1. LOS ARCHIVOS: CONCEPTO Y TIPOS DE ARCHIVO
CONCEPTO DE ARCHIVO
Dos son las acepciones con las que los autores definen el archivo:
Ø La primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa. Va enfocada hacia los elementos, las formas o las clases en donde se guardan los papeles
Ø La segunda hace referencia al local donde se almacenan esos documentos. Va enfocada al almacén de documentos donde buscamos el “ legajo” solicitado.
Definición de archivo
Podemos definir el archivo cómo el lugar dónde están debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa,, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
Se deben establecer unas normas concretas respecto a la custodia o conservación de los documentos que el personal ha de respetar o seguir , así como establecer unos criterios de organización hacia el propio archivo, como puede ser dividido en niveles dependiendo, por ejemplo, de la frecuencia de la consulta.
CLASES DE ARCHIVO
Los archivos como tales prestan una serie de servicios a la sociedad, pues son el testimonio de tiempos pasados y el lugar donde se acude en busca de datos. A nivel general y atendiendo al tipo de documentos que contienen podemos distinguir:
1. Archivos históricos, conservan documentos que tienen valor histórico
2. Archivos eclesiásticos, guardan los documentos correspondientes al quehacer religioso. Se dividen en:
Ø Catedralicios
Ø Monásticos
Ø Diocesanos
3. Archivos de Gobierno, recogen documentos de interés para el Gobierno de una nación. Podemos distinguir entre:
Ø Archivos de relaciones internacionales
Ø Archivos militares
4. Archivos de la Administración, conservan documentos correspondientes a las diferentes administraciones: Se clasifican:
Ø Administración central
Ø Administración autonómica
Ø Administraciones locales
5. Archivos de empresas, recogen la documentación existente en las empresas
6. Archivos privados, guardan y custodian los documentos particulares
Otro tipo de clasificación atiende a los siguientes criterios:
§ El grado de utilización
Los archivos se clasifican según este criterio de la siguiente manera:
Ø Activos, los documentos se guardan o custodian en este tipo de archivo mientras dure su vida o mientras su utilización sea frecuente
Ø Semi-activos, pasan a este tipo de archivos los documentos que están en el archivo activo y aunque reflejan operaciones recientes, se consultan de forma muy esporádica por ser operaciones ya finalizadas
Ø Pasivos, este archivo recibirá la documentación del archivo semi-activo. Estos documentos rara vez van a ser solicitados, pero no por ello dejarán de estar clasificados.
§ El grado de autonomía
Los archivos se dividen según el grado de autonomía del siguiente modo:
Ø Centralizado, en este archivo van a converger todos los documentos de la empresa, por lo que esa documentación se encuentra en un mismo lugar donde se atenderán a través de su responsable las peticiones de consulta
Ø Descentralizado, este archivo tiene una serie independiente de divisiones. Por regla general su número dependerá de tantos departamentos, secciones o servicios como tenga la organización de la propia empresa. Los archivos descentralizados persiguen que cada departamento sea independiente pero sin perder el nexo de unión
2. MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE ARCHIVO
ARCHIVOS CONVENCIONALES
A) Mobiliario
El mobiliario utilizado en los archivos puede clasificarse básicamente del siguiente modo:
– Estanterías, conjunto de estantes que instaladas horizontalmente sirven para colocar y guardar los diferentes tipos de carpetas
– Estanterías modulares, muy parecidas a las anteriores, contienen una serie de cajas de plástico de colores donde podemos archivar y guardar la información.
Tanto a estas estanterías como a las otras se les puede añadir persianas como medida de seguridad
– Armarios con carpetas suspendidas, clásico mueble archivador metálico con un número determinado de grandes cajones que a su vez contienen las carpetas en suspensión que descansan sobre las guías
– Armario sobre raíles, son los grandes grupos de estanterías que se desplazan a lo largo de unos raíles, dejando un pasillo transversal a voluntad del empleado por donde tendrá acceso a dichas estanterías.
– De seguridad, las empresas poseen información que es vital para su seguridad. Existe un mobiliario específico para protegerla como muebles antitérmicos o con clave de acceso.
B) Convencionales
CARPETAS
Ø Carpetas Clasificadoras, son carpetas amplias divididas por un sistema de fuelle con una etiqueta cada uno, en orden alfabético, cronológico etc.
Ø Carpeta simple, es el tipo de carpeta más utilizada, por lo que podemos considerarla como el sistema de archivo por excelencia
Ø Carpetas colgantes, tipo de carpetas con dos enganches de plástico en la parte superior de cada solapa que permiten su colocación sobre las guías de un bastidor con ruedas.
CARPETA ARCHIVADOR
Ø Tipo A-Z, es el tipo más extendido de esta clase de carpetas, se encuentra prácticamente en todas las oficinas y despachos. Dispone de dos fuertes ganchos de medida estandarizada para la perforación del papel.
Una de sus principales ventajas es su buen precio y el servicio que presta. Por lo general los documentos se clasifican de manera alfabética en esta carpeta, Se adquieren inseparablemente de una caja contenedora para su fácil colocación en las estanterías
Ø Con anillas, tipo de carpeta con dos anillas para archivar los documentos ya perforados. Lleva a su vez una especie de caja que a su vez sirve de archivo para tres o cuatro carpetas más.
3. FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO
Funcionamiento habitual de un archivo
El funcionamiento habitual de un archivo dependerá del tipo de documentación intervenido.
Ø En primer lugar comprobaremos que la documentación haya finalizado su recorrido por la oficina
Ø A continuación, pasaremos a guardar ese documento con un sistema de archivo u otro. Según su futura movilidad y/o los criterios dictados
Hay documento en la oficina que estarán depositados en las bandejas de la mesa en espera de su manipulación Posiblemente ese documento pase más tarde a una carpeta simple a una carpeta colgante correspondiente en su correspondiente mueble archivador
Una vez que la documentación haya dejado de ser útil se dejará en el archivo semi-activo para que cuando así lo decida el responsable del mismo y según normas dictadas, se pase a pasivo o definitivo
Normas prácticas de utilización
Realmente no existe una normativa para la regulación de los archivos. Cada empresa adoptará aquellas reglas que le sean útiles, adaptándolas a sus necesidades, que normalmente están dictadas por el jefe/a de a oficina, departamento, de archivo, etc
Una vez que la empresa haya establecido esas normas de utilización es muy importante que los empleados las sigan para evitar errores y pérdidas de tiempo
Señalamos algunas reglas de carácter general para la utilización de los archivos:
Ø Comprobar que el recorrido ha finalizado
Ø No retrasar el archivo de documentos, pues no es aconsejable la acumulación de documentación pendiente de archivar
Ø Indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo
Ø Si los documentos son extraídos del archivador, dejar en el espacio físico que ocupaba una ficha de referencia, en el que se indicará la fecha,, el departamento y la persona que se lo llevó.
No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo.
.4. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN, CONSERVACIÓN, ACCESO, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
A) Sistemas de ordenación y clasificación
La clasificación constituye la base del sistema del archivo empresarial. Sin una clasificación los datos y las informaciones serían difícilmente interpretables
En la clasificación documental se utilizan los siguientes criterios o métodos: alfabéticos, numérico, geográfico, temático y cronológico.
§ La clasificación numérica
– Consiste en el empleo de series de números progresivos para ordenar los documentos.
– Esta clasificación sólo es aplicable en combinación con otros métodos a casos concretos: pedidos, facturas, albaranes de entrega y envío, etc.
– Es adecuada para los bufetes jurídicos, las empresas hosteleras y las compañías de seguro.
§ La clasificación alfabética
Ø Cuando realizamos una clasificación alfabética de personas o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena.
Ø Es el sistema de clasificación más extendido debido a que en él no se excluye el empleo de otros sistemas de clasificación.
Ø Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona o la razón social de la empresa
Ø Normas:
– Nombres de personas
a) En los nombres propios de personas individuales tomamos como palabra principal el primer apellido
b) En caso de que coincida el primer apellido, se toma el segundo apellido para la clasificación, y si coinciden los dos apellidos se tomará el nombre
c) No se considerarán las preposiciones, las contracciones y los artículos
d) Los apellidos compuestos separados por un guión se considerarán como un solo apellido
– Empresas
a) En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma, sin tener en cuenta su actividad
b) Si el nombre de la empresa contiene las palabras Hijos de…., Sobrinos de ….., se prescinde de ellos
c) Para las empresas conocidas habitualmente por su siglas, tomaremos éstas para su clasificación
Si el nombre de la empresa comienza con un artículo no lo tendremos en cuenta a la hora de su clasificación
§ La clasificación geográfica
En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y nombre
Si coincidiesen varias empresas o personas con el mismo nombre y localidad, utilizaríamos como criterio el nombre de la calle donde residan, seguido del nombre o razón social.
§ Clasificación temática
– Los documentos se agruparán en función del tema en que se traten, entendiendo por materia una determinada característica común a todos los documentos
– Una vez definidos los temas, dentro de cada uno la clasificación puede realizarse en función de los siguientes criterios:
Ø Orden alfabético de los contenidos
Ø Agrupación de materias según categoría lógicas, adoptando alguno de los siguientes criterios:
a) Numérico, a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la materia otro número
b) Alfanumérico, a cada materia principal le asignamos una letra y las subdivisiones se representan por una letra o número que se agrega al primer componente
§ Clasificación cronológica
– Agrupa la documentación sobre la base de las fechas de emisión, de vencimiento, de recepción
– Debemos utilizar siempre la misma fecha
– Se debe mantener el criterio elegido el máximo tiempo posible
– En el caso de que coincidieran dos fichas con igual fecha utilizaríamos como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética
B) Confidencialidad de la información y documentación
La confidencialidad de la información de una empresa viene establecida por su dimensión, su sistema jerárquico y el grado de responsabilidad otorgada a su personal.
Los trabajos de oficina y entendemos por éstos los que se realizan no sólo para la captación y registro de datos, como clasificación, apuntes contables, etc. sino también los que sirven para controlar procesos productivos, estudios mercados, estudios tecnológicos y en definitiva trabajos que una vez elaborados van a aportar información valiosa para el desarrollo de las actividades de la empresa, han de disponer de unas medidas de seguridad para su transmisión.
Es conveniente saber:
Ø Qué persona o empleado/a necesita información
Ø Qué tipo de información necesita
Ø Quién es el responsable de la toma de decisión, es decir, de dar la información.
Las respuestas a estos interrogantes varían dependiendo de cómo esté estructurada la empresa y su organización.
La Dirección General de la empresa será:
Ø La que establezca los controles y filtros de acceso a la información que incida en el desarrollo de las actividades vitales para la empresa.
Ø Delegará en las subdirecciones o direcciones existentes y en las personas existentes y en las personas que estén al frente de ellas para limitar las responsables de acceso a la información confidencial guardada.
C) Necesidad de conservación de la documentación
Dos de las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar o guardar la documentación son;
Ø Por el propio interés de la organización
Conservar o guardar la documentación, es decir la documentación que recibe y emite la empresa permite mantener en activo la memoria o la información de la propia de la empresa
Cualquier sistema de archivo evita uno de los mayores problemas con los que se encuentran las empresas en su actividad burocrática que son las demoras en la localización de los documentos solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario
Ø Por exigencias legales
El Código de Comercio en su artículo 30, apartado primero, indica lo siguiente:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales
4. EL ARCHIVO INFORMÁTICO
Si la informática sirve para racionalizar el trabajo administrativo, podemos decir que ha revolucionado la tecnología de los archivos en cuanto a la gestión archivística se refiere.
Para cubrir las necesidades de optimizar las tareas de datos de una empresa consiste en utilizar los paquetes integrados, que no son más que aplicaciones de gestión relacionadas entre sí. Se trata de :
Ø Procesadores de texto
Ø Hojas de cálculo
Ø Bases de datos
Cierto es que la propia informática nos devuelve papel o documentos que hemos de archivar. Existen unos sistemas de archivos electrónicos para archivar documentos como pedidos, facturas, albaranes tanto recibidos como emitidos. Son las bases de datos y los escáner de oficina:
Ø Con las bases de datos procesaremos toda la información recibida, originada y emitida por la empresa
Ø Con el escáner captaremos, prácticamente en la mayoría de los casos, datos que llegan a la empresa del exterior. De este modo habremos conseguido que toda la información reflejada en papel sea tratada electrónicamente.
No obstante, se conservará el original de aquella página o páginas solamente cuando están firmadas de puño y letra por el emisor
Los medios que actualmente se utilizan para almacenar los documentos escaneados, tanto de texto como de imágenes, son:
ü Los discos ópticos
ü Las cintas magnéticas
ü Las unidades ZIP
Para guardar los discos de 3,5, los CD y DVD, existen en el mercado diversos accesorios, tales como los estuches flexibles con o sin cremallera y los archivadores rígidos entre los que s encuentran los tipo torre, escalera y cajas apilables
5. CONTROL DEL ARCHIVO
El control del archivo va ligado al movimiento de los documentos, es decir, al trasvase de los papeles de un archivo a otro
Los documentos que se encuentran en el archivo activo, sabiendo que éste es un lugar de mero tránsito para los papeles, no deberían permanecer en él más tiempo del imprescindible para la realización de las operaciones habituales con esos documentos
El archivo semi-activo recepcionará los documentos y los clasificará de acuerdo con las normas establecidas en la empresa. El/ la responsable del archivo semi–activo tomará como referencia esta normas
La clasificación más aconsejable para pasar la documentación del semi-activo al pasivo es la cronológica y el período recomendable es un año. De este modo el empleado/a dispondrá las carpetas que contendrán la documentación debidamente clasificada para su traslado al pasivo. En estas carpetas es muy conveniente señalar el asunto o clase de documentación que se guarda.
