1.-Necesidad de conservar la documentación
Dos son las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar o guardar la documentación:
· Por el propio interés de la organización. Conservar o guardar la documentación, es decir, los documentos que recibe y emite la empresa debidamente organizados y clasificados, permite mantener viva o en activo la memoria o la información de la propia empresa. Cualquier sistema de archivo evita uno de los mayores problemas con los que se encuentran las empresas en su actividad burocrática, las demoras en la localización de los documentos solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario. La elección de un sistema eficaz de archivo racionaliza considerablemente el trabajo administrativo y de oficina.
· Por exigencias legales. El Código de Comercio es su artículo 30, apartado primero, indica lo siguiente:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
En el apartado segundo puntualiza el Código de Comercio.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido, recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
2.-Concepto de Archivo y tipos de archivo
Dos son las acepciones con la que la mayoría de los autores definen el archivo:
La primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa y la segunda al local donde se almacenan esos documentos. La primera va enfocada hacia los elementos, las formas o las clases en donde se guardan los papeles, y la analizaremos más adelante, y la segunda al almacén donde buscamos el “legajo” solicitado.
Podemos definir el archivo según esta segunda opción, como el lugar donde están debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
3.-ARCHIVO DE DOCUMENTOS, CAPTACIÓN, ELABORACIÓN DE DATOS Y SU CUSTODIA.
Los datos son la base para la información y ésta, a su vez se plasma en documentos que habrá que conservar.
Para que de los datos se obtenga información tenemos que analizarlos y organizarlos. Para ello debemos, en primer lugar, captarlos y/o registrarlos para seguidamente proceder a su elaboración , consiguiendo así transformar los datos en información.
De todo ello se desprende que desde que la empresa recepciona o registra los datos hasta su archivo, pasado por la elaboración, se genera una cantidad enorme de documentación que se ha de saber organizar. Gracias al tratamiento automático de datos, esa elaboración se ha visto simplificada en cuanto a sus procedimientos se refiere. De este modo gana tanto en rapidez como en seguridad, ya que permite reducir las posibilidades de errores, y lo que es más importante para la empresa, logra el abaratamiento o ahorro de costes.
Las principales fases que integran la elaboración de datos son:
¨ Registro/anotación: esta fase se origina cuando se toma nota del dato. Supone el primer contacto que tiene la empresa con el documento, es decir con el soporte físico donde está el dato.
¨ Clasificación/ordenación: en está fase el dato ha de ser debidamente identificado y distribuido posteriormente y saber qué recorrido tiene por la oficina.
¨ Codificación/denominación: se trata de asignar a cada dato o conjunto de datos un nombre. Éste puede ser un número, una letra o ambos, es decir, un dato alfanumérico. Esta codificación o nombre permitirá diferenciarlo de los demás.
¨ Tratamiento/manipulación: se trata de la elaboración propiamente dicha, ya que una vez que el dato tiene nombre o está codificado sabremos como manejarlo administrativamente.
¨ Cálculo/estadística: en esta fase los datos son sometidos a una serie de cálculos u operaciones aritméticas, con lo que se obtiene así una información final.
¨ Archivo/custodia: para finalizar, los datos han de guardarse o archivarse debidamente para que cuando sea preciso obtengamos de ellos la información que sea necesaria, de la forma más sencilla y rápida posible. Pensemos, por ejemplo, en un pedido que nos hace un cliente, ¿Qué pasos serán necesario para la obtención del documento final, es decir, la factura?
Ya sabemos donde están guardados o archivados los datos. Ahora bien, una vez que tenemos el documento o los documentos confeccionados, éstos hay que clasificarlos y posteriormente archivarlos.
La factura la guardaremos dentro de la carpeta del cliente que a su vez estará clasificada por orden alfabético, numérico, etc., según apliquemos los sistemas de clasificación que veremos más adelante. La carpeta del cliente se guardará, por ejemplo, en un mueble archivador que a su vez contenga el resto de las carpetas de los clientes de nuestra empresa. El contenido de las carpetas podrá pasar a otro archivo menos activo a medida que los documentos no nos vayan haciendo falta. Pensemos que la factura estará en activo hasta que haya sido cobrada en su totalidad.
4.-Tipos de Archivo
Los archivos como tales prestan un servicio a la sociedad, pues son el testimonio de tiempos pasados y el lugar donde se acude en busca de datos. A nivel general y atendiendo al tipo de documentos que contienen podemos distinguir:
§ Archivos históricos: conservan elementos que tienen valor histórico.
§ Archivos eclesiásticos: guardan los documentos correspondientes al quehacer religioso. Se dividen en. Catedráticos, monásticos y diocesanos.
§ Archivos de Gobierno: recogen los documentos de interés para el Gobierno de una nación. Podemos distinguir entre archivos de relaciones internacionales y militares.
§ Archivos de la Administración: conservan documentos correspondientes a las diferentes administraciones. Se clasifican en: Administración Central, Administración Autonómica y Administraciones Locales.
§ Archivos de empresas: recogen la documentación existente en las empresas.
§ Archivos privados: guardan y custodian los documentos particulares. Por regla general se refieren a determinadas familias
5.-Organización del Archivo
La organización del archivo está vinculada a la programación de la conservación de documentos. Atendiendo a este punto los archivos se pueden clasificar según dos criterios:
-El grado de utilización
-El grado de autonomía
· Por el grado de utilización:
q Activos. Los documentos se guardan o custodian en este tipo de archivos mientras dure su vida o mientras su utilización sea frecuente.
q Semi-Activos: pasan a este tipo de archivos los documentos que están en el archivo activo y que aunque reflejan operaciones recientes, se consultan de forma muy esporádica, por ser operaciones ya finalizadas.
q Pasivos: este archivo recibirá la documentación del archivo semi-activo. Estos documentos rara vez van a ser solicitados, pero no por ello dejaran de estar clasificados. Aunque sea el último eslabón en el recorrido o trámite del documento, éste puede ser solicitado por cualquier departamento. Es recomendable que este tipo de archivos estén centralizados. Reciben también el nombre de inactivos o definitivos.
q Por el grado de autonomía.
q Centralizado: en este archivo van a converger todos los documentos de la empresa, por lo que esa documentación se encuentra en un mismo lugar donde se atenderán, a través de su responsable, las peticiones de consulta.
q Descentralizado: este archivo tiene una serie independiente de divisiones. Por regla general su número dependerá de tantos departamentos, secciones o servicios como tenga la organización de la propia empresa. Los archivos descentralizados persiguen que cada departamento sea independiente, pero sin perder el nexo de unión y funcionalidad con el resto. Dependiendo de la organización de la empresa y su tamaño, cada departamento o departamentos con correspondencia entre sí podrá tener un archivo definitivo.
6.-SISTEMAS DE ARCHIVO
Si partimos de la base de que un sistema de archivo lo que busca es la colocación y la localización rápida de un documento, dividiremos en tres los principales sistemas de archivo: convencionales, por microfilme e informáticos.
Estos tres sistemas abarcan prácticamente los sistemas de archivo con un grado mayor o menos de sofisticación en cada uno de ellos, y se optará por cualquiera de ellos según las características, las necesidades de cada empresa y los recursos económicos.
6.1.-Convencionales
Podemos diferenciar varios tipos de archivos convencionales:
*Carpetas
Pueden ser de varias clases:
¨ Carpetas clasificadoras: son carpetas amplias divididas por un sistema de fuelle o compartimentos con una etiqueta cada uno, en orden alfabético, cronológico, etc. Su uso ya no está muy extendido, aunque se continúan utilizando como carpeta para clasificación de vencimientos de efectos comerciales, recibos, etc.
¨ Carpeta simple. Tipo de carpetas con dos enganches de plástico en la parte superior de cada solapa que permiten su colocación sobre las guías de un bastidor con ruedas para su ordenación y movilidad. Suelen ser muy útiles debido precisamente a esa movilidad. También se utilizan para clasificar los listados de ordenador que generan las impresoras. Al papel continua, una vez separado, se le ponen dos tapas rígidas con las consiguientes pestañas para su sujeción vertical, con lo que los listados quedan encuadernados y clasificados.
*Carpetas Archivador
¨ Tipo A-Z: es el tipo más extendido de esta clase de carpetas. Se encuentran prácticamente en todas las oficinas y despachos. Dispone de dos fuertes ganchos de medida estandarizada para la perforación del papel. Su accionamiento es por palanca. Una de sus principales ventajas, aparte de su funcionalidad, es su buen precio y el servicio que presta. Por lo general los documentos se clasifican alfabéticamente en esta carpeta.
¨ Con anillos: tipo de carpeta con dos anillas para archivar los documentos una vez perforados. Lleva asociada una especie de contenedor o caja que a su vez sirve de archivo para tres o cuatro carpetas más.
*Mobiliario
¨ Estanterías: conjunto de baldas, o estantes, como su propio nombre indica, que instaladas horizontalmente sirven para colocar y guardar los diferentes tipos de carpetas o carpetas archivadores.
¨ Estanterías modulares: muy parecidas a las anteriores, contienen una serie de cajas de plástico o de colores donde podemos archivar o guardar la información. Tanto a estas estanterías como a las anteriores se les pueden añadir persianas como medida de seguridad o para que no quede a la vista el contenido.
¨ Armarios con carpetas suspendidas: clásico mueble archivador metálico con un número determinado de grandes cajones que a su vez contienen las carpetas en suspensión que descansan sobre las guías. Este sistema es muy parecido, por no decir idéntico, al de las carpetas colgantes vistas en el apartado anterior, pero éstas contenidas en un mueble-armario.
¨ Armario sobre raíles: son los grandes grupos de estanterías que se desplazan a lo largo de uno raíles o bastidores, dejando un pasillo transversal a voluntad del empleado/a, por donde tendrá acceso a dichas estanterías. Su funcionamiento es manual por medio de volantes. Si el armario es voluminoso, su funcionamiento puede ser eléctrico.
¨ De seguridad: las empresas poseen información que es vital para su seguridad y proyección o expansión. Existe un mobiliario específico para protegerla como muebles ignífugos, antitérmicos o con clave de acceso.
6.2.-Microfilme
Se utiliza este sistema de archivo en las grandes empresas por la gran cantidad de espacio que ocuparían los sistemas clásicos o convencionales de archivo.
Este sistema consiste en realizar fotografías a los documentos a través de la microfilmación, que como su nombre indica va a reducir considerablemente el tamaño del documento fotografiado. Esta microfotografía se archiva y, mediante los visores correspondientes, es ampliada para su visualización y consulta. En el supuesto de que se desee una copia sobre el papel se utilizarán los reproductores.
6.3.-Informáticos.
Si la informática ha servido y sirve para racionalizar el trabajo administrativo, podemos decir que ha revolucionado la tecnología de los archivos en cuanto a la gestión de la archivística se refiere.
Esta captación o registro y su posterior almacenamiento se consigue por medio de las bases de datos, que son unos ficheros que contienen datos que podemos relacionar y así obtener la información deseada o solicitada.
Para llevar esto a la práctica existe un gran número de aplicaciones informáticas que se venden en el mercado del software como programas de contabilidad, de facturación, de nóminas, etc…
Otra posibilidad para cubrir las necesidades de optimizar las tareas de archivo de datos de una empresa consiste en utilizar los paquetes integrados que no son más que aplicaciones de gestión relacionadas entre sí, es decir, que comparten datos. Se trata de los procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos o gráficos, que actualmente se conoce en el argot informático como “suites”, término anglosajón equivalente a paquete integrado. Todas ellas posibilitan un acceso cómodo a sus ficheros y programas.
Lo mencionado hasta ahora hace referencia, como hemos comentado, al archivo de datos y su tratamiento posterior, con lo que al final del proceso se obtiene una información que prácticamente en la totalidad de los trabajos administrativos va a plasmarse a través de la impresora.
Cierto es que la propia informática nos devuelve papel o documentos que hemos de archivar a posteriori pero tiene un gran potencial en cuanto a los sistemas de archivo o archivística se refiere.
Los sistemas que se pueden utilizar hoy en día para archivar electrónicamente todos los documentos del trabajo de oficina, como por ejemplo pedidos, albaranes, facturas, estudios técnicos, correspondencia o faxes, etc, tanto recibidos como emitidos, son las bases de datos y los escáner de oficina.
Con las bases de datos procesamos toda la información o documentación recibida, originada y emitida por la empresa, y con los escáner captaremos, prácticamente en la mayoría de los casos, datos que llegan a la empresa del exterior (cartas, facturas, pedidos, documentación bancaria, reclamaciones, etc.)
De este modo habremos conseguido que absolutamente toda la información reflejada en papel sea tratada electrónicamente via teclado o vía escáner.
No obstante, se conservará el original de aquella página o páginas solamente cuando estén firmadas de puño y letra por el emisor, con lo que se puede destruir el resto de los documentos, pues toda su información está archivada, o almacenada electrónicamente. Eso sí, demos cumplir la normativa legal.
El medio idóneo que actualmente se está implantando para almacenar los documento, tanto de texto como de imágenes es el disco óptico o WORM (Write Once Read Many).
Si deseamos optimizar esta función de archivo de la documentación y de imágenes acudiremos a las redes locales (LAN) o redes extendidas (WAM), según el grado de necesidad de la propia empresa y de sus recursos económicos. Es importante saber que una red es un sistema de transmisión de datos que permite compartir recursos e información.
7.-Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización.
· Funcionamiento habitual del archivo
El funcionamiento habitual de un archivo dependerá del tipo de documento intervenido. En primer lugar, comprobaremos que la documentación haya finalizado su recorrido por la oficina y a continuación pasaremos a guardar ese documento con un sistema de archivo u otro, según su futura movilidad y/o los criterios dictados.
Hay documentos en una oficina que estarán depositados en las bandejas de la mesa en espera de su manipulación.
Posiblemente ese documento pase más tarde a una carpeta simple o a una carpeta colgante colocada en su correspondiente mueble archivador, para futuras consultas, con el añadido de otros documentos inherentes al original, y que por regla general va a estar en los departamentos.
Una vez que la documentación haya dejado de ser útil, se dejará en el archivo semi-activo para que, cuando así lo decida el responsable del mismo y según normas dictadas, se pase al pasivo o definitivo.
• Normas prácticas de utilización
Realmente no existe una normativa para la utilización de los archivos. Cada empresa adoptará aquellas reglas que le sean útiles, adaptándolas a sus necesidades, que normalmente están dictadas por el/la jefe de la oficina, del departamento, del archivo, etc.
Una vez que la empresa haya establecido esas normas de utilización, es muy importante que los empleados/as las sigan escrupulosamente para así evitar errores y pérdidas de tiempo, tanto en la tarea de archivo como en la futura localización de la documentación.
Señalamos algunas reglas de carácter general para la utilización de los archivos:
~ Comprobar que el recorrido o toma de datos HA finalizado.
– No retrasar el archivo de los documentos, pues no es aconsejable la acumulación de documentación pendiente de archivar.
– Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo.
– No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo.
– Si los documentos archivados son extraídos del archivador, dejar en el espacio físico que ocupaba una ficha de referencia, en la que se indicara, la fecha, el departamento y la persona que se lo llevó.
8.-CONTROL DEL ARCHIVO
El control del archivo va ligado al movimiento de los documentos, es decir, al trasvase de los papeles de un archivo a otro a medida que van perdiendo operatividad.
Los documentos que se encuentran en el archivo activo, sabiendo que éste es un lugar de mero tránsito para los papeles, no deberían permanecer en él más tiempo del imprescindible para la realización de las operaciones habituales con esos documentos.
El archivo semi-activo recepcionará los documentos y los clasificará de acuerdo con las normas establecidas en la empresa. El/la responsable del archivo semi-aclivo tomará como referencia estas normas. La clasificación más aconsejable para pasar la documentación del semi-activo al pasivo es la cronológica, y el período recomendable es de un año. De este modo, el empleado/a dispondrá las carpetas y/o cajas de cartón que contendrán la documentación debidamente clasificada para su traslado al pasivo. En estas cajas o carpetas es muy conveniente señalar el asunto o clase de documentación que se guarda.
9.-CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN
La confidencialidad de la información en una empresa viene establecida por su dimensión, su sistema Jerárquico y el grado de responsabilidad otorgado a su persona).
Los trabajos de oficina, y entendemos por éstos los que se realizan no sólo para la captación y registro de datos, como clasificación, apuntes contables, etc., sino también los que sirven para controlar procesos productivos, labor de investigación, estudios de mercado, estudios tecnológicos y, en definitiva, trabajos que una vez elaborados van a aportar información valiosa para el desarrollo de las actividades de la empresa, han de disponer de unas medidas de seguridad para su transmisión.
Es conveniente saber qué persona o empleado/a necesita información, qué tipo de información necesita y, por último, quién es el responsable de la toma de decisión, es decir, de dar la información. Las respuestas a estos interrogantes varían dependiendo de cómo esté estructurada la empresa y de su organización,
La Dirección General de la empresa será la que establezca los controles y filtros de acceso a la información que incida en los procedimientos y el desarrollo de las actividades vitales para la empresa. A su vez, esta Dirección General delegará en las subdirecciones o direcciones existentes y en las personas que estén al frente de ellas para limitar las responsabilidades de acceso a la información confidencial guardada. El responsable de cada división, servicio o negociado será quien deba definir la clasificación y el sistema de acceso, sin olvidar la coordinación con otras dependencias.
Es una realidad manifiesta que si el empleado de una determinada sección o departamento necesita recabar información de otro departamento, ésta ha de ser facilitada de una forma fluida y sin obstáculos, y supervisada por un superior.
El control de acceso a la información aumenta a medida que ésta va siendo más confidencial y disminuirá a medida que su contenido sea menos relevante.
10.-FICHEROS
Hay que diferenciar el fichero de la ficha. El primero es el mueble que contiene la fichas y éstas son los soportes físicos homogéneos que contienen los datos.
El tamaño de las fichas variará dependiendo de la información que vayan a contener. Existen multitud de medidas en el mercado que se adaptan también a los diferentes tipos de ficheros,
Los ficheros se pueden clasificar de la siguiente manera:
– Simples: se trata de los clásicos cajones-fícheros que permiten una fácil manipulación de las fichas clasificadas, Se encuentran prácticamente en todas las oficinas.
– Rotativos: a su vez se dividen en ficheros de arrastre (las fichas se desplazan verticalmente dentro de un gran mueble) y ficheros de tambor, en los que las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular. Éstas pueden estar a su vez en un fichero o sueltas, sujetas por su parte superior con una banda ancha, lo que impide que se descoloquen.
11.-CLASIFICACION ALFABETICA DE DOCUMENTOS
Cuando realizamos una clasificación alfabética cíe personas o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación.
El orden alfabético es el sistema de clasificación más extendido, debido a que en el no se excluye el empleo de otros sistemas de clasificación, de los que puede incluso constituir el complemento necesario.
Con este sistema tos documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, ola razón social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guías telefónicas.
11.-CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA
En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y, por último, el nombre.
1. Aragón 2. Castilla y León
Huesca Ávila
Teruel Burgos
Zaragoza León
Palencia
Salamanca
3. País Vasco Segovia
Álava Soria
Guipúzcoa Valladolid
Vizcaya Zamora
Figura 4.1. Ejemplo de clasificación geográfica,
12-CLASIFICACION POR MATERIAS
En la clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por «materia», una determinada característica común a todos los documentos emotivo principal del documento).
Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:
a) Orden alfabético de las materias.
b) Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando alguno de los siguientes criterios:
– Numérico: a cada materia principal le asignamos un número, y a cada subdivisión de la materia otro número.
– Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número y las subdivisiones se representarán por una letra o número que se agrega al primer componente.
Mesas
– Caoba
– Pino
– Roble
Sillas
– Diseño
– Clásica
– Rústica
Figura 4.2. Ejemplo de clasificación alfabética de materias.
10 Informática (hardware)
10.1. Ordenadores portátiles
10.1.1. Texas Instruments Extensa600/600CD
10.1.2. ToshibaSatellite110CS
10.2. Personal Computer (PC’S)
10.2.1. IBMAPT1VA351
10.2.2. H.P.VECTRAVA(D4217N)
Figura 4.3. Ejemplo de clasificación numérica de materias según categorías lógicas.
10 Informática (hardware)
10.A Ordenadores portátiles
10.A,1, Texas Instrumenta Extensa 600/60CD
10.A.2. ToshibaSatellite110CS
10.B Personal Computer (PC’S)
10.B.1. IBfvlAPTIVA351
10,8.2. H.P.VECTRAVA(D4217N)
Figura 4.4. Ejemplo de clasificación alfanumérica de materias según categorías lógicas.
13.-CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA
Con este sistema la documentación Se: ordena progresivamente/ tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento/ la de creación, etc.
Los criterios de clasificación dependerán de! volumen de documentos, pudiendo hacerse por:
– Meses
– Quincenas
– Semanas
– Días
o cualquier otro período de tiempo que se considere oportuno.
Fechas sin ordenar Fechas ordenadas
8 de enero de 1998 8 de enero de 1998
11 de agosto de 1998 30 de enero de 1998
5 de mayo de 1998 13 de marzo de 1998
30 de enero de 1998 7 de abril de 1998
14 de julio de 1998 5 de mayo de 1998
15 de diciembre de 1998 14 de mayo de 1998
7 de abril de 1998 14 de julio de 1998
14 de mayo de 1998 16 de julio de 1998
26 de octubre de 1998 11 de agosto de 1998
16 de julio de 1998 26 de octubre de 1998
13 de marzo de 1998 15 de diciembre de 1998
Figura 4.5. Ejemplo de clasificación cronológica.
14.-CLASIFICACION DECIMAL
La clasificación decimal consiste en agrupar documentos libros etc./ en diez grandes grupos.
La primera división se enumerará del O al 9, cada una de estas clases se subdIvidirá en otros 10 grupos de O a 9. colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente. Las anotaciones decimales se escriben separando con un punto grupos de tres cifras, a partir de la izquierda.
ACREEDORES Y DEUDORES POR TRÁFICO
40 PROVEEDORES
400 Proveedores
4000 Proveedores (pesetas)
4004 Proveedores (moneda extranjera)
41 ACREEDORES VARIOS
410 Acreedores por prestación de servicios
4100 Acreedores por prestación de servicios (pesetas)
4104 Acreedores por prestación de servicios (moneda extranjera)
Figura 4.6. Ejemplo de clasificación decimal.
15.-CLASIFICACION DECIMAL UNIVERSAL
Es el sistema de clasificación más completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas. Es un catálogo de materias con las que se clasifican todos los conocimientos del ser humano, agrupándolos en 10 categorías, Se utiliza en las bibliotecas para clasificar los libros.
División general Generalidades
00. Prolegómenos
0. Obras generales
1. Filosofia
2. Teología. Religión
3. Ciencias sociales. Derecho
4. Filología, Lingüística
5. Ciencias puras
6. Ciencias aplicadas
7. Bellas artes y artes aplicadas
8. Literatura
9. Historia
Generalidades
01, Bibliografía .Catálogos
02- Biblioteconomía
03. Enciclopedias generales
04. Ensayos en colecciones generales
05. Revistas y periódicos
06. Sociedades, academias y colectividades generales
07. Periódicos. Periodismo
08. Colecciones. Poligrafía
09. Manuscritos. Libros preciosos
Figura 4.7. Ejemplo de clasificación decimal universal.
16.-Normas de Clasificación alfabética
A la hora de ordenar nuestros documentos, y una vez elegido el sistema de clasificación que mejor se adapte a la estructura organizativa de la empresa, debemos tener presente una serie
de reglas o normas.
16.1. NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
• Nombre de personas
– En los nombres propios de personas individuales tomaremos como palabra principal el primer apellido:
Sin ordenar Ordenado
Margarita tope?, Pérez López Pérez, Margarita
Carlos Turiel Crespo Rapado Ríos, Azucena
Azucena Rapado Ríos Turiel Crespo, Carlos
– En el caso de que coincida el primer apellido, se tomará el segundo apellido para su clasificación, y si coinciden los dos apellidos se tomará el nombre. En el caso de que coincidiesen los dos apellidos y el nombre, los clasificaríamos por la comunidad autónoma donde resida, a continuación lo ordenaríamos por la provincia, dentro de la provincia por el municipio y dentro del municipio por la calle:
Sin ordenar
Aurora Torres Tobal
María Toribio Salto
Rosa Torres Tobal
Pedro Pelayo Ramos
Ordenado
Pelayo Ramos, Pedro
Toribio Sarto, María
Torres Tohal, Aurora
Torres Tobal, Rosa
Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos, etc… no se considerarán como palabras que pueden ordenar:
Sin ordenar Ordenado
Dra. Margarita Llopis Rojo Castaño Alonso, Tomás
(Monseñor)
Capitán Luís Jambrina Díaz Chillón, Juan
Torrens
Monseñor Tomás Castaño Jambrina Torrens, Luís
Alonso (Capitán)
Juan Díaz Chillón Llopis Rojo, Margarita
(Dra.)
No se considerarán las preposiciones, las contracciones y los artículos.
Sin ordenar Ordenado
Antonio de la Parra García Panadero Lago, Marta
Marta Panadero Lago Parra García. Antonio (de la) Marc Perelló (i) Candílu Perelló (í) Candau, Marc
Laura Salgado Vega Salgado Vega, Laura
– Los apellidos compuestos, separados por un guión, se considerarán como un solo apellido.
Sin ordenar Ordenado
Clara Üíaz-Granados Díaz Lorenzo, Horacio
Fernández
J, Antonio Montero Ramos Díaz-Granados Fernández,
Clara
Horacio Díaz Lorenzo Montero Ramos, J. Antonio
– Los nombres extranjeros se clasificarán por el primer apellido, teniendo en cuenta que las partículas Du, Van, Mac forman parte del apellido;
Sin ordenar Ordenado
Michel du la Rué Du la Rué, Michel
Lois Mac Fragertti Mac Fragertti, Loi.s
Empresas
– En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma:
Sin ordenar Ordenado
Editorial Castro Carrascal, Ferretería
Perfumería Vaquero Castro, Editorial
Ferretería Carrascal Vaquero, Perfumería
– Si el nombre de la empresa contiene las palabras Hijos de,,,, Sobrinos de…, etc., se prescinde de ellos:
Sin ordenar Ordenado
Viuda de Antonio Cortés Cortés, Viuda de Antonio
Hijos de Castro Castro, Hijos de Herederos de Javier Pavón, Herederos de Pavón Javier
– Para las empresas conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos éstas para su clasificación:
Sin ordenar Ordenado
Campsa (Compañía CAMPSA Arrendataria del Monopolio de Petróleos, S.A.)
ONU (Organización ONU de Naciones Unidas)
SEAT (Sociedad Española SEAT de Automóviles de Turismo)
– Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarán según su denominación genérica;
Sin ordenar Ordenado Banco de Santander Banco de Santander Ministerio de Fomento Caja España Caja España Dirección Provincial de Educación y Cultura Dirección Provincial Ministerio de Fomento de Educación y Cultura
– Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razón social:
Sin ordenar
Andersen and Young
Company
British Airways
British Petroleum Italiana
Ordenado
Brilish Airways
Andersen and Young
Company
British Petroleum Italiana
– Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificación:
Sin ordenar
Cafetería La Bolera
Bar La Rana Verde
Mesón El Castellano
Ordenar
Bolera, Cafetería La Castellano, Mesón El Rana Verde, Bar La
16.2.Normas de Clasificación Geográfica
– A la hora de realizar una clasificación geográfica se aplica el siguiente orden:
– Autonomía
– Provincia
– Municipio
Si coincidiesen varias empresas o personas con el mismo nombre y localidad de residencia, utilizaríamos como criterio de clasificación el nombre de la calle en la que residan.
– Las partículas que forman parte del nombre debemos considerarlas como parte integrante del mismo:
Sin ordenar
A Coruña
Santa Cruz de Tenerife
San Sebastián
Ordenado
Acoruña
Sansebastián
Santacruz de Tenerife
16.3. Normas de la clasificación por materias
– Debemos identificar claramente lodos aquellos asuntos o materias con los cuales podemos clasificar la documentación recibida o generada.
– Antes de comenzar a clasificar los grupos principales y los subgrupos, deben estar bien identificados con el número/s o letras/números asignados. I
16.4. Normas de la clasificación cronológica
– Debemos utilizar siempre la misma fecha (normalmente la del documento).
– Se debe mantener el criterio elegido el máximo de tiempo posible.
– En el caso de que coincidiesen dos fichas con igual fecha, utilizaríamos como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.
16.5-Normas de la clasificación decimal
– Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principales.
– Las subdivisiones de grupos deben estar claramente relacionadas con el grupo principal.
– Debe ser flexible, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento.