I- LA EMPRESA COMO ORGANIZACION
La organización es un mecanismo o estructura que hace posible que los seres vivos trabajen conjuntamente de forma eficaz.
Cualquier actividad desarrollada en cornún precisa de una organización. Las personas pertenecientes a una organización necesitan saber cuál es su misión y su autoridad y dónde comienza y termina la de los demás.
Vamos a estudiar la organización que precisa toda empresa para poder desarrollar su actividad. Sin organización no existe la empresa.
La organización ofrece el mecanismo con el que la dirección administra, coordina y controla la empresa.
1.1. CONCEPTO DE ORGANIZACION
Organización consiste en definir la tarea que se va a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar, determinar las relaciones entre ellas, fijar responsabilidades con la intención de obtener los objetivos previstos.
La organización conlleva los siguientes pasos:
1-Determinar la actividad que se va a desarrollar.
2-Diseñar la estructura de la organización.
3-Division del trabajo.
4-Determinar quiénes son los directivos responsables de los diferentes grupos.
5-Determinar unas relaciones lógicas o reglas, para que los individuos puedan trabajar en equipo.
Principios de organización
1-Unidad de objetivo. Todos los integrantes de la organización deben contribuir, a la consecución del objetivo de la empresa.
2-Alcance del control. determina el nº de personas que un jefe puede dirigir.
3- Principio de delegación. Se debe delegar la autoridad hasta los niveles más bajos.
4-Unidad de mando. Las instrucciones que den dos o más jefes no deben colisionar, sino que debe manifestarse como si de un sólo jefe se tratara.
5-Principio jerárquico. Debe haber una cadena jerárquica. Donde exista una autoridad suprema.
6-Principio de responsabilidad. cuanto mayor poder se tenga, mayor responsabilidad.
1.2. ORGANIZACION FORMAL
Es la estructura perfectamente definida y relativamente estable, donde la empresa determina con exactitud cada uno de los elementos que forman parte de ella.
Las características de una organización formal son:
1- debe ser flexible.
2- debe definir los límites de las actividades de los individuos. Fija la responsabilidad y autoridad y el área de actuación de las personas, para evitar conflictos con otros individuos de la organización.
3-La coordinación se lleva a cabo mediante normas establecidas.
II- DEPARTAMENTACION Y ORGANIGRAMAS
2.1. DEPARTAMENTACION
La organización se puede realizar dividiendo la empresa en divisiones o departamentos. A este proceso de dividir el trabajo se le denomina departamentación y a las sudivisiones entre grupos de personas, unidades organizativas o departamentos.
Los principales tipos de departamentación son los siguientes:
1-Departamentación funcional
En la mayoría de las empresas se aprecian las siguientes funciones:
1-Producción: creación de bienes y servicios.
2-Marketing: obtención de clientes para la venta y tareas relacionadas con la mercadotecnia.
3-Finanzas: obtención o inversión de recursos monetarios.
4-Recursos humanos: coordina el factor humano en todos sus aspectos.
El Organigrama de departamentación por funciones
Presidente
Vicepresidente de marketing | Vicepresidente de finanzas | Vicepresidente de produccion | Vicepresidente de Recursos humanos |
2-Departamentación geográfica o por territorios
Esta división es frecuente en los departamentos de marketing porque se satisfacen mejor las necesidades de los clientes.
El organigrama de la departamentacion geografica es este:
Presidente | ||||||
Marketing | ||||||
Compras | Director zona occidental | Director zona sur-occidental | Director zona central | Director zona norte | Ventas | Finanzas |
3-Departamentación por productos o servicios
Se da en aquellas empresas que elaboran productos de distintas clases (por ejemplo, productos de alimentación, productos químicos y productos farmacéuticos), por lo que se dividen, creando un departamento para cada tipo de producto.
Sus ventajas son:
1-Favorece la especialización de hombres y máquinas.
2-Se fija un nivel de resultado a cada departamento de producto.
3-Se presta un mejor servicio a los clientes.
el organigrama de la Departamentación por productos es asi:
Departamentacion por productos
Director de produccion | |||
Division de instrumentos | Divion de indicadores | Division de herramientas industriales | Division de medidores electronicos |
4-Departamentación por clientes y, por canales de distribución
Se da en los departamentos de ventas que tienen varias clases de clientes, por ejemplo, grandes y pequeños; minoristas, mayoristas y organizaciones industriales.
La ventaja es que satisface las diversas clases de clientes.
Los inconvenientes estan en coordinar estos departamentos.
Su organigrama es el siguiente:
Departamento por canales de distribucion | |||
Director de distribucion | |||
Seccion de atencion al consumidor | Seccion minoristas | Seccion mayoristas | Seccion organizadores industriales |
5-Departamentación por procesos o maquinaria
Se trata de conseguir la economía que se deriva de la integración de actividades, según procesos o clase de maquinaria, y que no se podrán conseguir operando con pequeñas unidades costosas y especializadas.
Las ventajas son:
Maquinaria o mano de obra de similares características trabajan bajo una misma dirección.
Consideraciones técnicas bien delimitadas son el criterio diferenciador que separa unos departamentos de otros.
Departamento por procesos o maquinaria
Director de produccion | |||
Direccion de compras | Direccion de corte | Direccion de confeccion | Direccion de ventas |
La coordinación y, asignación de actividades a los departamentos
La función de coordinación vela por la armonia en la actividad la empresa, para lograr el máximo esfuerzo sincronizado.
La coordinación se lleva a cabo equilibrando todos los factores que intervienen, programando y sincronizando todas las actividades e integrando el trabajo de las distintas unidades de una organización para la consecucion de los objetivos de la empresa.
2.2. EL ORGANIGRAMA
Es un gráfico que se representan la estructura de la empresa, sus unidades organizativas ,departamentos y servicios y las relaciones que existen entre ellas..
Características del organigrama
1- Representa la estructura de la empresa y las unidades organizativas que la componen.
2- determina el grado de dependencia y de jeraraquia entre estas unidades.
3- Indica la denominación específica de las unidades y, eventualmente, el nombre de sus responsables.
Requisitos que debe cumplir un organigrama
1-Debe representar con exactitud la estructura de la organizacion.
2-Debe representar la estructura jerárquica real que existente en la empresa en el momento de hacerse y no del instante de la creación de la empresa.
3-Ha de ser comprensible.
4- ha de ser sencilla.
Ventajas que ofrece el organigrama
1-Conocimiento profundo de la estructura de dicha empresa.
2-Posibilidad de revisar, en cada momento, los puestos de trabajo.
3-Estudio de anomalías existentes.
4-Posibilidad de trazar un plan de corrección de esas anomalías.
inconvenientes
1-Inexactitud: que el organigrama represente la estructura de la organización no como es, sino como debería ser, con lo cual su utilidad es nula.
2-Confusionismo: que sea tan compleja que impida su comprensión, con lo cual pierde su eficacia como documento informativo.
Clases de organigramas
a) Por el fin
1-Organigramas informativos. Dan una visión general de la estructura de la empresa, por lo cual sólo comprenden las grandes unidades.
2- de análisis. Dan una vision mas especifica de la estructura de la empresa, por lo cual comprenden la totalidad de la estructura incluyendo las menores unidades.
b) Por la extensión
1-Organigramas generales. reflejan la estructura de toda la empresa
2- de detalle. Se refieren a un departamento concreto de la empresa.
c) Por el contenido
1-Organigramas estructurales. representan las diversas unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.
2- funcionales. representan los contenidos de cada una de las unidades representadas.
3- de personal. indican la denominación de la unidad representada, y el rango y nombre de la persona que dirige.
d) Por la forma
1-Organigramas verticales. Las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en las posiciones más elevadas y las subordinadas se colocan debajo de aquellas.
2- horizontales Las unidades con mayor autoridad se sitúan a la izquierda y las subordinadas se colocan a su derecha.
III- ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
Hay 4 tipos de estructuras organizativas según la autoridad que existe en ellas:
1) La estructura lineal o jerárquica. basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados.
Inconvenientes que presenta. Las comunicaciones son muy lentas, y cada directivo tiene toda la responsabilidad de una amplia variedad de actividades y, como es obvio, no puede ser experto en todas ellas.
Esta forma de estructura puede ser adecuada en un negocio pequeño.
2)La estructura en línea y staff. Es aquélla que combinan la autoridad directa de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staffs.
Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones que afectan a la organización. Los staffs se ocupan del asesoramiento y apoyo técnico.
Los directivos de los departamentos staff no tienen autoridad sobre los directivos en línea; su autoridad se limita a los subordinados de su staff. Son ejemplos los directores de investigación, de asesoramiento legal…
3) La estructura en comité. Es aquella en la cual la autoridad es compartida por un grupo de personas, en lugar de asumirlas una sola. Esta estructura se utiliza conjuntamente con la de linea y staff.
Para tomar una decisión, el grupo se reúne, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la elección final.
4) La estructura matricial. Es aquella en la que se unen diversos expertos provenientes de diversas areas de la organización para trabajar en proyectos específicos.
Esta estructura se utiliza conjuntamente con la de línea y staff.
Se caracteriza porque estos expertos responden ante dos superiores, en lugar de sólo uno, por tanto existe una doble autoridad ya que cada miembro recibe instrucciones del director del proyecto (autoridad horizontal), pero tambien del departamento en el que habitualmente trabaja (autoridad vertical)
Para evitar los posibles conflictos entre los dos superiores, generalmente el director del proyecto tiene mayor autoridad en lo concerniente al proyecto y responde ante el director general.
Las ventajas de la estructura matricial radican en su flexibilidad y en su capacidad para afrontar los proyectos importantes. Sin embargo, es necesario que el director del proyecto sepa integrar a expertos provenientes de diversas partes de la organización en el equipo de trabajo.
IV- NUEVAS TÉCNICAS ORGANIZATIVAS
en la década de los 70´ se registran cambios sustanciales. Es la informática la que facilita el registro, elaboración y preparación de los datos y la participación social la que incide en las decisiones de la empresa.
Entre las técnicas organizativas existentes estan:
1- Círculos de Calidad: se basan en la participación del trabajador y su colaboración en resolver los problemas de la empresa.
2- Justo a Tiempo: Tiene por objetivo eliminar los stocks, fabricando lo que se necesita y nada más que lo necesario.
3- Planificación y Control de la Producción Informatizada: Ayuda en la programación de las tareas, en el control de existencias y de almacenes, etc., y todo ello gracias a la informática.
4- Análisis del Valor: Técnica empleada para detectar los costes en cada fase del trabajo con objeto de conseguir un producto con el menor coste posible.
5- Control Total de Calidad: trata de alcanzar la calidad global en todas las funciones que desarrolla la empresa, tanto en el colectivo humano como en el organizativo.
6- Estudio de Tiempos Informatizado: se calculan los tiempos de trabajo por el sistema de cronometraje o por el del M.T.M. (Medida de Tiempo de los Métodos), la informática ha potenciado esta técnica al introducir el ordenador y el vídeo.
7- Procesos Administrativos Informatizados: Es la aplicación de la informática, con todas sus innovaciones tecnológicas, a los trabajos administrativos, desarrollados la empresa.
V- CONCENTRACION Y DESCENTRALIZACION
La concentración es la acumulacion de poder o autoridad en puntos concretos de la organización, se produce cuando la mayoría de las decisiones importantes corresponden a pocos puestos. Cuando esa concentración de capacidad de decisión se produce en la cúspide de la organización, se denomina centralización.
Conveniencia de la centralización
está indicada en los siguientes casos:
a)Para facilitar la dirección personal.
b)Para facilitar la integración.
c)Para facilitar la uniformidad de acción.
d) Para situaciones de emergencia.
La descentralización se refiere a la delegacion de la autoridad dentro de la organizacion .
Conveniencia de la descentralización
Los motivos de la descentralización pueden ser los siguientes:
a)Para aliviar la carga de los superiores.
b)Para facilitar la diversificación.
c)Para dedicar la debida atención al mercado y al producto.
d)Para fomentar el desarrollo del personal directivo.
e) Para mejorar la motivación.
A menudo, se confunden descentralización con la separación física de las instalaciones. Al proceso de construir fábricas y oficinas, separadas físicamente entre sí, se le denomina dispersión o desconcentración.
Por otra parte, ni la centralización ni la descentralización pueden llegar a ser totales: siempre debe existir un equilibrio entre ambas.
FIN