCRIPCIÓN. CLASIFICACIÓN. ORDENACIÓN Y ARCHIVO.

3.1. DESCRIPCIÓN.

La documentación almacenada y clasificada en un archivo, constituye un fondo documental que si se sabe consultar debidamente, proporciona un volumen de información mucho mayor de lo que puede imaginarse cualquier usuario del mismo. La dificultad radica en “tener el archivo organizado y saber consultarlo de la forma adecuada”. Por muchos documentos que posea un archivo, de nada servirá si sus criterios de ordenación no son los adecuados para atender las necesidades de los usuarios.

Los cambios surgidos, como consecuencia de la mecanización de oficinas, permitirán que se obtengan de los archivos uno rendimientos muy superiores a los logrados hasta ahora.

3.2. CLASIFICACIÓN.

La Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC) establece en su artículo 46 que tienen la consideración de documento público administrativo, los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.

Los documentos que generan las Administraciones Públicas son muy variados, puesto que las actividades que realizan los distintos órganos de la Administración presentan una gran diversidad; es muy distinta la documentación educativa que la económica o la sanitaria.

No obstante, muchos de los documentos de las Administraciones Públicas cumplen unas funciones similares; esto permite clasificar los documentos que contienen.

Así podemos realizar la siguiente clasificación:

– Documentos de decisión.

– Documentos de comunicación.

– Documentos de constancia. Documentos de juicio.

Veamos un poco más detalladamente cada uno de ellos.

3.2.1. DOCUMENTOS DE DECISIÓN.

En ellos tenemos que distinguir entre Resoluciones y Acuerdos.

Resoluciones: Recogen las decisiones del órgano que ponen fin a un procedimiento. Ej: Una resolución de un Ayuntamiento embargando una propiedad a un administrado.

Acuerdos: Recogen las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre un procedimiento con carácter previo a la resolución del mismo. Ej: Acuerdo del Ayuntamiento en el que se decide el embargo al administrado, antes de dictar la correspondiente Resolución.

3.2.2. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN.

Sirven para transmitir hechos, actos, actuaciones o circunstancias a los ciudadanos, las empresas u otros órganos de la Administración. Ejemplos de estos documentos son: Oficios, notas interiores, anuncios, circulares, notificaciones, publicaciones, telegramas,…

3.2.3. DOCUMENTOS DE CONSTANCIA.

Sirven para acreditar determinados hechos o actos. Algunos de ellos son: Actas, certificados, certificados de actos presuntos.

3.2.4. DOCUMENTOS DE JUICIO.

Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo. Entre estos documentos están los Informes.

3.3. ORDENACIÓN Y ARCHIVO.

Existen dos términos referidos a la documentación de archivos que se utilizan continuamente, pro con cierta indistinción; estos términos son clasificación y archivo.

El profesor Tanodi dice que la ordenación es la actividad de poner en orden los documentos. El método principal de ordenar los documentos es una buena clasificación.

Así pues:

– Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos.

Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden, que puede ser la fecha, el alfabeto, el tamaño o el número.

Vamos a analizar algunos de los sistemas de ordenación existentes.

3.3.1. SISTEMAS DE ORDENACIÓN.

La ordenación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a los sistemas de ordenación cronológica, alfabética, numérica y mixta.

A. ORDENACIÓN CRONOLÓGICA.

Este sistema consiste en ordenar los documentos según la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido. La referencia se hace a partir de los tres elementos de la fecha cronológica (año, mes, día) y en este orden.

Este sistema suele utilizarse para ordenar las copias de la correspondencia y formar lo que se conoce con los nombres “cronológico de entradas” y “cronológico de salidas”. Este método es muy útil como auxiliar de otras ordenaciones, por ejemplo, el índice de entrada en el registro general de un departamento determinado.

Eiemplo:

También suelen agruparse los documentos por determinados períodos de tiempo, por ejemplo^­

1. 900, julio-1.902, diciembre. 1.910, enero-1.912, diciembre.

B. ORDENACIÓN ALFABÉTICA.

Consiste en ordenar los documentos siguiendo el orden alfabético de las iniciales de los nombres escogidos como más representativos. Los nombres pueden ser el de la materia objeto del contenido documental, el de la persona que lo suscribe, el de su destinatario o los nombres o los lugares.

Según se refieran a temas, a personas o lugares, tendremos una ordenación alfabética de materias, onomástica o geográfica.

Analicemos un poco más detalladamente cada uno de estos tipos de ordenaciones.

1° Ordenación alfabética por materias:

En este tipo de ordenación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y que son comunes a un grupo de ellos. Estas características fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios: alfabético general de materias y por categorías lógicas.

• Orden alfabético general de materias:

Los criterios más destacables para establecer una ordenación alfabética por materias son, entre otros, la elección de la palabra más significativa.

Se puede utilizar un solo nombre, un nombre y adjetivo, o dos sustantivos unidos por una preposición. Este tipo de ordenación se utiliza frecuentemente en la documentación administrativa en forma de dossieres, informes, estudios y memorias.

Por ejemplo, los distintos informes archivados en el Servicio Jurídico de la Subsecretaría de Fomento, quedarían ordenados alfabéticamente de la siguiente forma:

Construcciones escolares.

Contratos.

– Direcciones provinciales.

– Documentación administrativa.

• Según categorías lógicas:

De acuerdo con este criterio una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez ésta queda englobada en otra superior, es decir, se forman clases y subclases.

Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico 0 alfanumérico.

0. Servicios generales.

0.1. Personal.

0.1.1. Seguridad Social.

0.1.2. Relaciones de bajas.

2° Ordenación Onomástica:

Considera esta ordenación el primer apellido, el segundo y el nombre en último lugar.

Ej: Antonio Medina Blanco, se archivaría como Medina Blanco, Antonio.

No se considerarán como palabra de orden las partículas de, de las, de la, el, y, etc.

Ej: Carmen del Campo Grande. Se archivaría como: Campo Grande, Carmen del.

3° Ordenación geográfica:

El criterio a seguir es el ámbito geográfico de las localidades, según un orden decreciente, de acuerdo con las divisiones territoriales y, dentro de ellas, por el nombre de la calle, número y nombre.

Se archivarían en principio por Comunidad, después por provincias, dentro de la Comunidad y, posteriormente, por localidades.

C. ORDENACIÓN NUMÉRICA.

Mediante este sistema, la documentación se agrupa y ordena asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la serie de números. Se ordenan los documentos según el número que se les atribuye a medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.

D. ORDENACIÓN MIXTA.

Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de que se trate.

4. TIPOS DE SOPORTES.

Tradicionalmente se ha identificado el documento administrativo con un documento escrito, sin embargo, la incorporación de las nuevas tecnologías ha traído como consecuencia la utilización de nuevos soportes. Los soportes documentales utilizados son:

A. TEXTUALES: Transmiten la información por escrito.

B. GRÁFICOS: El contenido está representado por formas, signos o colores, como planos, mapas, dibujos, gráficos, etc.

C. SONOROS: Conservan el sonido, como los discos y las cintas magnetofónicas.

D. EN IMAGEN: Utilizan como soporte fotografias, vídeos, películas, etc.

E. INFORMÁTICOS: Son legibles por ordenadores (fichas perforadoras, bandas magnéticas, disquetes, discos ópticos, C.D.s., etc.). Actualmente es el soporte más utilizado debido a los avances que ha supuesto.