Tema 12 – Existencias comerciales. Materias primas y otros aprovisionamientos. Productos en curso y terminados. Rotación de existencias. "Stock" óptimo y mínimo. Determinación de la cantidad económica de pedido y del período de reposición.

1.-CLASES DE MERCANCIAS

Las mercancías que tiene almacenadas una empresa pueden ser de muy diversa índole, según la actividad a la que se dedique. Entre las mercancías que se pueden encontrar en los almacenes de una empresa cabe destacar:

Mercaderías : Bienes adquiridos por la empresa para revenderlos sin ser sometidos a ninguna transformación

Materias primas : Productos que se someten o un proceso de transformación con el fin de obtener los artículos terminados

Repuestos : Piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en sustitución de otras semejantes

Envases: Recipientes, recuperables o no, destinados a contener los productos terminados

Embalajes : Son envolturas; generalmente irrecuperables, con el fin de guardar los productos terminados

Material de oficina: Es el destinado a lo finalidad que indica su denominación

Productos semiterminados: Productos fabricados por la empresa y que no se destinan a la venta hastaque sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior

Productos terminados: Artículos fabricados por la empresa, destinados al consumo de particulares o a su utilización por otras empresas.

Productos en curso: Productos que se encuentran en fase de elaboración al cierre del ejercicio

Subproductos : Tienen lo consideración de subproductos aquellos cuya importancia es secundaria en relación con la actividad principal de la empresa.

Residuos: Los productos que se obtienen como consecuencia de la fabricación de los productos principales de la empresa, y que pueden ser utilizados o vendidos

2.-FUNCIONES BASICAS DE APROVISIONAMIENTO

Las tres funciones básicas del aprovisionamiento son: compras, almacenamiento y gestión de stocks. Estas funciones pueden estar agrupadas o separadas según sea el tamaño de la empresa, es decir/ cada una de ellas puede estar formada por un equipo de personas o una sola puede gestionar los tres funciones (véase Figura 12.1).

Función de compras

El departamento de compras tiene como finalidad la adquisición de productos o servicios y se encarga de:

· Estudiar las posibilidades de! mercado.

· Realizar peticiones de ofertas a los proveedores.

· Seleccionar los proveedores más adecuados.

· Realizar los pedidos.

· Hacer el seguimiento de las ofertas y los pedidos.

· Efectuar reclamaciones, devoluciones o anulaciones de

Pedidos.

Función de almacenamiento

Las personas encargadas del almacenamiento en una empresa

tienen las siguientes funciones:

· Recepción de las mercancías.

· colocación de las mercaderías en el almacén.

• Cuidar de que no se deterioren.

• Gestionar las salidas de mercaderías del almacén.

La gestión de stocks

El personal de este departamento tiene las siguientes funciones:

• Determinar las cantidades óptimas a pedir para la constitución y renovación de los stocks.

• Determinar la periodicidad óptima para realizar los pedidos.

2.-CLASES DE STOCKS

Los distintos artículos que una empresa tiene en su almacén para la venta o consumo constituyen el stock ¿e artículos. Según lo que la empresa desee conseguir con los stocks, se pueden clasificar en:

1. Stock activo. Se constituye para hacer frente a la demanda normal de los clientes y evoluciona entre un máximo y un mínimo (véase Figura 12.2).

a) Stock máximo. Es la cantidad máxima que puede haber de un producto en el almacén; lo marca la capacidad del almacén, el capital invertido en los productos que se tienen acumulados en ese almacén, o los costes derivados del mantenimiento de las mercancías.

b) Stock mínimo. Es la cantidad mínima que puede haber de un producto en el almacén; lo marca la probabilidad de que se produzcan rupturas en el stock, es decir, que se carezca de existencias y no se puedan atender los pedidos de los clientes, o que se paralice el proceso de producción de la empresa.

2. Stock de seguridad. Se constituye para evitar las rupturas de los stocks. Es complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las demandas anormales de los clientes o a las demoras en el plazo de entrega.

3. Stock óptimo. Es el que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas, pues se consigue una mejor rentabilidad de los artículos almacenados en relación con el capital invertido.

4. Stock cero (just-in time). Se puede considerar como una nueva estrategia de almacén. Este método propone que los materiales y componentes se reciban en las distintas fases de producción sólo cuando se precisen realmente, así se reducen los artículos almacenados al mínimo para reducir los costes de los stocks y aprovechar mejor el espacio.

La estrategia del stock cero es rentable siempre que el ahorro de gastos de almacenamiento y financieros sea superior al aumento del coste de la mercancía.

En el estudio de los almacenes, uno de los principales problemas que surge es determinar el volumen de existencias que la empresa ha de tener almacenadas para, con el menor coste posible, hacer /rente o la demanda de los clientes.

La gestión de stocks trata de contestar a las preguntas «¿cuánto pedir?» y «¿cuándo pedir?» para obtener el máximo nivel de servicio y el mínimo coste de aprovisionamiento.

Para entender mejor la gestión de stocks vamos a representar gráficamente varios modelos de cómo evoluciona el volumen de las mercancías en el almacén.

Modelo de previsión perfecta

Para determinar el volumen de existencias en el almacén se utiliza el modelo de previsión perfecta, que se fundamenta en que el ritmo de la demanda de existencias es constante y prevé el momento en que se van a agotar las mercancías, y además se supone que la reposición de las mercancías es Inmediata.

Las mercancías almacenadas oscilan entre un stock mínimo y un stock máximo; siendo;

S = Volumen de pedido.

C = Número de unidades que salen del almacén por día.

t= Número de días que tardan en agotarse las mercancías.

Rotura de stocks

Existe rotura de stocks cuando en un almacén no hay existencias suficientes para atender a los pedidos de los clientes.

Esto puede suceder cuando haya un pedido imprevisto superior a lo esperado, o cuando los proveedores tarden más tiempo del habitual en reponer las mercancías. En estos casos surge la rotura de stocks, cuya representación es como aparece en la

Figura 15.5.

El desabastecimiento de los clientes puede ser un grave problema puesto que éstos pueden verse perjudicados y acudir a la competencia, con lo que se crea una mala imagen de la empresa.

Stocks de seguridad

Se constituye para evitar las roturas de los stocks. Es complementario del stock activo y sirve para hacer frente a las demandas anormales de los clientes, a las demoras en el plazo de entrega, o a circunstancias imprevistas. Cuando existe stock de seguridad, la rotura de stocks no es problema, puesto que con el stock de seguridad se puede abastecer a los clientes de forma inmediata sin que se produzca perjuicio ni deterioro de la imagen de la empresa.

6.-LOTE ECONOMICO DE PEDIDO

Se entiende por Lote Económico de Pedido la cantidad que hay que solicitar a los proveedores para que resulten mínimos ¡os costes de mantenimiento y adquisición.

Para determinar el Lote Económico de Pedido (LEP) más ventajoso para la empresa se lleva a cabo un análisis de todos los costes variables o indirectos asociados a un pedido. Estos costes se pueden agrupar en:

a) Costes de mantenimiento de las existencias, donde se incluyen intereses de la inversión, seguros, impuestos, costes de almacenamiento, obsolescencia, personal, etc, y Costes de adquisición, agrupan el precio de compra, control de existencias, material de oficina, costes de servicios, etc.

Aunque no son fundamentales los cálculos matemáticos para gestionar el aprovisionamiento, puesto que con el ordenador estos cálculos se simplifican, es conveniente saber que los pedidos pueden determinarse matemáticamente y, por tanto, es aconsejable conocer el grado de importancia que tiene el hecho de realizar pedidos fijos en momentos variables, o pedidos variables en momentos determinados.

El lote económico de pedido se obtiene con la aplicación de la siguiente fórmula:

Siendo:

CMA = Consumo medio anual en unidades.

CP= Coste por pedido.

CA = Coste unitario por articulo.

¡= Interés anual de mantenimiento.

Calcula la cantidad óptima de pedido que debe realizar una empresa teniendo en cuenta los siguientes datos:

• Coste de adquisición: 12 € por pedido.

• Coste de mantenimiento; 30 % al año.

• Consumo medio anual: 4 800 unidades.

• Precio unitario: 6 €

ANALISIS ABC

Es un sistema de gestión de almacén basado en los principios de que sólo interesa un control minucioso de los productos más importantes, mientras que para los que tienen menor relevancia bastará con una vigilancia menos rigurosa.

S¡ se utiliza este sistema, es recomendable clasificar los artículos según la Inversión que se realiza en ellos y según la importancia que cada artículo tiene en el conjunto total; si bien, se pueden establecer clasificaciones según otras características.

El método ABC parte de la clasificación del total de los stocks en tres grupos (A, B y C para aplicar un tratamiento diferente a cada uno de ellos.

Los resultados del análisis ABC se representan en un gráfico denominado curva de Pareto-Lorenz. En el eje de abscisas se representan los porcentajes acumulados de articulos, y en el de ordenadas los porcentajes acumulados del importe de la inversión.

Grupo A. Productos almacenados que suponen una mayor inversión de capital. La inversión en los productos del grupo

A supone el 75 % del total de la Inversión, y suelen representar un 20 % de los artículos almacenados.

Grupo B. Productos que crean una inversión media de capital de en torno al 20 % del total invertido en el almacén, y representan el 30 % de los productos almacenados.

El stock se renueva según el ritmo previsto, y se puede calcular el Índice de rotación que seno/o cuántas veces se ha renovado e/stock o lo largo de un año. Esta cantidad se obtiene al dividir e! importe total de las salidas anuales entre el valor anual medio de las existencias.

El índice de rotación se puede calcular a su vez;

• Para cada artículo.

• Para el conjunto de los artículos.

S¡ el valor del índice de rotación es muy ba¡o, significa que la inversión que se ha realizado no es productiva y los artículos se mueven poco.

Sí el índice de rotación es muy elevado significa que las existencias están en un continuo movimiento, por lo que se deberá prestar atención al stock de seguridad para evitar que no se produzca su ruptura.

Se conoce como inventarios al volumen de productos o materias almacenadas que están esperando para ser incorporados al proceso productivo o para ser vendidos.

Por tanto, los inventarios son la relación de existencias físicas obtenidas como consecuencia de un recuento de los

stocks del almacén. Este recuento constituye una obligación legal de, al menos, una vez al año, aunque a lo largo del ejercicio económico se realizan varios inventarios parciales, mensuales, trimestrales, semestrales, etc., para saber, en todo momento, las diferencias y desviaciones que puedan existir

y, en su caso, contabilizarlas.

La implantación de un sistema de gestión de inventarios implica un esfuerzo considerable y dedicación de recursos, por lo que debe planificarse cuidadosamente. como aparece en

Caso prácico 4

Calculo el índice de rotación de un artículo durante un año, teniendo en cuenta que el valor de las salidas durante el año ascienden a 180 000 €, y las existencias en los doce meses del año, ascienden a 480 000 €.

Solución

Para realizar una apreciación correcta es necesario tener

en cuenta las existencias en los doce meses del año.

180000

índice de rotación = ——————— = 4,5

480000/12

Al analizar el Caso práctico 4 es evidente que, en un almacén donde el Índice de rotación es de 4,5, funciona perfectamente con referencia a otro que contiene los mismos artículos y cuyo Índice de rotación es de 1, es decir, que sólo se renueva una vez cada año.

Se ha calculado el índice de rotación de un artículo, pero también se puede calcular para el conjunto de todos los artículos depositados en el almacén.

La comparación del Índice de rotación de un ejercicio con otro permite observar si se ha mejorado, permanecido estacionarios o empeorado en la gestión del almacén. liquidación de los artículos

Existen circunstancias en que las mercancías deben ser vendidas dentro de ciertos plazos impuestos por el clima, la moda, efe.; por ello, cuando se acerca la fecha en que el producto puede dejar de ser atractivo para el consumidor, las ventas deben acelerarse, por lo que se incentivan con rebajas y liquidaciones. Aunque los beneficios que se obtengan sean menores que si se vendieran al precio original, así se eliminan artículos que tendrían difícil salida en otra temporada, o se evita que los gastos de almacenamiento sean elevados con relación al beneficio que se pretende obtener con su venta.

Stock activo. Es ei stock que se genera para hacer frente a la demanda normal de los clientes y evoluciona entre un máximo y un mínimo. El máximo lo marca la capacidad del almacén o el capital acumulado en ese almacén, y el mínimo lo marca la probabilidad de carecer de existencias y que no se puedan ofender los pedidos de los clientes.

Rotura de stock. Se produce cuando en un almacén no hay existencias suficientes para atender a los pedidos de los clientes. Esto puede suceder porque en un momento determinado haya un pedido imprevisto superior a lo esperado, o porque los proveedores tarden mas tiempo del habitual en reponer las mercancías.

Stock de seguridad. Surge para evitar las roturas de los stocks y hacer frente a las demandas anormales de los clientes o a las demoras en el plazo de entrega.

Stock óptimo. Permite cubrir las previsiones óptimas de ventos, consiguiendo una mejor rentabilidad del capital invertido en el almacén.

Punto de pedido. Es el número de unidades necesarias para cubrir ¡a previsión de ventas durante ei plazo de entre-ga del proveedor. Al punto de pedido se le suma el stock de seguridad para evitar las roturas de stock.

Plazo de entrega. Es el periodo de tiempo que los proveedores tardan en suministrar las mercancías solicitadas.

Lote Económico de Pedido. Es la cantidad que hay que solicitar a los proveedores para minimizar los costes variables o indirectos asociados a un pedido.

Análisis ABC. Es un método que consiste en gestionar el almacén al dividir las mercancías en tres grupos: A, 6 y C Se fundamenta en que hay que prestar mayor atención y esfuerzo a la gestión de las mercancías que suponen una mayor inversión en el almacén (grupo A).

Rotación de existencias. El stock se renueva según el ritmo previsto, y se llega al Índice al rotación que señala cuántas veces se ha renovado e! stock a lo largo de un año. Se obtienen dividiendo el importe total de las salidas anuales por el valor medio de los stocks.

Inventarios. Es la relación de existencias físicas obtenidas como consecuencia del recuento de los sfocks del almacén.