Gráficos. Tipos de gráficos. Gestión de archivos. Impresión. Importación/exportación de datos.
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
2.HOJAS DE CÁLCULO
3. GRÁFICOS
4.TIPOS DE GRÁFICOS
5. GESTIÓN DE ARCHIVOS
6. IMPRESIÓN
7.IMPORTACIÓN / EXPORTACIÓN DE DATOS
1. INTRODUCCIÓN
Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el valor de otras celdas que estén relacionadas con ésta.
Este grado de flexibilidad permite al usuario crear supuestos en función de parámetros introducidos y obtener los resultados de forma inmediata en la pantalla del ordenador.
En general cualquier información que se pueda organizar en forma de tabla (filas y columnas) será susceptible de ser tratada por una hoja de cálculo.
En el entorno habitual de trabajo con hojas de cálculo, han aparecido nuevos conceptos junto con los ya tradicionales, de:
• Dirección de celda. Consta de una o dos letras que identifican una columna y un número que hace referencia a una fila.
• Rango de celdas. Es un grupo celdas contiguas, puede estar formado por una sola celda, una columna o un grupo de filas y columnas.
• Fórmulas. Son expresiones que realizan un cálculo, con valores de la hoja. Al introducir una fórmula en una celda, el programa muestra el resultado en ella.
Entre los nuevos conceptos se pueden destacar:
• Cuaderno de trabajo.
• Funciones.
• Tareas con gráficos.
2. HOJAS DE CÁLCULO
Una Hoja Electrónica de Cálculo es un Software que funciona como herramienta para manipular y analizar números y fórmulas en filas y columnas. Esta permite organizar datos numéricos de forma que se puedan manipular en conjuntos clasificados por sus divisiones (filas y columnas) y mediante ellos se aplican fórmulas y operaciones diversas. Esta herramienta permite también, transformar los datos a gráficos o hacer una presentación vistosa de los resultados de las operaciones.
Las principales aplicaciones que han tenido las hojas de cálculo en la solución de problemas son:
– Las empresas, la ciencia, la ingeniería y la educación han utilizado la Hoja de cálculo para resolver problemas numéricos de todo tipo.
– Cuando se requiere hacer cálculos con muchas cantidades y muy grandes, al igual que trabajar fórmulas muy complicadas o trabajosas con ellas.
– Los problemas que se presentan en el diseño, el modelado y la simulación también son resueltos con hojas de cálculo, aunque estas sean más especializadas.
Algunos paquetes comerciales que contienen una hoja de cálculo son:
• Microsoft Excel de Office, es el más comercial y el paquete que contiene las herramientas básicas para poder adaptar la hoja para trabajar en múltiples formas.
• Lotus 1-2-3 del Lotus Smart Suite y el Improv, también del Lotus.
• DeItaGraph Professional; USA GeoGraph.
• Quicken.
• Macintax.
• Mathematica.
Una hoja de cálculo es una herramienta que permite realizar cálculos y operaciones matemáticas, estadísticas, financieras y de tabla de base de datos, entre otras funciones. también se pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas.
El área de trabajo de una hoja de cálculo es una tabla dividida en columnas de lectura vertical, y filas, de lectura horizontal, las filas se identifican mediante números, y as columnas mediante letras.
La intersección entre una columna y una fila se denomina celda.
Una celda es el recuadro presentado por la interacción de una fila con una columna. En este lugar se introduce la información numérica de un solo dato, y es la forma en que se van acomodando los mismos. Pero no siempre se va a trabajar con una sola, habrá ocasiones en las que se necesite trabajar con un conjunto de celdas.
Un rango es un conjunto de celdas, un número determinado de filas o columnas elegidas por el usuario. Esta función puede servir para cuando se desea aplicar una
fórmula a un cierto número de celdas. Se puede elegir un rango según la aplicación de la hoja lo necesite.
Los tipos de datos que pueden introducirse en una hoja de cálculo:
• Los tipos de datos numéricos y de texto, son los datos con los que se va a trabajar, a los que habrá que aplicar una formula o simplemente organizarlos en diferentes ordenes, o bien clasificarlos o nombrarlos con datos de tipo Texto.
• Las etiquetas van a definir un tipo de dato, existen herramientas dentro de la base de datos, que clasifican un rango, lo etiquetan, para ser numérico decimal de n # dígitos a la derecha o a la izquierda; para ser una fracción, fecha, porcentaje, estas etiquetas preparan un formato para el dato insertado en la celda.
• Las fórmulas se pueden aplicar en un rango específico, y también se deben de introducir en una celda específica.
Entre las funciones más destacadas, señalamos:
• Listas de macros y funciones.
• Agrupamiento y consolidación de hojas.
• Formato de bloques y páginas.
• Gráficos.
• Análisis de datos.
• Modeladores de datos.
• Utilización de Bases de Datos.
• Objetos y sus propiedades en una hoja de cálculo.
• Presentaciones.
3. GRÁFICOS
Las hojas de cálculo nos permiten introducir y operar con datos, a fin de obtener nuevos datos que quedan almacenados en la misma hoja de trabajo. Existe una forma de rápida de analizar los datos contenidos en una hoja de trabajo: los gráficos.
Un gráfico es una representación de !os datos por medio de dibujos que hacen visible la relación o gradación de estos entre sí.
Los gráficos permiten ver de forma más clara y rápida los datos de la hoja de trabajo, facilitando las labores de análisis y presentación de los mismos y se realizan a través de la herramienta de gráficos de la hoja de cálculo. La potencia y flexibilidad de esta utilidad varía bastante de una hoja de cálculo a otra, pero las características esenciales las contienen todas.
La presentación de resultados, estimaciones y estadísticas mediante gráficos ha sido tradicionalmente un método imprescindible para la empresa ya que el apoyo visual en la presentación de los datos facilita la compresión de los mismos. es impensable una valoración objetiva y rápida viendo un listado de varias páginas con los resultados numéricos de una empresa, la utilización de gráficos en estos casos se hace imprescindible para valoraciones sin necesidad de pasar al estudio detallado de los datos.
La incorporación de los gráficos a las hojas de cálculo aporta entre otras ventajas:
– Proyección visual de los datos.
– Simplicidad de la información.
– Facilidad para pasar interpretaciones de datos a gráficos.
El conjunto de datos que se va a representar se llama serie. La serie es el concepto más importante a la hora de realizar un gráfico. Normalmente la serie es una columna D fila de datos contiguos de la hoja de cálculo. Definir una serie, es decir que datos de la hoja de cálculo se van a utilizar para realizar el gráfico. Es importante señalar, que sólo se representan los datos que componen la serie, y por lo tanto, de la correcta definición de la misma depende que un gráfico tenga o no sentido y utilidad.
A la hora de elegir los valores de la serie es importante que estos sean contiguos por ejemplo una columna o fila dentro de la hoja de cálculo. Una serie debe tener como mínimo dos datos. El número máximo de datos que puede contener depende, sin embargo, de las capacidades gráficas de su pantalla y del tamaño de la rejilla básica de la hoja de cálculo
Los valores de una serie se representan con referencia a un par de ejes perpendiculares. en el eje horizontal, se coloca cada dato a representar, mientras que el eje vertical indica el valor representado. Para ayudar a la lectura de los datos, el eje vertical contiene una escala.
Se pueden combinar varios gráficos en uno sólo definiendo más de una serie. De esta forma, cada serie representa un bloque de información diferenciado. Un gráfico compuesto por más de una serie ofrece más información, ya que no sólo representa un conjunto de datos, sino también la relación de éste con otro u otros conjuntos de datos, permitiendo relacionar bloques de información diferentes.
Un programa de aplicación general como una hoja de cálculo, va a ser utilizado por usuario muy diferentes, con tipos de datos y necesidades también muy diferentes. es por ello que los fabricantes de estas aplicaciones ofrecen dentro de su utilidad de gráficos, diferentes tipos de gráficos, a fin de que el usuario pueda seleccionar el que represente sus datos de forma más clara y eficiente.
El conjunto de gráficos de una hoja de cálculo varía de un fabricante a otro, aunque existen unos tipos básicos que son comunes a todas. Las hojas de cálculo más sofisticadas, no sólo añaden los tipos de gráficos específicos, sino que permiten añadir efectos o combinaciones de los tipos básicos para mejorar el conjunto de opciones inicial. Es importante conocer los diferentes tipos de gráficos para poder elegir el que más se ajuste al tipo de datos a representar y al análisis que se pretende realizar.
La mayoría de la hojas de cálculo existentes, nos permiten trabajar con gráficos de dos formas:
– Incrustando el gráfico, en la hoja en la que estamos trabajando (activa), o en otra.
– Creándolo en una hoja de cálculo nueva, denominada generalmente hoja de gráfico.
4. TIPOS DE GRÁFICOS
La función más clara y llamativa de las hojas de cálculo ha sido siempre la de crear gráficos que permitan una visión global de estas para una mejor asimilación de los datos. Cualquier hoja de cálculo que se precie tiene un apartado para la creación de este tipo de representaciones que, básicamente, consiste en utilizar los datos numéricos de la hoja de cálculo, adornarlos con rótulos, elegir un tipo de gráfico y ver el resultado, que incluso puede imprimirse.
Las hojas de cálculo modernas incorporan tal número de detalles para el manejo de estos pasos que éste resulta abrumador. Sin embargo estas mismas hojas poseen asistentes par que el diseño de un gráfico resulte más fácil y el resultado sea el adecuado.
Dependiendo en la Hoja de Cálculo que estemos trabajando, podremos encontrarnos con unos tipos de gráficos, pero los más extendidos son:
– Columna.
– Barra.
– Línea.
– Circular.
– XY (Dispersión).
– Área.
– Anillos. – Radial.
– Superficie.
– Burbujas.
– Cotizaciones.
– Cono, Cilindro y Pirámide.
Columnas: Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado período de tiempo, o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación que se ha producido en el transcurso del tiempo. Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes.
Barras: Los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapié en la comparación de valores y haciendo menos énfasis en el tiempo transcurrido Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.
Líneas: Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos
Circulares: Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de elementos. Siempre mostrará una única serie de datos, y resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo. Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en un gráfico circular y de barras más pequeños situado junto al gráfico principal.
XY (dispersión): Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos, o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos, y suele utilizarse para los datos científicos. Al organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
Área: Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.
Anillos: Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una sola serie de datos. Cada anillo de un gráfico de anillos representa una serie de datos.
Radiales: En los gráficos radiales, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series. El gráfico radial compara los valores agregados de determinada cantidad de series de datos.
Superficie: Los gráficos de superficie resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.
Burbujas: Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión). El tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, introduzca los valores Y los tamaños de burbuja en las filas o columnas adyacentes.
Cotizaciones: El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo, este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, como por ejemplo para indicar cambios de temperatura. Deberá organizar los datos en el orden correcto para estos y otros tipos de gráficos de organizaciones. Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: uno correspondiente a las columnas que miden el volumen, y el otro para la cotización de los valores. Podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un gráfico Apertura, máximos, mínimos, cierre.
Cono, cilindro y pirámide: Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realzar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.
5. GESTIÓN DE ARCHIVOS
Un sistema de archivos (file system) es una estructura de directorios con algún tipo de organización el cual nos permite almacenar, crear y borrar archivos en diferentes formatos
Atributos de un archivo
Desde el punto de vista del usuario, un archivo suele tener los siguientes
atributos:
• Nombre: Más que nada, para ayudar a los humanos. Las reglas para nombrar archivos varían de un sistema a otro (cuántos caracteres, qué caracteres, mayúsculas y minúsculas diferentes, extensión, etc.).
• Tipo: Si es de texto, si es una imagen , si es un ejecutable, si es una librería de enlace dinámico,…
• Contenido: El contenido es una mera secuencia de bytes; el usuario lo interpreta a su manera, otorgándole alguna estructura adicional.
• Tamaño: Actual y máximo.
• Fecha y hora: De creación, de la última modificación, del último acceso.
• Usuarios: Identificador del creador y del propietario actual.
• Atributos de protección: Quién tiene derecho a hacer qué con el archivo.
• Otros atributos: Oculto, sistema, respaldado, etc.
Las operaciones básicas que la mayoría de las hojas de cálculo soportan son:
• Crear: Cuando se crean o modifican archivos, debe archivarse la información en disco o en caso contrario se perderá. Cuando se lee un archivo en un disco, se crea en la memoria del ordenador una copia exacta del mismo archivo. El archivo permanece inalterado en el disco aunque se realicen cambios en la copia de memoria. Cuando se archiva un documento, se almacena en disco una copia exacta del documento contenido en memoria, eliminando previamente del fichero del disco cualquier información previa. Una vez grabado, el documento permanece en la memoria del ordenador. Los documentos pueden estas formados por varias hojas. Estas hojas son consideradas como un grupo entero (libro) para la hoja de cálculo.
La primera vez que guardamos un nuevo documento, hay que darle un nombre y asignarle a una unidad de disco. Los nombres que se pueden asignar a los archivos dependen de la hoja de texto que estemos utilizando (Excel, Lotus…).
Como en la actualidad la mayoría de las hojas de texto se ejecutan con Windows 95 y/o Windows 98, estableceremos las particularidades que para estos marcan. Gestionan nombres largos, pero al denominar el archivo, conviene tener en cuenta las normas siguientes:
– El nombre del archivo puede tener hasta 255 caracteres, incluyendo espacios.
– Se pueden emplear letras de la A a la Z (mayúsculas o minúsculas), números del 0 al 9, guiones (-), caracteres de subrayar U y admiraciones (!).
– Los caracteres válidos incluyen{y}.
– No se pueden aplicar los siguientes: \ ?
– Y dependiendo de la hoja de cálculo utilizada, esta aplicara la extensión (por ejemplo Excel, .XLS).
• Borrar: Eliminar el archivo y liberar espacio para su uso posterior.
• Abrir: Se puede abrir documentos que se encuentran en distintas ubicaciones. Puede abrir un archivo que se encuentre en el disco duro del equipo o en una unidad de red con la que tenga conexión. Si su organización dispone de una intranet o si tiene acceso a Internet; por ejemplo, si dispone de módem y una cuenta de Internet con algún proveedor de servicios de Internet o si está en alguna organización y tiene acceso a través de la red, puede abrir documentos ubicados en un sitio HTTP del World Wide Web o en un sitio FTP. Si su organización dispone de una intranet, podrá abrir en ella sus documentos. Por lo que respecta a los documentos que se encuentren en el disco duro del equipo, puede abrir un archivo como copia siempre que desee crear y trabajar en una copia del archivo en lugar de en el archivo. Independientemente del lugar en que se encuentre el archivo, puede abrirlo como sólo lectura si desea asegurarse de no cambiar el documento original. Algunas hojas de cálculo tiene la opción de guardar varias versiones de un libro, en tal caso se puede volver y abrir una versión anterior.
• Cerrar: Después de realizar todas las operaciones deseadas, el archivo debe cerrarse para asegurar su integridad y para liberar recursos de su control en la memoria.
• Leer atributos: Permite obtener una estructura con todos los atributos del archivo especificado, tales como permisos de escritura, de borrado, ejecución, etc.
• Poner atributos: Permite cambiar los atributos de un archivo.
• Renombrar: Permite cambiarle el nombre y ubicación en la organización de directorios del archivo especificado.
6. IMPRESIÓN
Cualquier sistema de hoja de cálculo está capacitado para imprimir en papel la estructura y datos de un libro de trabajo, ya que es una de sus funciones.
La impresión de los documentos basados en las hojas de trabajo suele ser tan importante como la propia creación de la hoja de trabajo.
Cuando la hoja de cálculo puede trabajar en un entorno WYSIWYG (what you see is what you get) lo que se vea en la pantalla será prácticamente lo mismo que se obtenga en una impresión en papel. Si usa en pantalla distintos tipos y tamaños de letras, u otros atributos, como negrita, cursiva o subrayado, estos mismos atributos aparecerán en el impreso.
Cuando no se trabaje en un entorno WYSIWYG se podrá utilizar la opción “‘ presentación preliminar” del menú de opciones, hacer una presentación preliminar es ver en pantalla con una aproximación bastante real, como va a quedar el gráfico en el papel al imprimirlo, el hacer presentaciones preliminares le puede ahorrar al usuario tiempo y papel y le permite realizar todos los ajustes y cambios antes de imprimir.
Las hojas de cálculo, generalmente, ofrecen una serie de funciones aplicables a la impresión:
– Presentación preliminar de la hoja de cálculo antes de imprimir.
– Selección de áreas de impresión de un solo bloque o varios.
– Ocultar áreas dentro de un bloque a imprimir.
– Mejorar el aspecto del documento con cabeceras y pies.
– Imprimir los bordes de las filas y columnas, líneas de división, y las fórmulas de las celdas.
– Control de los márgenes de impresión.
– Combinar gráficos y texto en la misma página. – Especificar opciones de impresión.
Cabe señalar, que aunque no todas las hojas de cálculo del mercado incorporan estas herramientas de impresión , las versiones más usadas (Quattro Pro, Excel, Lotus 123…) si las incorporan.
• Presentación preliminar: Antes de imprimir una hoja de cálculo, se puede utilizar la presentación preliminar para comprobar cómo aparecerá la hoja cuando la imprima. La barra de estado situada en la parte inferior de la pantalla muestra el número de página actual y el número total de páginas de la hoja seleccionada. La presentación preliminar se puede hacer sobre toda ala hoja de trabajo o sobre un bloque que se seleccione previamente.
Cuando se realiza una presentación preliminar, la aplicación permite variaciones en la escala de presentación, con lo que podemos ver la página completa o una porción de la misma. Si no satisface la presentación se podrá modificar la configuración de la página (espacio para pie y cabecera, márgenes izquierda y derecho, superior e inferior…) hasta que la presentación se ajuste a las necesidades del usuario.
Si la impresión va a ocupar más de una pagina habrá que tener cuidado de que los cortes no se produzcan en zonas importantes, para ello siempre se podrá alterar la configuración de página y los formatos de aspecto (tamaño de la letra, tamaño de la celda…).
• Selección de bloques de impresión: Cuando se va a realizar una impresión y no interesa imprimir toda la hoja de trabajo, se podrá seleccionar el bloque que nos interese. Esta operación de selección debe realizarse antes de recurrir a la opción de imprimir (o presentación preliminar). Algunas hojas de cálculo permiten seleccionar bloques separados para la impresión conjunta.
Esta selección se realizará mediante una combinación de teclas especificas para cada Hoja de cálculo (por ejemplo para Quattro Pro se mantiene pulsada la tecla <ctrl> mientras se selecciona con el ratón un segundo o tercer bloque).
• Ocultar áreas dentro de un bloque a imprimir: Cuando queremos que la información de parte de la hoja de trabajo no salga impresa bastará con definir esta zona como oculta en pantalla. El inconveniente es que aunque los datos no aparecerán, si aparece el hueco correspondiente a los mismos.
• Encabezados y pies: Para repetir automáticamente un texto, como por ejemplo el número de página, el título de una hoja de cálculo o la fecha, podrá agregar encabezados y pies de página a la hoja de cálculo impresa. El encabezado es el texto que aparece impreso en la parte superior de cada página, mientras que el pie de página es su el texto que aparece en la parte inferior. Podrá optar por los encabezados y pies de página integrados en la aplicación, o bien configurar los suyos propios.
• Impresión de detalles de las celdas: El imprimir el borde de la hoja de cálculo (mostrándose los números de fila y la letra de la columna) es particularmente útil cuando se esta construyendo una nueva hoja de trabajo. En la impresión aparecerá la posición de los datos en cada una de las páginas de la hoja de trabajo.
La impresión de los bordes se elegirá mediante una opción del menú que se activará o desactivará cada vez que se seleccione. también se puede elegir la impresión de la líneas de división de las celdas. por lo general estas dos opciones sólo se utilizan en la fase de diseño, desactivándolas para realizar la impresión definitiva.
• Control de los márgenes: Establecer los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior son funciones que incorporan todas las hojas de cálculo. a la hora de hacer una distribución del espacio disponible en la hoja de papel, se ha de tener en cuanta el espacio destinado a los encabezados y los pies.
Algunas impresoras, especialmente las láser, no pueden imprimir justo en el borde del papel. es aconsejable consultar el manual de usuario de la impresora para determinar los valores mínimos de márgenes que puede aceptar.
• Combinación de textos y gráficos: Las versiones más actuales de las hojas de cálculo permiten incluir gráficos en las hojas de trabajo. Se podrá seleccionar el tamaño relativo del gráfico y su ubicación dentro de la pagina. esta operación suele realizarse mediante la opción de “inserción de un gráfico” en la hoja de trabajo.
• Especificar opciones de impresión: Además de los puntos mencionados anteriormente, para que la impresión se realice adecuadamente habrá que asegurarse que las opciones de impresión son las adecuadas para la impresora y tipo de papel que se esté utilizando. dado que un ordenador puede estar conectado directa o indirectamente (a través de la red) a varias impresoras, antes de realizar la impresión hay que asegurarse que se tiene seleccionada el tipo de impresora concordante a la impresora por la que se va a imprimir el documento.
Seleccionar una impresora diferente a la que se esté conectado provocará una salida distinta (a veces ininteligible) a la esperada, de igual modo se debe seleccionar el tamaño de papel adecuado para evitar cortes (saltos de pagina) fuera de los límites previstos.
7. IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS
Se entiende por ínter operación con otras aplicaciones a la posibilidad que tiene una aplicación de compartir sus datos o documentos con otros programas del mismo tipo o con otras aplicaciones.
Cada uno de los programas está creado para fines específicos: generar documentos, realizar operaciones con números, almacenar datos, dar formato a texto e imágenes, etc. Cada uno de ellos graba sus ficheros en un formato distinto, pero todos pueden trabajar con información generada por otros programas.
Cada uno de los programas posee uno o varios métodos para realizar la importación o exportación de información.
Para que un programa pueda operar con la información generada por otro, necesita convertidores. Un convertidor es un programa incluido dentro del procesador de texto, a hoja de cálculo o el programa correspondiente, que cambia el formato del fichero generado por un programa determinado al formato del programa que lo va a utilizar.
Esta posibilidad de trabajar con datos generados por otros programas se conoce como integración de programas y se basa en la importación y exportación de datos o intercambio de información.
Cuando hablamos de compartir datos debemos diferenciarlos en función del origen de los mismos. Si los datos a compartir son generados por nuestra Aplicación hablaremos de “Exportar” datos. Si los datos a compartir han sido generados por otra Aplicación hablaremos de “importar” datos.
Tanto con la “importación” como con la “exportación” de datos siempre irá asociado un proceso de conversión de formatos. Esto es debido a que cada fabricante ha diseñado un modo distinto de almacenar los datos, y la información asociada, en los archivos.
Si las aplicaciones están agrupadas en un Paquete integrado, la forma de intercambiar los datos es más directa y fácil, sin necesidad de realizar conversiones ya que cada programa del paquete integrado reconoce los formatos de los demás programas.
En la actualidad, si las aplicaciones trabajan bajo un mismo entorno gráfico ejemplo Windows) pueden realizar el intercambio de datos de una forma especial y fácil, bien de una forma dinámica (ambas aplicaciones se están ejecutando a la vez) o bien mediante la inserción de objetos (documentos) creados por cualquier aplicación.
RESUMEN
Una Hoja Electrónica de Cálculo es un Software que funciona como herramienta para manipular y analizar números y fórmulas en filas y columnas. Esta permite organizar datos numéricos de forma que se puedan manipular en conjuntos clasificados por sus divisiones (filas y columnas y mediante ellos se aplican fórmulas y operaciones diversas. Esta herramienta permite también, transformar los datos a gráficos o hacer una presentación vistosa de los resultados de las operaciones.
Las hojas de cálculo nos permiten introducir y operar con datos, a fin de obtener nuevos datos que quedan almacenados en la misma hoja de trabajo. Existe una forma de rápida de analizar los datos contenidos en una hoja de trabajo: los gráficos.
Un gráfico es una representación de los datos por medio de dibujos que hacen visible la relación o gradación de estos entre sí.
Los gráficos permiten ver de forma más clara y rápida los datos de la hoja de trabajo, facilitando las labores de análisis y presentación de los mismos y se realizan a través de la herramienta de gráficos de la hoja de cálculo. La potencia y flexibilidad de esta utilidad varía bastante de una hoja de cálculo a otra, pero las características esenciales las contienen todas.
Dependiendo en la Hoja de Cálculo que estemos trabajando, podremos encontrarnos con unos tipos de gráficos, pero los más extendidos son:
– Columna.
– Barra.
– Línea.
– Circular.
– XY (Dispersión).
– Área.
– Anillos.
– Radial.
– Superficie.
– Burbujas.
– Cotizaciones.
– Cono, Cilindro y Pirámide.
En la gestión de archivos, cabe señalar como tareas más importantes las relativas a crear, abrir, cerrar, nombrar, proteger archivos.
Cualquier sistema de hoja de cálculo está capacitado para imprimir en papel la estructura y datos de un libro de trabajo, ya que es una de sus funciones.
La impresión de los documentos basados en las hojas de trabajo suele ser tan importante como la propia creación de la hoja de trabajo.
En la actualidad, si las aplicaciones trabajan bajo un mismo entorno gráfico (por ejemplo Windows) pueden realizar el intercambio de datos de una forma especial y fácil, bien de una forma dinámica (ambas aplicaciones se están ejecutando a la vez) o bien mediante la inserción de objetos (documentos) creados por cualquier aplicación.