1. INSCRIPCIÓN DE LAS EMPRESAS
El empresario, ya sea persona física o jurídica, pública o privada, que por primera vez vaya a emplear a personas deberá solicitar su propia inscripción. La cual es un requisito previo e indispensable a la iniciación de las actividades. Se ha de realizar en la Tesorería Territorial de la Seguridad Social de la provincia en la que radique el domicilio del empresario.
La inscripción es válida para todo el Estado español y válida durante toda la vida de la empresa
a) Documentación necesaria
§ Impreso de inscripción por triplicado
§ Si el empresario es persona física, habrá de adjuntar fotocopia del NIF o pasaporte o documento que los sustituya si es extranjero.
Si es persona jurídica se adjuntará fotocopia de la escritura de constitución y NIF del representante legal de la misma
§ Póliza de accidentes de trabajo
§ Alta en el Impuesto de Actividades Económicas
§ Altas en la Seguridad Social de los trabajadores contratados.
b) Código de cuenta de cotización
Tras la inscripción de la empresa, la Tesorería de la Seguridad Social le asigna el código de cuenta de cotización, que consta de diez cifras divididas en tres partes:
§ Número de orden de la provincia
§ Número correspondiente a la empresa
§ Código de control
IMPRESO TA 6
c) Variación de datos y cese en la actividad de la empresa
Las empresas deberán comunicar cualquier variación que se produzca en los datos que comunicaron a la Tesorería Territorial de la Seguridad Social en el plazo de seis días naturales, contados a partir de la fecha en que se realice dicha variación.
Los empresarios han de comunicar a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social el cese de su actividad, temporal o definitivo, dentro de los seis días naturales siguientes a la fecha en que se produzca. La comunicación del cese debe ir acompañada de los partes de baja de los trabajadores.
2. APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO
La apertura del centro de trabajo debe de comunicarla el empresario a la Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de la provincia donde radique el nuevo centro.
La comunicación se efectuará dentro de los treinta días siguientes a la apertura del centro de trabajo o a la reanudación de la actividad.
Si la comunicación recibida no reúne los datos exigidos, el interesado dispondrá de diez días para que subsane los defectos. En caso contrario se entenderá como no efectuada la comunicación.
¿Quién debe de efectuar la comunicación de apertura? à El empresario
Documentos a aportar:
§ Datos de la empresa
§ Datos del centro de trabajo
§ Datos de la plantilla
§ Actividad que desarrolla
3. AFILIACIÓN Y ALTA DE LOS TRABAJADORES
Los empresarios están obligados a inscribir en el sistema de la Seguridad Social a todos los trabajadores que contraten
La afiliación:
§ Es obligatoria para todo el personal dentro del campo de aplicación de la Seguridad Social
§ Única para toda la vida de los trabajadores, sin perjuicio de las altas, bajas y demás variaciones que puedan producirse con posterioridad a su afiliación.
Se formalizará en el impreso oficial correspondiente y la efectuará la Dirección Provincial de la TGSS y deberá solicitarse antes de la prestación de servicios de la persona trabajadora.
Formas de afiliación
- Afiliación a petición de la empresa
- Los empresarios deben solicitar la afiliación de las personas que contraten, a no ser que ya estuviesen afiliados.
- La afiliación se realizará a nombre del trabajador en la Tesorería de la Seguridad Social y antes de empezar la relación laboral
- Cada beneficiario dispondrá de una tarjeta individual con sus datos y con el número que se le haya asignado.
- Afiliación a instancia de las personas trabajadoras
Cuando un empresario incumpla con la obligación de afiliar a algunos trabajadores, éstos podrán solicitar directamente su afiliación en la Tesorería de la Seguridad Social de la provincia donde radique su centro de trabajo.
- Afiliación de oficio
Se efectuará cuando la inspección de Trabajo compruebe que no se ha cumplido con la obligación de solicitar la inscripción de los trabajadores.
Ejemplo:
Un trabajador inició su relación laboral como auxiliar administrativo, con un contrato de trabajo en prácticas, el 14 de diciembre de 2002. El 14 de Enero de 2003 el empresario procedió a dar de alta al trabajador. Dijo que no lo había hecho antes dado que el período comprendido desde el 14 de diciembre al 14 de Enero de 2003 correspondía al período de prueba.
El empresario no procedió bien porque tiene la obligación de dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social antes de iniciar su prestación de servicios, incluso en los períodos de prueba. La presentación tardía del alta puede ocasionarle sanciones administrativas
§ Altas, bajas y variaciones de datos de las personas trabajadoras
Los empresarios deben comunicar:
Ø Las altas de las personas trabajadoras
Ø Las bajas de los trabajadores que hayan interrumpido su relación con la empresa
Ø Las variaciones que se produzcan en los datos de los empleados
Altas
La afiliación inicial de la persona trabajadora implica su alta en la Seguridad Social
Las altas se presentarán antes del inicio de la relación laboral, cuando la solicitud se realice fuera de plazo tendrá efecto desde el día de su presentación
La afiliación y alta se formalizará a nombre del trabajador:
Ø Bien mediante la prestación personal en las oficinas de la Seguridad Social
Ø O bien mediante el envío de la documentación por cualquier procedimiento informático o telemático, por ejemplo el fax
En cuanto a las firmas
En el parte de alta y en el de variación de datos constarán las firmas del empresario y del trabajador
En el parte de baja solo constará la del empresario
La Seguridad Social asigna a cada trabajador un número de afiliación que consta de once cifras:
Ø Las dos primeras corresponden a la provincia donde se afilien
Ø Las siete siguientes a la afiliación
Ø Las dos últimas son de control
Bajas
Cada vez que un trabajador finalice su relación laboral deberá ser dado de baja
Dónde y cuando se deben comunicar las bajas y las variaciones
Las bajas de los trabajadores, así como las variaciones que se produzcan en sus datos, se deben comunicar a la Seguridad Social dentro del plazo de seis días naturales siguientes al cese del trabajo
Validez de la tarjeta de la Seguridad Social
La tarjeta definitiva de la Seguridad Social será válida para acreditar los datos del titular en todo el Estado, en la Entidades gestoras de la Seguridad Social, Tesorería General y demás administraciones públicas.
La tarjeta permitirá a su titular realizar, en los terminales automáticos de información y gestión las operaciones sobre datos de filiación e historia laboral, de cotización y prestaciones económicas entre otras
4 LIBRO DE VISITAS
El empresario una vez que haya procedido a:
Ø A la inscripción en la Seguridad Social
Ø Haya comunicado la apertura del centro de trabajo
DEBERÁ ADQUIRIR Y DELIGENCIAR EL LIBRO DE VISITAS EL CUAL ES OBLIGATORIO, para que la inspección de trabajo realice las anotaciones oportunas.
A) Libro de visitas
Cada centro de trabajo ocupe o no a trabajadores por cuenta ajena, está obligado a tener un libro de visitas para que la inspección de trabajo realice las diligencias oportunas en el mismo.
Este libro lo diligenciará en la primera hoja el Jefe de la Inspección de Trabajo que sellará todas sus hojas.
Tiempo a conservar los libros de visitasà un plazo mínimo de cuatro años a partir de la última diligencia, una vez agotado el mismo.
Sanción:
Ø La no presentación del libro a los inspectores
Ø La carencia del libro
Ø La no conservación del libro durante el plazo fijado
B) Libro de matrícula
La Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo pone a disposición del empresario un libro de matrícula del personal con el fin de facilitar la labor de comprobación de la Inspección de trabajo.
Cada centro de trabajo puede llevar un libro en el que inscribirá a todas las personas trabajadoras en el momento de iniciar su relación laboral y se hará constar:
Ø Nombre
Ø Apellidos
Ø Fecha y lugar de nacimiento
Ø Número de afiliación
Ø Fecha de alta en la empresa
Ø Número de matrícula que le corresponda
El trabajador firmará para aprobar los datos consignados en la inscripción.
Variaciones
Si se produjeran han de estar firmadas por los trabajadores
Bajas
Las bajas se anotan en este libro y debe de constar la fecha de baja
La Dirección General de Inspección podrá autorizar la sustitución del libro por otro sistema de documentación que ofrezca las mismas garantías.
Desde el 1 de Enero de 2002 quedó suprimida la obligación de los empresarios a llevar este libro de matrícula de personal y por tanto, no se sanciona por no disponer o no llevarlo al día.
Esto no implica la eliminación del deber de la empresa a mantener y suministrar los datos e información que hasta hora proporcionaba el libro de matrícula.
Conservación de la documentación
Las empresas deben conservar durante cuatro años:
Ø Los documentos de inscripción de la asociación para la protección de accidentes y enfermedades profesionales
Ø Los documentos de afiliación de los trabajadores
Ø Los partes de bajas, altas, y comunicación de variación de datos.
TRABAJADORES AUTÓNOMOS
Deberán inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social todos los trabajadores por cuenta propia que realicen de forma habitual una actividad económica a título lucrativo sin sujeción a contrato de trabajo, independientemente de que contraten a otros trabajadores.
La afiliación y alta se llevará a cabo en los 30 días siguientes al inicio de la actividad.
Dónde se realizará la inscripción
En las agencias y oficinas de la seguridad Social
5. CALENDARIO LABORAL
Las empresas deben elaborar un calendario de los días inhábiles a efectos laborales, retribuidos y no recuperables, que estará de acuerdo con la regulación que anualmente realiza el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y con lo establecido por las comunidades autónomas y los ayuntamientos.
El calendario laboral debe estar expuesto en cada centro de trabajo y comprenderá:
§ Las horas de trabajo diarias y anuales
§ Los domingos y días de descanso semanales
§ Las fiestas que coincidan con jornada laborable
§ Las vacaciones anuales y las fechas de disfrute
§ Las pausas
§ Etc.
Þ Para elaborar el calendario laboral se consultará a los representantes laborales de los trabajadores
Þ Las fiestas laborales de carácter retribuido y no recuperable no podrán exceder de 14 al año, de las cuales dos serán locales.
Þ Las fiestas se distribuyen de la siguiente manera:
- Fiestas de carácter cívico
– 12 de octubre (Fiesta Nacional de España)
– 6 de diciembre (Fiesta del Trabajo)
- Fiestas fijadas en el Estatuto de los Trabajadores
– 1 de enero (Año Nuevo)
– 1 de mayo (Fiesta del Trabajo)
– 25 de diciembre (Natividad del Señor)
- Fiestas en cumplimiento del acuerdo con la Santa Sede
– 6 de enero (Epifanía del Señor)
– 19 de marzo (San José) o 25 de julio (Santiago Apóstol)
– 15 de Agosto (Asunción de la Virgen)
– 1 de noviembre (Todos los Santos)
– 8 de diciembre (Inmaculada Concepción)
– Jueves Santo
– Viernes santo
Las comunidades Autónomas peden optar por celebrar la fiesta de San José o la de Santiago Apóstol
A las doce fiestas nacionales se sumarán las dos fiestas locales, con las que se complementan las catorce establecidas en el Estatuto de los Trabajadores.