Diseño de documentos. Funciones de edición. Procedimientos de trabajo con varios textos. Inserción de gráficos. Índices y sumarios. Macros.
GUIÓN – INDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. PROCESADORES DE TEXTO
3. DISEÑO DE DOCUMENTOS
4. FUNCIONES DE EDICIÓN
5. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO CON VARIOS TEXTOS
6. INSERCIÓN DE GRÁFICOS
7. ÍNDICES Y SUMARIOS
8. MACROS
1. INTRODUCCIÓN
Ofimática, equipo que se utiliza para generar, almacenar, procesar o comunicar información en un entorno de oficina. Esta información se puede generar, copiar y transmitir de forma manual, eléctrica o electrónica.
El rápido crecimiento del sector servicios dentro de la economía, iniciado a mediados de la década de los setenta, ha creado un nuevo mercado de equipos de tecnología avanzada de oficina. La creciente incorporación de microchips y microcircuitos a la maquinaria de oficina ha difuminado la frontera entre el ordenador o computadora y el resto de la maquinaria. Todas las máquinas de oficina modernas (máquinas de escribir, dictáfonos, fotocopiadoras, calculadoras, equipos telefónicos) contienen un microprocesador.
Actualmente los ordenadores (independientes o conectados a una red) equipados con programas especializados realizan tareas de telecopia, fax, correo de voz o telecomunicaciones, que anteriormente eran realizadas por otros equipos. Las computadoras, además de haber sustituido prácticamente a las máquinas de escribir, a las calculadoras y a los equipos de contabilidad manual, realizan también tareas de diseño gráfico, de planificación, de producción y de diseño de ingeniería (CAD/CAM).
Los documentos de oficina son, por lo general, registros producidos mecánica o electrónicamente (cartas, hojas de cálculo, informes, facturas). Se realizan en equipos tales como máquinas de escribir, procesadores de texto y computadoras y pueden guardarse en papel o en soporte electrónico.
2. PROCESADORES DE TEXTO
E1 procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de textos.
En este punto conviene matizar y diferenciar entre lo que son “editores de texto”, “procesadores de texto” y “paquetes de autoedición”.
Los editores de texto son programas muy sencillos cuyo fin principal es el de crear ficheros de texto. No ofrecen la posibilidad de dar formato a un documento y se limitan a representar en pantalla los caracteres generados por el teclado. Su utilidad principal es la de editar ficheros de datos, o bien, la escritura de programas.
Los procesadores de texto son programas que permiten dar formato a un texto y realizar un gran número de operaciones tales como moverlo, cambiar el tipo de letra e imprimirlo. Los procesadores más avanzados permiten la inclusión de gráficos, el diseño de página en varias columnas y otras funcionalidades que se tratarán más adelante.
Los programas de autoedición son el peldaño superior a los procesadores de texto, aunque hoy en día la frontera entre ambos es cada vez más difusa. Están orientados a la maquetación y diseño de publicaciones tales como periódicos y revistas. Poseen las capacidades de escritura y corrección de un procesador de textos y su potencia se encuentra en el formato y diseño.
En el proceso de elección deberán tenerse en cuenta todas aquellas necesidades, limitaciones y restricciones que afecten, entre otros, a los puntos siguientes:
• Requisitos de funcionalidad, facilidad de uso y “amigabilidad”.
• Requisitos derivados del entorno de operación desde los puntos de vista del equipamiento físico y del equipamiento lógico (sistema operativo y otros programas de aplicación).
Factores relativos a las necesidades de los usuarios
Uno de los primeros factores a tener en cuenta cara a la elección de un programa para el procesamiento de textos es la experiencia previa del usuario. En el caso de usuarios poco habituados al trabajo con este tipo de dispositivos (aunque tengan un correcto dominio de fa mecanografía) la necesidad más inmediata puede ser la de “amigabilidad” y facilidad de uso del programa en cuestión, aunque ello suponga cierto sacrificio de las potencialidades funcionales del paquete en cuestión. Este factor es muy importante para mitigar o anular los posibles efectos negativos de rechazo provenientes de la complejidad o dificultad de utilización de un determinado paquete por muy potente que sea.
Una vez tenido en cuenta el factor anterior, será necesario que se conozca con la mayor precisión posible la naturaleza y tipos de los documentos que se van a editar a través de la utilización del programa en cuestión. Por ejemplo, no necesitará la misma potencialidad funcional un programa dedicado fundamentalmente a la edición de escritos administrativos que otro que deba emplearse para la confección de estudios o memorias, en cuyo caso deberán tenerse presentes las necesidades que existan en cuanto al tratamiento de elementos numéricos, las características de tabulación, inserción de gráficos comerciales y hojas de cálculo, o de registros y tablas de bases de datos.
También deberá considerarse el nivel de calidad escrita y presentación de los documentos que se van a editar. Ello obligará a cerciorarse de que el paquete en cuestión soporta o es compatible con las impresoras más adecuadas en cada caso.
Factores relativos al entorno de operación
Fundamentalmente existen dos factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de elegir un programa determinado.
El primero de ellos es relativo a la compatibilidad con el equipamiento previamente existente en el entorno de operación y muy especialmente en lo relativo a las plataformas sobre las que va a funcionar el programa en cuestión. En este sentido el comprador deberá conocer con el mayor detalle posible los recursos disponibles tales como tipos y modelos de ordenadores, sistemas operativos, memoria RAM libre, almacenamiento en disco, tipo de monitor y adaptador gráfico disponible, impresoras que se utilizarán, etc. Si alguno de los dispositivos necesarios no existiese previamente en el entorno de operación, deberá contemplarse la posibilidad de su adquisición.
El segundo factor importante que se debe tener en cuenta se refiere a la compatibilidad entre el programa de procesamiento de textos y otras aplicaciones previamente existentes, desde las cuales se deban importar datos o hacia las que sea necesario exportarlos desde el programa en cuestión. En lo relativo a este punto el comprador deberá conocer las herramientas correspondientes a esas aplicaciones, y los formatos de ficheros utilizados o utilizables en cada caso.
3. DISEÑO DE DOCUMENTOS
Entre los principales conceptos que se manejan en los procesadores de texto para el diseño de documentos están los siguientes:
• Espaciado interlineal: cantidad de espacio entre las líneas del texto del documento.
• Numeración de líneas: se utiliza para numerar las líneas de un documento y para imprimir cada número de línea.
• Tabulaciones: permiten desplazar una línea individual de texto y alinear las columnas de texto.
• Columnas: se utilizan para dividir el texto verticalmente en la página, los tipos de columnas más habituales son:
– Periodísticas: hacen que el texto fluya en forma continua de columna en columna tal como aparecen en los diarios y periódicos.
– Paralelas: se utilizan para escribir bloques de texto en columnas desiguales lado a lado en la misma página como por ejemplo una lista de inventario.
• Encabezados/Pies de página: parte de texto que se incorpora en la parte superior o inferior de cada página o en páginas alternas de un documento.
• Justificación de texto: alinea el texto con los márgenes derecho e izquierdo, o centra el texto entre los márgenes.
• Negrilla y subrayado: son aspectos del texto que posibilitan hacerlo más oscuro, subrayar el mismo o ambas cosas a la vez.
• Tipos de letra: diferentes tamaños, aspectos o fonts de los textos que forman los documentos. Se pueden complementar los tipos de letra del procesador con los incorporados en la impresora mediante cartuchos dependiendo del tipo de impresora. Como ejemplo de tipos de letra se pueden citar “Times Roman”, “Helvética” y “Courier”.
• Editor de ecuaciones: editor que permite crear y editar fórmulas y expresiones matemáticas, científicas y de negocios con el propósito de incluirlas en los documentos.
• Funciones de diseño de página:
– Espaciado interlineal.
– Numeración de líneas.
– Tabulaciones.
– Columnas periodísticas y paralelas.
– Márgenes.
– Numeración de páginas.
– Tamaño de papel.
– Tipos de letra.
– Encabezados/Pies de página.
• Funciones de edición de texto:
– Negrilla y subrayado.
– Tipos de letra.
– Generación de índices.
• Funciones gráficas:
– Creación de tablas.
– Editor de ecuaciones.
– Gráficos.
• Funciones avanzadas:
Las funcionalidades que a continuación se enumeran son comunes a todos los procesadores de texto e intervienen directamente en el rendimiento de dichos productos.
Búsqueda y sustitución. Esta característica de los procesadores de texto permite buscar una palabra en un documento y reemplazarla por otra.
Copiar y mover. Permite copiar o mover palabras, bloques de texto 0 gráficos en diferentes partes de un mismo documento, o bien de un documento a otro.
Corrector ortográfico. Herramienta que permite corregir ortográficamente un texto a partir de un diccionario interno y que puede enriquecerse añadiendo aquellos vocablos que no estén contenidos en el mismo. Los tratamientos de textos más modernos disponen de estos diccionarios en diversos idiomas. Existe la modalidad de corrector dinámico que muestra cualquier disconformidad ortográfica o sintáctica en el momento de su escritura.
Diccionario de sinónimos. Al igual que el corrector ortográfico la herramienta de sinónimos brinda al usuario la posibilidad de conocer los sinónimos y antónimos de una palabra y sustituirla en el texto que se esté tratando. Suele ser una herramienta muy útil ya que permite desplazarse desde una palabra incluida en el texto a su sinónimo y de este último sinónimo a otro sinónimo, etc.
Fusiones. Permite generar una cantidad masiva de cartas, recibos o comunicaciones a partir de dos documentos, uno primario con la información repetitiva (ej: la base de todas las cartas a generar) y otro secundario con los datos particulares de cada una de ellas. Esto permite que la creación de cartas para un envío masivo se pueda realizar en pocos minutos.
Gráficos/Diagramas/Tablas/Ecuaciones. El avance tecnológico tanto del software como del hardware hacen que la barrera entre los programas de autoedición y los procesadores de texto sea cada vez más estrecha, así, los procesadores de texto más modernos poseen la capacidad de generar gráficos, diagramas, tablas y ecuaciones.
Hoy en día los procesadores de texto punteros son muy similares salvo pequeñas diferencias de calidad o funcionalidad que pueden decantar al usuario por uno u otro producto. Todas estas características están orientadas a hacer más cómodo y eficaz el trabajo con un procesador de textos.
Los puntos relevantes a destacar son los siguientes:
“Marcas de agua”: son gráficos que aparecen difuminados en el fondo de una página y que se suelen utilizar para incluir comentarios como “borrador”, “confidencial” o para incluir el logotipo de una organización.
Personalización de estilos: algunos procesadores de textos permiten personalizar estilos de párrafos de tal forma que todos los documentos tengan la misma estructura y estilo sin necesidad de definirlos cada vez que se comienza un documento.
Abreviaturas: permiten al usuario utilizar y definir las abreviaturas de aquellos términos que utiliza con más asiduidad, expandiéndolos una vez concluido el documento.
Corrección ortográfica dinámica: es una facilidad que presentan algunos procesadores de texto para corregir ortográficamente lo que se acaba de escribir sin necesidad de volver sobre el texto.
Corrector gramatical: una de las más recientes innovaciones en el procesamiento de textos es el análisis de la sintaxis de un documento escrito, optimizando la “legibilidad” del producto final, ofreciendo ideas y consejos sobre el contenido del mismo.
Creación de índices en los documentos: es otra aportación a la optimización del trabajo de oficina. Tradicionalmente ha sido muy complejo el mantener y localizar al cabo de varios meses un documento determinado del cual quizás sólo se conozca un pequeño dato o nombre incluido en el mismo. Esta funcionalidad permite crear un índice de los documentos contenidos en un árbol de directorios, posibilitando así la localización, visualización y recuperación de un documento a partir de cualquier palabra contenida en el mismo, en muy pocos segundos.
4. FUNCIONES DE EDICIÓN
La presentación de los documentos que se elaboran a través de los procesadores de texto, deberán alcanzar un nivel de presentación adecuado. Estas aplicaciones incluyen unas funciones de edición, que coinciden prácticamente independientemente del procesador utilizado (Word, Wordperfect, Works, entre otros). Las funciones de edición facilitan el trabajo a la hora de modificar un texto, ya diseñado. Con las funciones de edición tratamos, de con ahorro de tiempo considerable (al no tener que volver a teclear) conseguir unos resultados llamativos.
Para mejorar la presentación de los documentos, utilizaremos, entre otros:
• ESCRITURA Y CORRECCIÓN
Son funciones tipo “máquina de escribir”, pero en este caso el usuario puede ver y corregir todo documento antes de imprimirlo:
– Borrar (suprimir): Se puede borrar palabra a palabra, línea a línea.
– Sobreescribir.
– Insertar.
– Salto de línea (retorno de carro automático).
– La ubicación del texto: El centrado (entre márgenes, alrededor de un punto, de un bloque, de una pagina).
– La alineación de textos.
– El sangrado de textos.
• BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN
Puede buscar y reemplazar texto, especificar el formato y los elementos especiales, como por ejemplo marcas de párrafo, campos o gráficos. Para optimizar una búsqueda, utilice caracteres comodín. Podemos realizar las siguientes operaciones:
– Buscar texto.
– Buscar un formato concreto.
– Reemplazar texto.
– Reemplazar un formato concreto.
– Buscar y quitar texto o formato de caracteres.
– Buscar y reemplazar marcas de párrafo, saltos de página y otros elementos.
– Optimizar una búsqueda utilizando caracteres comodín.
• MANEJO DE BLOQUES
Se entiende por bloque un área del documento seleccionada por el usuario. Las funciones de bloques permiten al usuario mover, cambiar, duplicar o eliminar áreas del documento de una forma rápida y sencilla. Cualquiera que sea la función a utilizar, el usuario tiene que “definir” el bloque antes de realizar la operación.
Cuando se trabaja con bloques se habla de “cortar”, “copiar”, “pegar”. Cuando se quiere mover un bloque, los pasos a realizar son:
– Marcar el bloque.
– Cortar (o copiar) el bloque. Cuando el bloque es cortado desaparece del documento y permanece en el portapapeles, pero si lo copiamos permanece en el mismo lugar del documento.
– Mover el cursor a la nueva posición de destino del bloque y pegamos.
Las funciones de bloques permiten el intercambio de áreas de texto entre documentos, y grabar estas áreas en ficheros independientes del documento.
• ENFATIZADO DEL TEXTO
Para aplicar el formato de carácter a una sola palabra, seleccionamos esa palabra. Para aplicar el formato de carácter a varias palabras o a algunos caracteres de una palabra, seleccionamos el texto.
Para enfatizar el texto podemos utilizar las siguientes funciones:
– Cambiar la fuente del texto o de los números.
– Cambiar el tamaño del texto o de los números.
– Subrayar el texto o los números.
– Aplicar formato de negrita al texto o a los números.
– Aplicar formato de cursiva al texto o a los números.
– Aplicar formato de relieve, grabado, contorno o sombra. – Aplicar formato de tachado al texto o a los números.
– Cambiar el color del texto y de los números.
• SANGRAR Y LIBERAR MARGEN
En tanto que la función de Tabulación solo permite sangrar una línea, la función sangrar de los procesadores de texto permiten el sangrado de un párrafo completo. El sangrado normalmente se realiza sobre el extremo izquierdo pero se puede realizar sobre ambos extremos.
Existe una función para liberar los márgenes, permitiendo escribir una porción reducida de texto fuera de los mismos.
• CONVERSIÓN MAYÚSCULAS/MINÚSCULAS
Los procesadores de texto presentan una utilidad para realizar conversiones de minúsculas a mayúsculas (y viceversa) de forma automática. La utilización de esta función viene condicionada por la selección previa de un área de texto (marcar bloque) sobre el que se aplicará esta función. Cuando la conversión se hace de mayúsculas a minúsculas se puede indicar a la función que deje la primera letra tras un punto y seguido o aparte.
5. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO CON VARIOS TEXTOS
Todo procesador de texto permite “selecciona?’ trozos (o bloques) de texto. Una vez hecha la selección, es posible pedir al programa muchas cosas: que lo borre, lo sustituya, lo cambien, entre otras operaciones.
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento es el punto de inserción, que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
Con el ratón, desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arribalabajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea.
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observar que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la página la definimos nosotros.
(En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn).
También nos podemos desplazar a lo largo de todo el documento a través
• Las Barras de desplazamiento.
• Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
• Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos.
• Mediante las flechas.
• Mediante objetos de búsqueda. • Mapa del documento.
SELECCIONAR
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle al procesador sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en video inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.
Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos:
– Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso.
– Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha, hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado.
– Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.
Teclado. Dependiendo del procesador que utilicemos, la combinación de las teclas será diferente para seleccionar, caracteres, palabras a la derecha o a la izquierda del punto de inserción, texto desde el punto de inserción de texto hasta el comienzo de la línea, líneas completas hacia arriba o hacia abajo, texto desde el punto de inserción hasta el inicio 0 final del documento, etc…
ELIMINAR
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Un carácter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carácter a la derecha Una palabra a la derecha
Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso
Supr
Crtl + Supr
COPIAR, CORTAR Y PEGAR
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.
Mediante el ratón y los iconos del menú de herramientas:
Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,…) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar, colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.
Mediante menú:
Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al menú Edición, elegir la opción copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de destino. y elegir pegar del menú edición.
Mediante ratón:
Vamos a ver varios métodos:
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual, ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.
2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí.
BUSCAR
Mediante el comando Buscar podemos buscar texto en el documento. Podemos ejecutarlo desde el menú Edición, Buscar o con una combinación de teclas predefinidas dependiendo del procesador.
Cuando el procesador encuentre la palabra, nos llevará a esa posición y la palabra encontrada se pondrá en video inverso. Si queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botón Buscar siguiente.
Si queremos que reemplazar una palabra por otra tenemos el comando Buscar y reemplazar, podemos ejecutarlo desde el menú Edición, Reemplazar o con una combinación de teclas predefinidas.
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada.
TRASPASO DE TEXTO ENTRE DIFERENTES DOCUMENTOS
Para traspasar texto entre documentos:
– Abrir los documentos con los que se va a trabajar.
– Seleccionar, con ratón o con teclas, el texto a repetir en el primer documento.
– Seleccionar la opción del menú edición.
– Mediante el menú Ventana seleccionar el segundo documento.
– Situar el punto de inserción en el lugar de texto, en el segundo documento, a partir del cual se desea repetir.
– Seleccionar la opción Pegar del menú Edición.
Inmediatamente aparecerá el texto que se copió a partir de la posición del punto de inserción empujando el texto que hubiera a continuación.
6. INSERCIÓN DE GRÁFICOS
Una de las partes más importantes de las aplicaciones es la inserción de gráfico de cualquier tipo. Esto, unido a los diferentes tipos de escritura (en columnas, en tablas,
editores de fórmulas, etc.), hace que estos programas se hayan convertido en auténticas aplicaciones de autoedición.
A cualquier documento se le puede agregar gráficos usando cualquier programa de dibujo o gráficos. Para ello es necesario importar el gráfico hasta el documento y luego ajustarlo para adaptarlo a éste.
Se puede importar un gráfico insertándolo o pegando el gráfico desde el portapapeles, también es posible, si la aplicación de dibujo esta abierta, importar directamente el dibujo a través del sistema de Windows.
Las aplicaciones actuales, permiten insertar en documentos imágenes que ya han sido creadas previamente y que están guardados como archivos en el disco (o disquetes) del ordenador. A través de esta orden no es necesario tener un programa de dibujo o creación de gráficos para crearlos en el momento de inserción.
El portapapeles también permite traer gráficos creados previamente, pero es necesario abrirlos durante la sesión de trabajo (esto sólo se hace a través de un programa de gráficos) para seleccionarlos, copiarlos y pegarlos en el documento.
También es posible crear dibujos, muy básicos, utilizando las herramientas de la Barra de herramientas Dibujo ( que tienen las practica totalidad de aplicaciones).
Una vez que tenemos el gráfico en el documento de destino, se puede ajustas dependiendo de las necesidades:
– Cambio del tamaño del gráfico.
– Modificar los bordes en los gráficos.
– Creación, modificación o eliminación de marcos. – Colores.
– Texturas, entre otros.
7. ÍNDICES Y SUMARIOS
Es frecuente que en los documentos de más de una página, el autor incluya una serie de referencias para facilitar al lector la búsqueda de la información oportuna dentro del documento. Los procesadores de texto proporcionan métodos sencillos y potentes para crear estas referencias, como son los índices de materias (como el que se encuentra ala inicio de muchos libros) o los glosarios de términos (que se encuentran en un índice alfabético al final de los libros) y un número de secciones de sumario. Lo mejor de todo es que si se hace que el programa cree de forma automática estas referencias, todas ellas podrán ser actualizadas automáticamente tras una edición posterior del documento.
El procedimiento para crear cualquiera de las referencias anteriores es básicamente el mismo:
– Marcar el texto.
– Definir el estilo de referencia.
– Generar las referencias.
Marcar el texto: Debe insertarse códigos especiales al comienzo y al final de las oraciones que desee incorporar a una determinada referencia. Esta operación se denomina “marcar el texto”. Supongamos que se desea marcar un encabezado para que sea incluido en el índice de materias. Se empleará la utilidad correspondiente para marcar un bloque (con teclas o ratón), a continuación se elige la opción “marcar texto” que permitirá elegir el tipo de referencia. Si es para un índice de materias habrá que indicar el nivel de sangrado que ocupara dentro del índice. Si se trata de un sumario, habrá que indicar a qué sumario se incorpora. En el caso de un glosario habrá que indicar si es un titulo o un subtítulo, si es subtítulo habrá que indicar a que titulo pertenece.
Definir el estilo de referencia: Una vez marcadas las referencias, hay que definir el lugar y el estilo de las referencias. El estilo varia según el tipo de referencia:
– Índices: habrá que indicar el número de niveles, el estilo de la numeración de páginas y como se presentarán los niveles.
– Glosarios: indicar la ubicación y el estilo de la numeración.
– Sumarios: habrá que indicar para cada uno de los apéndices el formato de presentación y separación de las citas.
Generar las referencias: Una vez realizado los pasos anteriores, abra que pulsar algunas teclas para que se generen de forma automática los documentos correspondientes a las referencias. Se generarán en procesos independientes para cada uno de los tipos de referencias. este proceso habrá que de repetirse si el documento varía en su distribución de páginas o en las referencias.
8. MACROS
Si ejecutamos frecuentemente una tarea en un procesador de texto se puede automatizar mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba música en un casete. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Antes de grabar o escribir una macro, debemos planificar los pasos y los comandos que deseamos que ejecute la macro. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará junto archivo.
Las macros pueden simplemente escribir texto o ejecutar tareas complicadas, llegando ser un verdadero lenguaje de programación.
El procedimiento para crear una macro consta de dos pasos:
– Asignar un nombre a la macro.
– Indicar la secuencia de acciones a ejecutar.
El nombre de la macro es el nombre del comando que hay que ejecutar para que se inicie la secuencia de acciones, (normalmente este nombre es una combinación de la tecla ALT y otra tecla normal).
Para indicar la secuencia de acciones a ejecutar, existe una utilidad que activa una grabadora de macros. esta grabadora registra todas las pulsaciones que se realizan y en el orden en que se realizan hasta que se indique expresamente que se ha finalizado la grabación. Las acciones registradas en una macro se expresan mediante instrucciones, estas instrucciones se escriben en el mismo archivo en algunas aplicaciones o en un archivo exclusivo para macros en otras.
Las instrucciones pueden crearse o editarse directamente, ya que aparecen como texto en el archivo donde se graban, cabe señalar, que en el caso de macros complicadas se recomienda crear la macro tecleando una a una las instrucciones en lugar de grabar directamente las pulsaciones, se trata de crear un pseudo-programa.
Cuando se ha terminado de programar una macro, antes de ejecutarla hay que colocar el cursor en el lugar donde se desee que comience la ejecución, especialmente si no se incluye en la macro ningún comando de desplazamiento con direccionamiento absoluto.
Para ejecutar la macro, se pulsara la combinación de teclas especificada como nombre de la macro (seleccionarla en el menú del programa la opción de ejecución de macros), una vez pulsada la combinación de teclas, el programa lee la primera instrucción y realiza la acción especificada, cuando ha finalizado la acción, lee la segunda y la realiza, así sucesivamente hasta acabar con la última instrucción.
Se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.
RESUMEN
El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de textos.
Entre otras funciones del procesador nos encontramos con:
• Espaciado interlineal.
• Numeración de líneas.
• Tabulaciones.
• Columnas.
• Encabezados/Pies de página.
• Justificación de texto.
• Negrilla y subrayado.
• Tipos de letra.