Tema 18 – Los equipos de trabajo. Dinámica de grupos. Técnicas de dinámica y dirección de grupos. Aplicación en el entorno laboral. Dirección de reuniones. Etapas para el desarrollo de una reunión eficaz. La participación en el equipo de trabajo.

BIBLIOGRAFÍA

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1. INTRODUCCIÓN.

Hasta los años treinta y cuarenta, se consideraba que las empresas estaban compuestas por individuos aislados. No se tenían en cuenta las relaciones interpersonales que entre ellas se establecían, ni cómo se integraban en equipos. La complejidad empresarial actual obliga a la organización en grupos de trabajo. Actualmente se contemplan en las empresas dos clases de grupos de personas; grupos formales y grupos informales, cuya diferencia radica en los objetivos que persiguen.

– Grupos formales: Se constituyen para atender las necesidades de la empresa, tienen tareas bien definidas y en él se integran los trabajadores para lograr un propósito determinado. También se les denomina equipos de trabajo.

– Grupos informales: Se crean espontáneamente para satisfacer necesidades de sus miembros. Surgen de la interacción voluntaria de los individuos.

En el presente tema estudiaremos los objetivos, funciones, características y tipología de los equipos de trabajo, así como la dinámica de grupos de trabajo como técnica que permite estudiar la creación y evolución de dichos grupos y las interacciones que se producen entre sus miembros.

Finalizaremos el tema desarrollando aspectos sobre un instrumento de gestión y organización empresarial tan importante como las reuniones de trabajo. Analizaremos el concepto, los tipos de reuniones, la tipología de los participantes y la importancia de la figura del moderador.

2. LOS EQUIPOS DE TRABAJO

¿Qué son los equipos de trabajo? ¿Cuáles son las condiciones que deben darse para formar equipos de trabajo? ¿En qué consiste su organización? ¿Cuáles son sus fines?

Los equipos de trabajo son grupos formales creados en las empresas para desarrollar sus actividades, y se mantienen en tanto resultan eficaces o productivos; en caso contrario, desaparecen. Son las unidades básicas de participación de los trabajadores en las empresas. Son un conjunto de personas relacionadas entre sí para conseguir unos objetivos de acuerdo a unas normas tácticas o expresivas. Los equipos se reúnen para llevar a cabo una determinada tarea. La preocupación inicial de sus miembros se encuentra en la tarea que tienen que desarrollar. Sin embargo, también aparecen dificultades derivadas de las relaciones personales de los integrantes del grupo.

Los miembros de un grupo no nacen se hacen. Para poder trabajar en conjunto con otros en grupos efectivos, es preciso aprender un gran número de habilidades; y esto lo conseguirá todo aquél que se esfuerce realmente por lograrlo. Pero el mero hecho de formar parte de un grupo no implica el que se sepa trabajar en equipo. En este sentido, no se aprende simplemente con la práctica. Se aprende a trabajar con otros en un grupo, encauzando los esfuerzos conscientemente, de manera que se obtenga un cambio en relación con el grupo mediante una orientación inteligente, un adies­tramiento específico, y un tipo adecuado de experiencias.

Una forma efectiva de resolver problemas en un grupo abarca los siguientes aspectos:

1. Creación de un ambiente físico conducente a la resolución de problemas.

2. Reducción de las tensiones interpersonales que pueden surgir en las situaciones de grupo.

3. Establecimiento de acuerdos sobre procedimientos que tiendan a la resolución de problemas.

4. Libertad del grupo para establecer sus propios objetivos y tomar sus propias decisiones.

5. Enseñanza de habilidades adecuadas para la adopción de decisiones.

El grupo es quien determina sus propios objetivos y dirige las actividades de acuerdo con ellos. Con el fin de lograr una acción de grupo efectiva, debe tenerse confianza en la capacidad de un grupo para resolver sus propios problemas, en la inteligencia básica de la gente, y en su capacidad para desarrollar los problemas fundamentales a que se hallan abocados. Debe acep­tarse que un grupo de personas adecuadamente adiestradas, está en mejores condiciones para solucionar problemas en forma efectiva, que cada una de las personas trabajando individualmente..Si bien rara vez es posible que todos los miembros de un grupo participen intelectual y emotivamente en la solución de los problemas del grupo, el grupo más efectivo es aquél en el cual la mayor cantidad de miembros se sienten identificados con las actividades del grupo.

2.1. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE UN GRUPO DE TRABAJO

Entre los principios básicos para que sea posible el funcionamiento de un grupo o equipo de trabajo destacamos los que siguen::

1. Ambiente. El grupo efectivo de resolución de problemas ha de tener un ambiente físico conducente a la orientación en el problema, y ha de ser suficientemente grande como para permitir una máxima base de experiencias, y suficientemente reducido como para permitir una máxima participación y un mínimo de intimidación.

Algunas de las medidas que pueden ser adoptadas para la puesta en escena de los grupos de discusión pueden ser: la estructura de poder del grupo ha de ser democrática, de lo contrario todo cuanto se haga en favor del ambiente físico será insuficiente para compensar la ineficacia los métodos autocráticos. Si el grupo está tratando sinceramente mejorar, algunos cambios de menor cuantía en el ambiente físico pueden dar buenos resultados.

2. Reducción de la intimidación. Las relaciones interpersonales amistosas reducen la intimidación y permiten el cambio de orientación: los problemas interpersonales pasan a ser objetivos del grupo.

La reducción de las tensiones debidas a conflictos interpersonales es esencial para una resolución efectiva de los problemas. Cuando los integrantes del grupo son amables, cuando conocen sus puntos fuertes y sus debilidades, cuanto pueden predecir la conducta de los demás, están en condiciones de trabajar mejor. Son más tolerantes con la conducta inoportuna de los demás, y disfrutan más del trabajo en común. Cuando la gente es feliz y está a gusto con los demás miembros del grupo, todos pueden trabajar mejor en conjunto.

3. Liderazgo distribuido. La distribución del liderazgo (conducción) estimula al máximo la dedicación al problema, y permite la más amplia evolución de los integrantes del grupo.

El «liderazgo distribuido» es un aspecto fundamental y defi­nitivo de la acción de grupo participativo. Las funciones del lide­razgo han de ser distribuidas en todo el grupo, y esta práctica requiere el adiestramiento de todos los miembros, dando así oportunidades a su máximo desarrollo.

La acción participativa implica que todos los integrantes tienen una conexión intelectual y emocional con los objetivos y las actividad del grupo. Se destaca el desarrollo y la evolución de todos los miembros del grupo, y no el desarrollo de algún miembro individual seleccionado del mismo. El supuesto básico es que cuando el grupo ayuda a todos a desarrollarse, se logra la evolución máxima de cada uno de sus miembros, creándose así una sociedad interdependiente. La acción inter­dependiente es una forma de acción más madura que la independiente. En un grupo autocrático o paternalista, sólo el líder se desarrolla (crece). En un grupo individualista o de «laissez‑faire», algunos pocos individuos evolucionan, mientras que los demás no tienen desarrollo alguno a causa de una falta de participación en el sentido arriba señalado.

4. Formulación de objetivos. Una formulación explícita de objetivos aumenta el «sentido de nosotros» del grupo, e incrementa la dedicación al proceso de adopción de decisiones.

Un grupo debe tener libertad para establecer sus propios objetivos, y debe estar adiestrado en métodos efectivos para establecerlos. Mediante la participación en el proceso de la determinación de objetivos, los grupos adquieren un sentimiento de unión colectiva en la cual el «yo» es desplazado por el «nosotros». Este principio de for­mulación de objetivos es fundamental para la acción de grupo por parti­cipación.

5. Flexibilidad. Los grupos deben formular su programa (agenda), el cual debe cumplirse hasta tanto se formulen íTeva objetivos sobre la base de nuevas necesidades.

El grupo tendrá que ponerse de acuerdo sobre algún tipo de programa o de reglas fundamentales, quizá sobre la base de una constitución flexible. Lo que reviste aún más importancia es que el grupo debe poder cambiar estas reglas cuando surjan nuevas necesidades o cuando se adopten nuevos objetivos. Los principios de organización deben atar siempre subordinados a las necesidades cambiantes del grupo. Tal es el principio de la flexibilidad, que se formula diciendo: «los grupos deben formular su programa (agenda); el cual debe ser cumplido hasta tanto se formulen nuevos objetivos sobre la base de nuevas necesidades»

6. Consenso. El proceso de «adopción de decisiones» debe proseguir hasta que el grupo haya formulado una solución aceptada por acuerdo general (consenso).

Se distinguen cuatro tipos de decisiones para los fines de la exposición: inmediata‑trivial, inmediata-vital, pospuesta‑vital, y «decisiones de punto de vista». Cada una de ellas implica problemas diferentes para el grupo que actúa participativamente. Se trata, por consiguiente, de propiciar que el grupo pueda llegar a un consenso ya que los problemas de la comunicación son vitales para la acción de grupo, hay que tener cierta atención a los mismos, ya que las verdaderas barreras que se interponen a la comunicación son emocionales e interpersonales.

7. Comprensión del proceso. La comprensión del proceso de grupo aumenta la probabilidad de una orientación hacia el objetivo, y permite una más rápida modificación de objetivos.

En el proceso del aprendizaje de como convertirse en un grupo, los miembros van comprendiendo cada mejor los procesos de interacción que se verifican en el grupo: cambios de liderazgo, los diferentes roles que cumplen los miembros las formas como se eligen los objetivos, etc. La comprensión del proceso, es cosa distinta a la comprensión del contenido o tema de la discusión. La importancia en este caso no radica en «lo que se dice», sino «cómo se lo dice», y en cómo los demás reaccionan ante ello.

8. Evaluación continua. Una evaluación continua de los objetivos y actividades permite una depuración y una modificación inteligente del proceso de resolución del problema, en cualquier fase de la adopción de la decisión.

Los objetivos y las actividades del grupo deben ser continuamente examinados para comprobar si satisfacen las necesidades del grupo. Cuando un grupo evoluciona, sus objetivos y actividades van cambiando. Un aspecto fundamental del proceso democrático es el cambio continuo, es decir, el continuo esfuerzo por parte de los integrantes de los grupos, para llegar a una forma cada vez más satisfactoria de convivir y de trabajar en conjunto. En una democracia todos los grupos tienen que probar nuevas formas de proceder, participar en los continuos cambios a que conduce la propia esencia del sistema.

2.2. LAS FUNCIONES DE LOS EQUIPOS EN LAS EMPRESAS

Siguiendo a Handy (1976), los equipos de trabajo se forman en la empresa para conseguir determinados propósitos técnico-profesionales o relacionados con las necesidades personales y sociales de los empleados.

2.3. LAS VENTAJAS Y LOS INCONVENIENTES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Ninguna teoría conjuga todas las variables implicadas en el funcionamiento de un equipo de trabajo. No obstante, sí pueden efectuarse algunas consideraciones sobre el adecuado funcionamiento del equipo.

– Para que el equipo de trabajo sea eficaz, se requiere el conocimiento de las técnicas y los procesos de dinámica de grupos.

– Siempre que se garanticen las competencias y los recursos necesarios, el funcionamiento del equipo es mejor cuanto más reducidas sean sus dimensiones.

– Es un hecho obvio que la personalidad de los distintos individuos que componen un equipo es distinta. Como norma general, el funcionamiento del equipo va a depender, entre otros factores de la homogeneidad y la heterogeneidad de sus componentes; cuanto más homogéneo más fácil resulta la identificación con la autoridad y la tarea, y más rápida es la integración.

Sin embargo, cuanto más heterogéneos sean los componentes, más lenta es la integración, pero se realiza con más profundidad; además esta heterogeneidad permite una mayor complementariedad entre los miembros y más resistencia a las presiones hacia la uniformidad y conformidad.

3. DINÁMICA DE GRUPOS.

¿Qué es la Dinámica de Grupo? ¿En qué consiste? Según lo expresa Olmsted, «la Dinámica de Grupo constituye el intento más difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos»; pero como dice Klineberg, «no es fácil definir o limitar la importante zona de la Dinámica de Grupo, la cual desde cierto punto de vista representa la teoría de la naturaleza de los grupos y de la interacción dentro de los grupos, e incluye un conjunto de técnicas».

Por una parte, la dinámica de Grupo, «se refiere a las fuerzas que actúan en cada grupo a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se comporta». Estas fuerzas constituyen el aspecto dinámico del grupo: movimiento, acción, cambio, interacción, reacción, transformación,…; y se distinguen de los aspectos relativamente estáticos, tales como el ambiente físico, el nombre, la finalidad, la constitución,..«La interacción o acción recíproca de estas fuerzas y sus efectos resultantes sobre un grupo dado, constituyen su dinámica». Por otra parte, la Dinámica de Grupo es un «campo de estudio, una rama de las ciencias sociales que se dedica a aplicar métodos científicos para determinar por qué los grupos se compo2þan en la forma en que lo hacen.

El nacimiento de la Dinámica de Grupos se debe a Kurt Lewin, en los años treinta. Esta teoría podemos resumirla de la siguiente manera:

– El grupo no es una suma de miembros; es una estructura que emerge de la interacción de los individuos y que induce ella misma cambios en los individuos.

– La interacción psicosocial está en la base de la evolución de los grupos y de sus movimientos; dicho de otro modo, entre los individuos que forman el grupo se producen múltiples fenómenos (atracción, repulsión, tensión, compulsión,..): las corrientes que se establecen entre los elementos del grupo y entre los elementos y el grupo, determinan un movimiento, una «dinámica», que proyecta en cierto modo al grupo hacia adelante, como si poseyera la facultad de crear su propio movimiento.

– La evolución dinámica del grupo cuenta como substrato una suerte de espacio, que resulta ser el «lugar» de las interacciones, un verdadero «campo de fuerza social».

– Como consecuencia de lo expuesto puede afirmarse que «el comportamiento de un individuo en grupo está siempre determinado por la estructura de la situación presente». La personalidad de los participantes no ejerce acción sino en función del campo de fuerzas engendrado por la respuesta de cada uno a todos, Esto demuestra por otra parte, que es difícil de predecir la conducta de un individuo dentro del grupo; sus reacciones dependerán en última instancia de la interacción entre su personalidad y la personalidad de los otros miembros del grupo: serán un «fenómeno del grupo».

Llegado a este punto podemos decir con Bany y Johnson que la Dinámica de Grupo «trata de explicar los cambios internos que se producen como resultado de las fuerzas y condiciones que influyen en los grupos como un todo. También se interesa por investigar los procesos mediante los cuales la conducta individual se modifica en virtud de la experiencia del grupo, y trata de poner en claro por qué ocurren ciertas cosas en los grupos, por qué éstos se comportan como lo hacen, y por qué los miembros del grupo reaccionan como reaccionan.»

Para concluir este apartado diremos, en síntesis, que la Dinámica de Grupo, es una disciplina moderna dentro del campo de la Psicología Social, y se ocupa del estudio de la conducta de los grupos como un todo, y de las variaciones de la conducta individual de sus miembros como tales, de las relaciones entre los grupos, de formular leyes o principios, y de derivar técnicas que aumenten la eficacia de los grupos.

3.1. TÉCNICAS DE DINÁMICA DE GRUPO

¿Qué son las técnicas de dinámica de grupo? ¿En qué consisten?

Las técnicas de grupo son maneras, procedimientos o medios sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de conocimientos suministrados por la Teoría de la Dinámica de Grupo. En otras palabras: son los medios, o los métodos, empleados en situaciones de grupo para lograr la acción del mismo.

Las técnicas otorgan, por lo tanto, estructura al grupo, le dan una cierta base de organización para que el grupo funcione realmente como tal; puesto que no hay grupo que pueda operar si no crea una mínima organización interna.

Para seleccionar la técnica más conveniente en cada caso habrá que tomar en consideración los siguientes factores:

1. Los objetivos que se persigan.

2. La madurez y entrenamiento del grupo.

3. El tamaño del grupo.

4. El marco físico.

5. Las características del medio externo.

6. Según las características particulares de sus miembros (edad, nivel de instrucción, intereses, expectativas, predisposición, experiencia…)

7. Capacitación o competencia del moderador en conocimiento de técnicas.

Relacionamos a continuación algunas técnicas básicas de Dinámica de Grupo, así tenemos:

A. TÉCNICAS EN LAS QUE INTERVIENEN EXPERTOS:

– Simposio: Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante el grupo.

– Mesa redonda: Un equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema, exponen ante el grupo en forma sucesiva.

– Panel: Un grupo de expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo.

– Diálogo o debate público: Dos personas capacitadas o especialmente invitadas conversan ante un auditorio sobre un tópico siguiendo un esquema previsto.

– Entrevista o consulta pública: Un experto es interrogado por un miembro del grupo ante el auditorio, sobre un tema prefijado.

– Entrevista colectiva: Un equipo de miembros elegidos por el grupo interroga a un experto ante el auditorio sobre un tema de interés, previamente establecido.

B. TÉCNICAS EN LAS QUE INTERVIENE ACTIVAMENTE TODO EL GRUPO:

– Debate dirigido o discusión guiada: Un grupo reducido trata un tema en discusión informal con la ayuda activa y estimulante de un coordinador.

– Pequeño grupo de discusión: Un grupo reducido trata un tema o problema en discusión libre e informal, conducido por un coordinador.

– Phillips 66: Un grupo grande se divide en subgrupos de seis personas, para discutir durante seis minutos un tema y llegar a una conclusión. De los informes de todos los subgrupos se extrae luego la conclusión general.

– Cuchicheo: En un grupo, los miembros dialogan simultáneamente de dos en dos para discutir un tema o problema del momento.

– Clínica del rumor: Es una experiencia de grupo mediante la cual se demuestra cómo se crean los rumores y se distorsiona la realidad a través de testimonios sucesivos.

– Comisión: Un grupo reducido discute un tema o problema específico para presentar luego las conclusiones a un grupo mayor al cual representa.

– Seminario: Un grupo reducido investiga o estudia intensivamente un tema en sesiones planificadas recurriendo a fuentes originales de información.

– Discusión de gabinete: Un grupo reducido de miembros capacitados discute un problema importante hasta llegar a la mejor solución o acuerdo para una decisión.

– Servicio de estado mayor: Un pequeño grupo asesora a uno de los miembros, el cual como responsable debe tomar una decisión final.

– Técnica del riesgo: Un grupo expresa los eventuales riesgos que podrían derivarse de una nueva situación, y discute la realidad de los mismos.

– Torbellino de ideas (Brainstorming): En un grupo reducido, los miembros exponen con la mayor libertad sobre un tema o problema, con el objeto de producir ideas originales o soluciones nuevas.

– Proyectos de visión futura: Los miembros de un pequeño grupo deben ingeniarse para elaborar un proyecto referido a una hipotética o fantasiosa situación del futuro.

– Proceso incidente: El grupo analiza a fondo un problema o incidente real o supuesto, y trata de llegar a la mejor conclusión con respecto al mismo.

– Estudio de casos: El grupo estudia analítica y exhaustivamente un «caso» dado con todos los detalles, para extraer conclusiones ilustrativas.

– Role-Playing (Desempeño de papeles o roles): Dos o más personas representan una situación de la vida real asumiendo los roles del caso, con el objeto de que pueda ser mejor comprendida y tratada por el grupo.

3.1.2. APLICACIÓN DINÁMICA DE GRUPOS EN EL ENTORNO LABORAL

Todas las técnicas que hemos visto pueden ser aplicadas en el entorno laboral, pero, en todo caso, conviene resaltar que todas ellas, en función de las necesidades de cada caso, así como de la experiencia, estilo, formación… del director, coordinador, animador…, admiten ser utilizadas en forma complementaria, integrándose recíprocamente en el desarrollo de una reunión o actividad de grupo. Así tenemos a título de ejemplo:

– Todas las técnicas en las cuales intervienen expertos (Simposio, Mesa redonda, Panel, Entrevista,…), pueden ser seguidas por otras técnicas más participativas, tales como: Foro, Pequeño grupo de discusión, Phillips 66, Cuchicheo,..

– Durante el desarrollo de una técnica puede intercalarse otra más adecuada para ciertos problemas. En un debate dirigido, la intercalación de un Phillips 66 puede ser útil para esclarecer situaciones o conocer rápidamente opiniones o sugerencias, o activar el interés algo decaído; la Técnica del riesgo puede conducir a veces al Role-Playing de una situación supuesta; un Foro puede resolver dividirse en subgrupos para trabajar en forma de Comisiones…

– Es corriente que en un momento dado un grupo grande vea la necesidad de discutir un tema o problema en forma más detenida y con participación más amplia. En tales casos el grupo grande se divide en subgrupos utilizando las técnicas de ese tipo (Cuchicheo, Phillips 66, Comisión,…). Luego el grupo grande se integra nuevamente con el fin de recibir y discutir los aportes de los subgrupos y llegar a conclusiones o decisiones de conjunto.

Veamos ahora algunas normas generales que deben tenerse presentes a la hora de aplicar las diferentes técnicas de trabajo en grupo, así tenemos las siguientes:

– Quien se proponga utilizar las técnicas de grupo, debe conocer previamente los fundamentos teóricos de la Dinámica de Grupo.

– Antes de utilizar una técnica de grupo debe conocerse suficientemente su estructura, su dinámica, sus posibilidades y sus riesgos.

– Debe seguirse en todo lo posible una sistemática apropiada y siempre dentro de las coordenadas de la técnica que se esté aplicando.

– Las técnicas de grupo deben aplicarse con un objetivo claro y bien definido.

– Requieren una atmósfera cordial y democrática. No pueden funcionar en un ambiente autoritario, hostil, competitivo, agresivo, o donde exista riesgo de sanciones o controles latentes.

– En todo momento debe existir una actitud cooperante. Esta actitud de todos los miembros, y aún más el coordinador, es indispensable para la existencia del grupo. La actitud competitiva divide, separa, aleja, promueve el individualismo y anula la interacción que es la vida del grupo.

– Debe incrementarse en todo momento la participación activa de los miembros.

– Los miembros deben adquirir conciencia de que el grupo existe en y por ellos mismos, y sentir que están trabajando en «su» grupo.

– Todas las técnicas de grupo en el entorno laboral se basan en el trabajo «limpio» y tienen como finalidad implícita:

· Desarrollar el sentimiento del «nosotros».

· Propiciar el pensar activamente.

· Desarrollar la cooperación, intercambio, responsabilidad, autonomía, creación, identificación con la empresa…

· Superar y eliminar tensiones de todo tipo.

· Crear una actitud positiva ante los problemas de las relaciones humanas, adaptación social del individuo al trabajo…

Destacamos a continuación algunos de los campos de utilización de las técnicas de Dinámica de Grupos, así tenemos que se pueden emplear:

– Para buscar soluciones a problemas de aplicación específica del sector productivo en el que nos encontremos.

– Para buscar argumentos en psicología comercial.

– Preparación de nuevas técnicas de venta, o promoción de ventas.

– Descubrimiento de nuevas perspectivas de comercialización.

– Descubrimiento de soluciones para problemas humanos.

– Preparación de mejoras técnicas partiendo de dispositivos existentes.

– Elaboración de nuevas experiencias y de nuevos métodos.

– Soluciones prácticas para problemas de verificación de trabajos por el mismo personal encargado de su aplicación; campo de la organización comercial, técnica y administrativa….

Como puede verse será necesario en la mayoría de los casos emplear distintas técnicas de Dinámica de Grupos incluso, combinando aquellas que nos interesen en un momento determinado. Incluso pueden hacerse variaciones en la aplicación de una determinada técnica siempre que el grupo esté informado y domine la dinámica nueva propuesta.

4. DIRECCIÓN DE REUNIONES

4.1. CONCEPTO Y FUNCIÓN DE LAS REUNIONES

La reunión es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.

Las reuniones tiene una doble vertiente, formal e informal. Cada vertiente cumple una función.

– Vertiente formal: Las reuniones son un medio esencial para difundir informaciones, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo.

– Vertiente informal: Las reuniones satisfacen las necesidades humanas de contacto, afiliación y apego.

Independientemente del tipo de reunión del que se trate, existen dos grandes fases; la preparación y el desarrollo de la reunión.

Preparación

Frecuentemente se subestima la importancia de esta fase, pero se puede afirmar que aquí empieza la clave para conseguir que una reunión sea eficaz.

Desarrollo

El desarrollo de una reunión depende de los objetivos que se persigan y, en consecuencia, del tipo de reunión. El desarrollo específico de cada reunión se estudiará al analizar sus tipos. El principal recurso con el que cuenta el moderador para iniciar, dirigir y controlar la reunión es la utilización eficaz de las preguntas.

A continuación se presentan distintos tipos de preguntas de las que puede hacer uso el moderador, así como la finalidad que puede conseguir con ellas.

4.2. LOS TIPOS DE REUNIONES EN LA EMPRESA

La clasificación de los distintos tipos de reuniones que se desarrollan en la empresa se fundamenta en la dirección que toma la información que en ellas se transmite. Así, hay reuniones de información descendente, ascendente y de debate.

– Descendente, cuando el director de la reunión se limita a informar y los asistentes a pedir aclaraciones.

– Ascendente, cuando se recaban las opiniones de los asistentes.

– Debate, cuando la información circula de forma horizontal entre los asistentes.

Reunión de información descendente

El moderador de estas reuniones, que suele ser el jefe de los reunidos, pretende transmitir información a los asistentes (órdenes, normativas, cambios en los procedimientos). A los participantes no se les pide que sean activos y creativos. Su papel se limita a escuchar, e intervienen, únicamente, para solicitar aclaraciones sobre la información facilitada. En la reunión de información descendente es más importante la habilidad del director para responder que para preguntar. Este tipo de reunión se desarrolla en dos etapas, la transmisión de la información y la confirmación de la misma, aclarando dudas, mediante turnos de ruegos y preguntas. La fase de ruegos y preguntas es indispensable dado que la escucha es selectiva y, con frecuencia, los mensajes no se interpretan correctamente. Se debe responder con seguridad, sin evasivas, y es fundamental que el director consiga un clima de aceptación y participación.

Reunión de información ascendente

En esta reunión el moderador recaba de los asistentes; opiniones, datos, impresiones, causas de determinado funcionamiento, etc. Su función es similar a la que ejerce un entrevistador; por ello; es imprescindible que tenga habilidad para preguntar y que sea aceptado por el grupo. Los asistentes deben responder con sinceridad a las cuestiones planteadas.

El moderador, con una actitud positiva, debe fomentar un clima de mutua confianza, en un ambiente de comunicación favorable, mostrando interés por el asunto de la reunión y la situación personal o profesional de los asistentes. No debe mostrar una actitud amenazante y acusadora, para evitar que los asistentes sientan miedo de participar y teman ser juzgados. La habilidad del moderador para dirigir la reunión evitará la sensación de interrogatorio. Es especialmente útil apoyarse en la comunicación no verbal como ayuda para fomentar la participación , en la habilidad para utilizar las preguntas, y en la capacidad para evitar enfrentamientos personales.

El debate entre profesionales

El objetivo de estas reuniones es analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones o acciones aceptadas por todos. Por ejemplo, puede ser convocada para estudiar un tema o un problema, buscar una nueva estrategia comercial, o elegir una comisión. Una característica diferencia de este tipo de reunión es que en ella los participantes tiene voz y voto.

Debe cuidarse, especialmente, la elección del objetivo y de los participantes, la preparación del tema (para garantizar que lo presenta y dirige de forma adecuada) y la disposición del local, optando por una mesa de estructura circular u oval.

El número ideal de asistentes para un debate se sitúa entre cinco y diez miembros. Un número menor puede precipitar los acuerdos o análisis; y un número mayor exigirá mucho tiempo para que todos intervengan, serán frecuentes las repeticiones y habrá excesivos matices que dificultarán el llegar a acuerdos.

4.3. TIPOLOGÍA Y TRATAMIENTO DIFERENCIAL DE LOS PARTICIPANTES DE UNA REUNIÓN

La personas que asiste a cualquier reunión puede observar las diferencias en las actitudes y la participación de los distintos asistentes. Como se dijo anteriormente, una función del moderador es conseguir la participación de todos los miembros de la reunión. Para facilitar esta tarea básica, los teóricos del comportamiento han establecido tipologías de los participantes. Estos tipos no se presentan Aen estado puro@, sino que lo normal es que en una persona se den rasgos mixtos. La clasificación que se expone a continuación está basada en la tipología de Andre Coqueret.

5. LA PARTICIPACIÓN EN EL EQUIPO DE TRABAJO

El principio fundamental para que un equipo de trabajo funcione es la participación activa de sus miembros. Esta participación activa que determina la eficacia del equipo sólo es posible mediante:

– Una adecuada planificación y organización de las actividades del grupo.

– Un compromiso real de los participantes.

– Un tratamiento sistemático de los problemas principales, independientemente de si son conflictivos o no.

Roles de los participantes

Cada equipo cuenta con un número de miembros más o menos comprometidos en un proceso de relación social. Cada una de estas personas desempeña un determinado rol que marca el tipo de tareas que se deben ejecutar, y dispone de cierto Astatus@. Para evitar malos entendidos y otros problemas es preciso definir exactamente los roles que corresponden a cada miembro del equipo.

El papel desempeñado por cada miembro del equipo, está en relación con lo que los demás esperan de él; así asume su lugar y se comporta de acuerdo con su posición respecto a los otros.

A continuación, se exponen en el cuadro los roles que más influencia ejercen sobre el funcionamiento de todo equipo de trabajo y el que se expongan en casillas separadas no quiere decir que una persona no pueda asumir varios roles al mismo tiempo. Se denominan roles positivos aquellos cuya influencia sobre el equipo de trabajo es beneficiosa, y viceversa. El rol que cada participante desempeña es necesario para la maduración y buen funcionamiento del equipo.

6. CONCLUSIÓN

En conclusión y para terminar, decir que hoy no se puede entender el funcionamiento de la empresa si no es en función de la colaboración de todos los miembros que la componen. Todos los esquemas organizativos parten de este presupuesto y sólo desde la coordinación de todos y cada uno de los Departamentos que componen el entramado de la estructura de la empresa, puede ésta ser competitiva y conseguir además la utilización mejor y más optimizada de sus recursos humanos. Esto quiere decir que desde la organización del grupo de dirección, como los propios Departamentos internamente, deben buscar y estructurar sus esquemas de funcionamiento, utilizando todo el potencial creativo de sus miembros. El mejor sistema para conseguir los propósitos indicados, es a través de la Dinámica de Grupos, que permite el que todos y cada uno de los componentes de cada equipo, en el nivel que le corresponde, funcione al máximo de sus posibilidades.

Todo ello será posible siempre que los animadores, directores de los equipos conozcan las técnicas adecuadas para cada caso y sepan aplicarlas en el momento oportuno.