9.1.-Manipulación de datos
El trabajo administrativo descansa en los procedimientos de comunicación que emplea la empresa para su buen funcionamiento.
Esta labor de oficina ha de adoptar un sistema o un conjunto de elementos interdependientes de comunicación que, una vez realizado el proceso de la toma e interpretación de datos, permitan transferir la información hasta hacerla llegar a los destinatarios.
Por otra parte, sabemos que la escritura va a ser la forma elegida y el papel el soporte físico para la plasmación de la información, por tanto, nos faltan por determinar los medios de que disponemos o podemos utilizar para llevarla a cabo.
Estos medios se refieren por un lado a los instrumentos o herramientas que se utilizan para plasmar en el papel el mensaje o la comunicación empresarial y a los que nos permiten transmitir dicha información a larga distancia (ofimática), y por otro, a aquellos sistemas que nos permiten acceder a la transmisión y recepción de datos a través de los ordenadores (telemática).
9.2.-La Ofimática
Término que proviene de las palabras oficina e informática y que, como su nombre indica, trata de las herramientas informáticas de que disponen las personas para realizar los trabajos de oficina de una forma más segura, eficaz y rápida. (Informática proviene de las palabras información y automática.)
Estos medios se dividen en:
A.- Instrumentos convencionales para plasmar datos
Los equipos de que disponen las oficinas actuales están avanzando de forma espectacular, pero, no obstante, no hemos de olvidar a aquellos que aún desempeñan un papel importante en las tareas administrativas. Por esta razón hemos incluido en esta pregunta a los dos primeros.
• Máquina de escribir convencional
Se trata de la máquina de escribir clásica. Su estructura ha variado poco con el paso del tiempo, pero no ocurre lo mismo respecto a su calidad de impresión, tipos, peso y manejabilidad.
• Máquina eléctrica
Utiliza los mismos mecanismos que la máquina tradicional, pero la fuerza de pulsación proviene de la corriente eléctrica. Este tipo de máquinas está prácticamente en desuso.
• Máquina electrónica
Este tipo de máquina de escribir ocupa actualmente en los trabajos de oficina un lugar destacable ya que ha desbancado a los anteriores. Sus componentes, al ser electrónicos, hacen que sea más manejable, cómoda para trabajar y con un peso muy reducido.
Existen en el mercado uno gran variedad de modelos según sus prestaciones, que se resumen en los siguientes;
• Con memoria: permite almacenar textos más o menos extensos en la propia máquina o en un disco externo.
• Con posibilidad de visualizar lo escrito: a través del «display» o visor aparece el texto que estamos escribiendo y gracias a esto podemos realizar las correcciones o modificaciones que consideramos oportunas antes de su impresión.
• Con monitor: tiene uno pantalla que permite visualizar y modificar el texto antes de su impresión.
Este tipo de máquina es un híbrido entre la máquina electrónica propiamente dicha y el procesador de textos residente en un ordenador personal.
En la Figura 11.1 presentamos las ventajas, los inconvenientes y el uso de los distintos tipos de máquinas de escribir.
• Ordenador personal
Antes de comenzar a hablar de este medio es bueno recordar que para que el ordenador cumpla una función o trabajo especifico tiene que tener instalado un programa determinado. Podemos decir que lo importante no es el ordenador, sino las utilidades que podamos obtener a través de él gracias al software instalado.
El medio para confeccionar los mensajes o la comunicación empresarial a través de un ordenador son los procesadores de textos. Una vez instalados correctamente en el disco duro de nuestro ordenador, estos programas nos permiten hp deskjet 990cxi
Se utilizan dos sistemas para la fijación de la tinta: por medio de impulsos electrónicos, que hacen que la tinta de un tubo de material piezo-eléctrico salga proyectada hacia el papel, o o través del calentamiento de la tinta, que al llegar al punto de ebullición y recibir el impulso eléctrico hace que salgo expulsado del depósito a través de una boquilla hacia el papel, enfriándose al llegar a éste.
Láser. En este tipo de impresoras el tambor, que está cargado electrostática o magnéticamente, recibe un haz de luz, el láser, consiguiendo que el rodillo con polvillo del tóner quede adherido o aquél a través de unas partículas que son «imprimidas» en el papel al aumentar rápidamente la temperatura.
• Plotter
Existen también los trazadores de líneas o de gráficos denominados «Plotter». Son dispositivos periféricos que permiten imprimir, en soporte papel desde tamaño A4, con alimentador de hojas, hasta el AO, con alimentador de rollo, o incluso hasta 1,25 metros de ancho por 25 metros de largo, con una gran calidad y precisión en planos y gráficos en los trabajos técnicos que así lo requieran, sobretodo en arquitectura, ingeniería y construcción. Para ello se utilizan plumas o rotuladores de calidad, que se intercambian para realizar los diferentes trazos.
B. Equipos de Gestión Empresarial
Se trata de los equipos utilizados de forma habitual por los profesionales y empresas para la transmisión y recepción de todos aquellos documentos e imágenes que surgen de la actividad comercial. Estos equipos se dividen en autónomos y multifuncionales.
B.l.
Los equipos autónomos realizan su cometido de forma independiente, sin estar asociados a otros medios o periféricos.
Los más importantes son:
• Módem
Se trata de un aparato que transforma las señales digitales del ordenador en analógicas para posteriormente invertir el proceso al llegar al módem destino, es decir, convertir las señales analógicas en digitales, comprensibles para el software del ordenador. La línea utilizada es la del teléfono –dos hilos de cobre- y obedece a las siglas RTC (Red Telefónica Conmutada).
Los primeros módem transmitían datos de 300 baudios o bits por segundo (baudios para el teléfono -analógico-, bits paro el ordenador-digital-). A medida que el uso del ordenador personal aumentaba también lo hacía la velocidad de los módem, que llegaron incluso a ser más potentes que los ordenadores a los que servían. Los módem actuales ofrecen una velocidad desde los 14400 bps, bit/baudio por segundo, que es la unidad que mide la velocidad de los módem, hasta los 56 000 bps.
Los módem se clasifican en dos tipos:
– Internos: se instalan dentro del ordenador. Es una tarjeta, parecida por ejemplo a las de sonido, que se aloja en una de las ranuras o conectores, tipos ISA o PCI.
– Externos: se sitúan en el exterior del equipo, y se conectan a éste a través de un puerto o conexión (tipo RS-232C) que está situado en la parte posterior.
Todos los módem que se comercializan poseen la opción de fax.
• Adaptadores digitales
La actual velocidad de los módem y el aumento del volumen de información que tratan las empresas, los fabricantes y las operadoras telefónicas ha hecho que se lancen al mercado dos grandes productos que utilizan la línea telefónica digital: los adaptadores RDSI (Red Digital de Servicios Integrados, cuya velocidad de acceso es de hasta 128 kbps, y la línea ADSL (Asymmetric Digital Suscriber Une -Línea de abonado digital asimétrica-) con velocidades diferentes para la entrado y la salida en la transmisión de datos, de ahí el nombre de asimétrica. La velocidad de transmisión de entrada de datos oscila entre los 256 Kbps y los 2 Mgps; la de salida entre los 128 y los SOOKbps.
Como novedad, existen conexiones llevadas a cabo por medio de fibra óptica -por cable- que superan con creces las velocidades de transmisión de datos.
• Fax
Es conocido en el mundo empresarial también con el nombre de facsímil. Se trata de un sistema autónomo que transmite datos por medio de impulsos eléctricos a través de la red telefónico. La máquina emisora, el fax emisor, «lee» el documento o imagen y lo convierte en impulsos eléctricos que viajan por el hilo telefónico hasta la máquina receptora, el
fax receptor, que ha de estar en activo, y que invierte el proceso, es decir, los pulsos eléctricos los convierte en texto que se imprime en el papel, ya sea térmico o termosensible, en rollos de treinta a cincuenta metros o bien en hojas sueltas,
obteniendo así una copia o telecopia.
Si el uso del fax es mayoritario en una empresa, es aconsejable que se proceda a instalar una línea de teléfono independiente, para ganar un tiempo de espera. Ahora bien, si su uso no es extendido, con la propia línea de teléfono será suficiente.
Los elementos y características funcionales más importantes del fax son:
– Bandeja de papel: evita que el facsímil recibido «ruede» por el suelo.
– Envío automático: una vez que el fax detecte el soporte físico, el papel o documento, y establezca conexión con el fax receptor, la transmisión se hace automática, sin pulsar ningún botón o tecla de envío.
– Posibilidad de programar la transmisión: es una opción muy útil paro ahorrar costes en transmisiones internacionales. El fax almacena el texto y es transmitido a una hora predeterminada por el usuario. Hay que tener presente la discriminación horaria en las tarifas telefónicas y la diferencia horaria con los países con que mantengamos relaciones comerciales.
– Llamada a distancias: resulto útil cuando una oficina o empresa tiene que enviar el mismo fax o documento a varios destinatarios, ya sean agencias, sucursales, etc. Con esta posibilidad son los destinatarios quienes «piden» el fax al emisor, con lo que éste se ahorra el coste de las llamadas. Supongamos que se desea enviar un fax a treinta destinatarios, pues en este caso en lugar de pagar el emisor la treintena de comunicaciones, es cada destinatario quien paga la suya.
– Marcación automática: el fax memoriza un número determinado de marcaciones abreviadas, así como una marcación codificada para programar números de teléfono, con lo que se consigue un ahorro de tiempo.
– Función anticurveo: mediante esta función el fax imprime el documento sin la visión curvada que se pudiera obtener en el texto.
– Impresión de calidad: los sistemas actuales de impresión, aparte del térmico de baja calidad, son por medio de inyección de burbuja o por láser, igual que las impresoras, con lo que se puede utilizar papel normal.
– Mensaje de confirmación: es una especie de informe justificante que emite el propio fax cuando la transmisión ha sido efectiva o correcta. Es práctica común graparla al documento telecopiado, es decir, al original.
Al enviar los faxes o comunicaciones, las empresas utilizan la carátula o máscara para la primera página, que es una hoja donde aparecen impresos la razón social, el domicilio/ el teléfono, el número de fax, el número de hojas telecopiadas el espacio para añadir; el fax de destino, la persona o el departamento que envía el fax, el destinatario, el asunto y el texto o mensaje. Si hubiese dos o más hojas, se utilizarán hojas normales, pues el propio fax se encarga de imprimir en la parte superior las referencias, es decir, la fecha, la razón social, el número del fax origen, el número de hoja y el número de páginas total. En la Figura 11,5 tienes un ejemplo de carátula.
• Escáner
Se trata de un periférico mediante el cual se realiza una captura de imágenes o textos para ser tratados posteriormente o manejados por medio de las aplicaciones instaladas en el ordenador, o simplemente ser reproducidas mediante la impresión. La exploración o «lectura» de los datos se realiza básicamente por las pasadas o el desplazamiento de su cabezal, unos sensores fotoeléctricos y una lámpara fluorescente.
B.2.
Los equipos multifuncionales son máquinas incluidas o incorporadas en un mismo dispositivo periférico. Los más importantes en la actualidad son el fax-módem, el escáner-impresora, la copiadora-impresora-escáner, el fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora y el fax-Pcfax-copiadora-impresora-teléfono, cuyo
funcionamiento vamos a explicar a continuación.
• Fax-módem
Por medio de los fax-módem los ordenadores personales se pueden utilizar para enviar y/o recepcionar faxes o documentos.
El documento o fax a enviar es confeccionado mediante el software de un ordenador. El fax-módem se encargará de «digitalizarlo» para posteriormente ser enviado a un fax simple o a un ordenador con fax módem.
Los mensajes a enviar o ya enviados pueden quedar grabados en el disco duro de nuestro ordenador u otro soporte, con lo que nos ahorramos el empleo de papel, su archivo, etc.
Lo mismo ocurre con el fax-módem receptor, pues el mensaje recibido, si lo deseamos, puede ser visualizado en el monitor, grabado en soporte magnético o ser impreso- Ahora bien, el ordenador receptor tiene que estar conectado y el software del fax-módem en activo. Tienes un ejemplo en la Figura 11,6.
– Escáner-impresora
Se trato de un periférico que, como su nombre indica, pose la opción de impresión y de escanear o digitallzar documento; archivarlos y, si se desea, imprimirlos.
– Copiadora-impresora-escáner
Se trata de un sistema de reproducción de documentos e imágenes que en uno sola máquina comprende fotocopiadora escáner e impresora. Funcionan independientemente, pero integrados en un solo aparato. Con la fotocopiadora se pueden obtener copias, tanto en blanco y negro como en color de un original. Mediante el escáner podremos digitalizar textos y gráficos y, por último, con la impresora imprimiremos aquellos trabajos que estén escaneados o confeccionados con el ordenador.
– Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora
Se trata de un periférico que combina las siguientes prestaciones de las máquinas a las que hace referencia:
– Con el fax disponemos de la máquina de facsímil autónoma con lo que podemos enviar y recibir documentos cuando nuestro ordenador esté desconectado o apagado.
– Con el Pcfax podremos enviar faxes desde la pantalla de nuestro ordenador a un fax autónomo o a otro Pcfax. Tanto los faxes enviados como los recibidos podrán ser archivados en el disco duro del ordenador, con lo que nos ahorraremos tiempo y popel, así como espacio físico.
– Con el escáner tendremos la posibilidad de digitalizar el documento gráfico colocado en la máquina por medio del lector óptico. Una vez escaneado el documento, ya sea carta, letra de cambio, gráficos, fotografías, informes, etc., puede ser impreso o archivado en el disco duro del ordenador.
– Con la copiadora disponemos de una fotocopiadora en nuestra oficina, con todas las ventajas que ello conllevo.
– Con la impresora podemos imprimir los documentos escritos originados por los diferentes programas instalados en el ordenador y por el resto de periféricos.
– Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora-teléfono
Se trata de una máquina periférica que, además de las funciones de la anterior, se puede conectar un teléfono, con que se amplían sus prestaciones. Aporte de los usos normales del teléfono, podremos utilizar el ordenador, con el software necesario, como una agenda o directorio telefónico.
Todo este conjunto de periféricos nos do una idea de sus características y múltiples usos, así como del alto rendimiento que se puede obtener de ellos.
C- Medios de Comunicación a Distancia
Dependiendo de la distancia existente entre el lugar de origen y el lugar de destino del documento, podemos clasificarlos medios de transmisión de datos en:
DISTANCIA EQUIPO
Cercanas Cinta transportadora
Próximas Transporte neumático de documentos
Distantes Teletipos, teletex, telemática
Cercanas: el medio de este tipo más utilizado es la cinta transportadora. Son útiles para el transporte de documentos en oficinas o dependencias que ocupan una misma superficie. Los documentos suelen ¡r acompañados de pestañas de color para identificar el departamento o sección de destino.
Próximas: en este apartado citamos el transporte neumático de documentos. Como su nombre indica, es un tubo en el cual a través de una ventanilla introduciremos un cilindro donde previamente habremos puesto los documentos a transportar y mediante un impulso de aire, este depósito cilíndrico es llevado hasta el lugar de destino elegido.
Distantes: lo que se traslada es el contenido del documento, pues al llegar a su destino se plasmará en papel.
Los principales medios distantes son los teletipos, el teletex y la telemática.
Los teletipos son aparatos para transmitir textos a través de impulsos eléctricos previamente codificados. El sistema está basado en el del telégrafo, que cuenta con un aparato transmisor y tro receptor. Cada teletipo o télex contiene una clave con el nombre de la empresa y una serie de números que pueden coincidir o no con los de su teléfono.
El teletext es un sistema de comunicación internacional a través de la línea telefónica.
Merece mención aparte el estudio de la telemática debido al auge con que esta ciencia está haciendo su aparición en las oficinas.
9.3.-La Telemática
El término telemática proviene de la unión de parte de las palabras TELEcomunicación e inforMATICA. La palabra informática procede de la unión de las palabras INFORmación autoMÁTICA.
La telemática consiste en la transmisión de datos entre ordenadores, generalmente a través del cableado. Estos cables pueden instalarse de forma privada en cuanto a su tecnología e infraestructura se refiere, ya que va a ser utilizada por una sola empresa que es su propietaria. Es lo que conocemos en el argot Informático como Redes de Área Local (LAN). Estas redes van a permitir compartir programas, software, y periféricos, impresoras, plotters, etc., en una sala, oficinas o dependencias de una mismo empresa. Los ordenadores estarán conectados por un cable (existen varios en el mercado, como el de par trenzado con protección o sin
protección, el coaxial y el cable de fibra óptica), pero no tendrán salida al exterior.
Si deseásemos entablar conexión con otras redes, por ejemplo dentro de la misma ciudad, tendríamos que utilizar la tecnología de las redes MAN (Metropoíitan Área Nefworks) y si quisiéramos llegar aún más lejos, es decir, salir de la ciudad, tendríamos que acudir o las redes denominadas WAN (Wicie Área Networks).
La forma de expansión puede efectuarse por medio de lo compra, por parte de la empresa, del sistema de cableado.
También existe la opción de alquilarlo. Esta último posibilidad es aconsejable para la WAN por su altísimo coste, en el supuesto de que se tuviese que cablear.
La invención del módem ha hecho posible la utilización de las redes telefónicas para transmitir información procesado en ordenador. Este aparato traduce la información que proporciona el ordenador del formato digital al formato analógico de la línea telefónica y al revés. El desarrollo de las redes telefónicas digitales eliminará la necesidad del módem.
La telemática posibilita la gestión de las empresas y permite establecer comunicación entre personas que trabajan en un mismo proyecto, asunto o tarea, y que no necesariamente han de pertenecer a una misma empresa.
A.- Grupos de Trabajo
Son servicios de información que realizan su trabajo con grandes ordenadores, ofreciendo a los clientes o usuarios la posibilidad de disponer de esa información y/o de participar en ella. Una derivación de estos grupos son los llamados «foros» o boletines electrónicos, a través de los que se intercambian mensajes e información de temas de actualidad, etc., con cualquier parte del mundo.
• Correo electrónico (e-mail)
Es un sistema de comunicación electrónico que almacena los mensajes enviados por el remitente al destinatario,
recibiéndolos éste cuando asi lo desee. Las utilidades del correo electrónico están perfiladas para el envío, en su mayoría, de notas o mensajes breves, pasando a un segundo término los editores de texto propios. También permite enviar ficheros de imágenes, música, programas, etc.
Los poseedores de este sistema de comunicación disponen de un buzón electrónico a su nombre con una dirección electrónica única para cada cliente o usuario.
No obstante, y debido a las posibilidades que ofrecen los programas clientes de software del correo electrónico, lo mayoría de las principales suites o paquetes integrados (Office 2000, XP, Corel, Wordperfect…} ofrecen en sus respectivos tratamientos de textos la opción de, una vez confeccionado un documento (carta, certificado, etc.), poder remitirlo vía e-mail.
– Correo de mensajería
Los clientes y/o usuarios envían su correo electrónico, con la particularidad de que el envío o mensaje se puede hacer
a las oficinas que disponen de este sistema, imprimiendo la carta y enviándose a su destinatario por correo ordinario o bien por mensajería, que son empresas privadas de correo, ya que el receptor no posee una dirección electrónico, como sí ocurre en el apartado anterior. Las principales compañías que ofertan este servicio de correo son, entre otras MECÍ, ATT y CompuServe,
Como complemento al correo electrónico utilizado por los organizaciones ha surgido una mensajería electrónica consistente en una cuenta de e-mail gratuita basada en la Web, que se obtiene dándose de alta o través de Internet o Infovía. Al ser un servicio gratuito, la mayoría de los mensajes recibidos son publicitarios. De todas formas es una opción enfocada a un uso doméstico y no hacia el empresariado y los
profesionales.
• La videoconferencia
Es un sistema de telecomunicación que permite a un grupo de personas situadas en lugares distantes transmitir y recibir información audiovisual en tiempo real.
Con la videoconferencia se pueden obtener todas las opciones de intercambio de información que se puedan llevara cabo en reuniones colectivas que tengan lugar entre distintos grupos de personas (apoyo y formación al personal, así como para su selección, planificación de estrategias empresariales, coordinación de marketing, trabajo en grupo de departamentos situados en zonas geográficas distintas/ aplicación de conocimientos en centros sanitarios, universidades, declaraciones en Juicios, etc.).
La videoconferencia ha experimentado un importante crecimiento en su utilización debido a que existen empresas especializadas en la prestación de este servicio, bien mediante alquiler de salas de videoconferencia dotadas con todos los medios tecnológicos necesarios, así como también el alquiler o venta del propio equipo o kit de videoconferencia a un precio razonable.
Las ventajas que presenta este sistema son:
¨ Mayor rendimiento en la organización.
¨ Mejoras en la realización de proyectos.
¨ Precios de venta más competitivos.
¨ Ahorro de tiempo por los directivos de la empresa.
La videoconferencía se divide, básicamente, en dos grandes áreas:
• Videoconferencia individual o punto a punto.
• Multiconferencia.
La videoconferencia individual o punto a punto. Mediante este sistema se pueden conectar simultáneamente dos personas o bien dos pequeños grupos de individuos. También recibe el nombre de videoconferencia escritorio-escritorio. Un ejemplo de este tipo de videoconferencia es el intercambio de opiniones entre los jefes de departamento de determinada empresa, situados en Madrid y Amsterdam.
Multiconferencia. Se trata de un equipo específico que permite establecer videoconferencia o reuniones en más de dos puntos, simultáneamente. Ejemplo: se establece una conexión unísona entre los miembros de un determinado departamento de una gran empresa que tiene delegaciones abiertas en Hamburgo, Madrid, Oslo, París y Zurich.
Los elementos básicos para llevar a cabo una videonferencía son:
– Un CODEC (aparato que sirve para la COmpresión y DECompresión de la señal de vídeo).
– Un ordenador multimedia.
– Tarjeta y software de videoconferencia.
– Cámaras de vídeo motorizadas
– Micrófonos y altavoces.
– Mando por infrarrojos.
B.- Equipos de Comunicación sin cable
Puede parecer que red es sinónimo de un entramado de cables o hilos, como si de una gran telo de araña se tratase. Pues bien, no todo está tan enredado, ya que existen las redes sin cables,
Estas redes sin hilos están pensadas para los usuarios que, por ejemplo, tienen la necesidad de estar conectados con sus empresas en los desplazamientos por motivos de trabajo, de una forma inmediata, desde el/la agente comercial al alto/a ejecutivo/a, que con este sistema ganan tiempo. Con él es posible anticiparse a la competencia, solicitar muestras, informes impresos, etc., en una palabra, información, tan importante en los transacciones económicas.
Estos sistemas utilizan la tecnología de los teléfonos celulares. El ordenador portátil dispone de una antena, bien interior o exterior, que se comunica con su central mediante las ondas emitidas y que son recepcionadas por las torres de radio, que las transmiten a la red central por medio de transmisores. Si la comunicación es a nivel mundial, las ondas son transmitidas a través de los satélites de telecomunicaciones hasta llegar a su destino.
Por otra parte, como novedad en la transmisión de mensajes inalámbricos, el correo electrónico o «e-mail» de nuestro ordenador se puede enviar o reenviar a través de ondas, vía Internet, a un buscapersonas. Este recibe los mensajes del correo electrónico de forma directa, con la posibilidad de comunicación en tiempo real o bien diferida, es decir, archivar o guardar los mensajes recibidos para visualizarlos cuando así se requiera (Figura 11.11by11.11c).
9.4.-La Recepción del Correo
Una vez recibido el correo, el departamento de correspondencia comercial procederá a comprobar lo siguiente:
– Remitente.
– Contenido.
– Anexos, si los hubiese.
– Departamento o persona destinatario.
Después de comprobar las operaciones anteriores, se procede a anotarla en el libro de registro de entrada de correspondencia y se realizan tantas copias como fuesen necesarias.
• Libro de registro de entrada del correo
Cada empresa tendrá el libro con el rayado que mejor se adapte a sus necesidades. En el mercado existen una gran variedad de estos libros.
Este libro consta de las siguientes columnas:
– N.° de orden: número de orden correlativo, que será el mismo que se escribe en el sello de registro.
– Fecha: fecha de recepción del documento registrado, en algunos casos se suele incluir la hora.
– Remitente: nombre, razón social u organismo y localidad de quien envía el documento.
– Clase: clase de documento recibido, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele usar la inicial del mismo:
C = Carta
TP = Tarjeta postal
TL == Telegrama
PP = Paquete postal
No son siglas normalizadas, sino que cada empresa puede utilizar las que estime oportunas.
– Anexos: indicaremos si la carta viene acompañada de algún otro documento, como por ejemplo cheques, letras de cambio/ etc.
– Extracto de su contenido: escribiremos el motivo de la comunicación y podemos utilizar el propio asunto de la carta.
– Departamento que recibe la comunicación: especificaremos el nombre del departamento destinatario, o en su defecto de la persona o cargo que recibe la comunicación. Sí son varios los departamentos destinatarios, se pueden indicar.
En muchas empresas no sólo se registra y anota la correspondencia, sino que se estampa en la misma un sello de caucho con un encasillado que imprime los siguientes datos: número de registro, fecha de llegada, departamento que lo recibe
y fecha de contestación.
Los apartados N.°, fecha de recepción y departamentos/s deberán coincidir con los anotados en el libro de registro.
El apartado fecha de contestación se cumplimentará en las ocasiones en que se deba dejar constancia del día de la respuesta, para en un futuro poder utilizar la fecha de contestación como referencia n/escrito.
Cuando una carta o documento pueda afectar a más de un departamento, se deberá realizar una fotocopia para cada uno de ellos, repartiendo el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto.
9.5.-Salida de Correspondencia
Los distintos departamentos enviarán al departamento de correspondencia todas aquellas cartas o documentos que desean enviar a sus clientes/ proveedores, etc. Uno vez recibida, se procederá a comprobar si están debidamente firma-as y si acompañan los documentos que figuran en el anexo de la misma, Tras la comprobación se procede a su franqueo,
Una de las tareas que deben hacer las personas encargadas de registrar la salida de la correspondencia consiste en realizar fotocopias de las cartas y documentos enviados. Por este motivo, para futuras reclamaciones o consultas debemos dejar constancia de lo que enviamos.
A la hora de franquear la correspondencia debemos tener presente el importe de las tarifas postales y telegráficas, Para ello es conveniente «tener a mano» el cuadro de tarifas que facilita Correos y Telégrafos.
– Libro registro de salida de correspondencia
El libro consta de las siguientes columnas:
– N.° de orden: número de orden correlativo de salida.
– Fecha: fecha de salida.
– Destinatario: nombre, razón social u organismo a quien se envía/n el/los documento/s y localidad.
– Clase: clase de documento enviado, ya sea carta, tele- grama, paquete, etc. Se suele usar lo inicial del mismo:
C = Corta
TP = Tarjeta postal
TL = Telegrama
PP = Paquete postal
– Anexos: especificaremos si la carta va acompañada de algún otro documento.
– Observaciones: indicaremos si la carta es certificada, urgente, etc.
– Libro de registro de entrada de fax
En este libro anotaremos todos aquellos fax que reciba la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo recibe. Es conveniente que la persona que lo reciba firme en la hoja de control.
– Libro registro de salida de fax
En este libro anotaremos la fecha/ la hora de envió, el destinatario, un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo envía (Figura 7.9).
– Registro del correo electrónico «e-mail»
Al recibir el correo electrónico, al igual que en el correo ordinario, lo primero que debemos hacer es realizar una primera clasificación, eliminar toda aquella información que no sea
importante para la actividad empresarial e imprimir la que consideremos útil o necesaria.
No es recomendable mantener almacenada durante mucho tiempo la información que con el paso de los días deja de ser útil, por ello el tiempo máximo de almacenamiento del correo electrónico debe estar comprendido entre diez y quince días.
Al imprimir el e-mail recibido, y con objeto de dejar constancia de su recepción, debemos anotarlo en el libro de registro de correo electrónico.
9.6.- Circulación interna del correo
Los sistemas de reparto de correo/ como podemos ver a continuación varían en función del tamaño de la empresa.
En una empresa pequeña-mediana la persona encargada de recibir el correo será la responsable de abrir la corres- pondencia, registrarla, hacer las copias necesarias y, por último, entregarla en mano a su destinatario. Cuando la función es la del franqueo o envío de la correspondencia, recibirá en mano el correo generado en los distintos departamentos/ lo revisará, registrará y procederá a su envío.
Las empresas grandes suelen disponer de una o varias personas encargadas del despacho del correo y cuentan con sistemas o medios mecánicos de transporte que impulsan los escritos o través de circuitos de comunicaciones, tales como cintas transportadoras/ tubos neumáticos, etc. Los departamentos disponen de bandejas para que el responsable del reparto deposite en ellas los documentos recibidos y recoja el correo a expedir.
Cuando la empresa dispone de un apartado de correos y las oficinas se encuentran en lo misma ciudad, la recogida de la correspondencia se suele hacer varias veces al día, dependiendo del personal disponible. Su distribución podría ser la siguiente:
– El primer despacho o recogida se efectuará o primera hora de la mañana. Suele coincidir con el inicio de la actividad empresarial. Encontraremos toda lo correspondencia que ha llegado o la oficina de Correos desde la última recogida del día anterior hasta la primera hora de la mañana.
En el caso de entregas urgentes, se les dará preferencia y se realizarán lo más rápido posible. Una vez realizada la entrega urgente se continuará con el recorrido establecido.
La segunda recogida se realizará a media mañana. Recibiremos la correspondencia que ha llegado a la oficina de Correos a lo largo de la mañana.
– El tercer y último despacho se efectuará una hora antes de cerrar la empresa, generalmente sólo se recibirán avisos de cartas urgentes, certificadas, etc.
9.6.-El Ordenanza
El sistema de la distribución o reparto de la correspondencia en el interior de la empresa variará en función de si la documentación a repartir tiene que circular dentro de una misma oficina, o por el contrario debe pasar de una a otra planta de la empresa.
Cuando la correspondencia o escrito se produce dentro de un mismo departamento, es evidente que lo persona que confecciona el documento puede encargarse de su entrega al personal responsable de su franqueo.
Cuando las distancias aumentan, es conveniente utilizar para la distribución de la correspondencia a personas distintas a las que lo generan o reciben, es decir, personas especializadas únicamente en el reparto del correo u ordenanzas.
Para que las funciones desempeñadas por los ordenanzas en una gran empresa resulten eficaces se deberán tener presentes las siguientes reglas o normas:
– Definir los recorridos, especificando el «punto», es decir despachos, dependencias, etc., que deben visitar codo vez que se reparta o recoja el correo.
– Durante el recorrido se deben visitar todos los puestos de trabajo definidos.
– Se deben limitar a la recogida y reparto del correo y evitar efectuar recados innecesarios/ tales como ir a buscar café, tabaco/ etc.
– Cada punto del recorrido deberá tener al menos dos bandejas portapapeles, una pora la correspondencia de salida y otra para la que se recibe.
– Se tiene que clasificar la correspondencia recibida según su destinatario, entregarla, y recoger aquella que se encuentre en las bandejas de salida,
9.7.- Servicios Prestados a las Empresas en los Circuitos
de Mensajeria.
Las empresas utilizan diferentes servicios de mensajería para enviar la documentación que emiten o tramiten/ tal como facturas, letras de cambio, contratos, impresos, catálogos, pasaportes. valijas, etc. Los servicios de mensajería son ofertados por los dos sectores siguientes:
– Público.
– Privado.
A. Servicios del Sector Público
Este sector presta sus servicios o productos a través de lo red de la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos S.A. (Correos), y pueden ser de varios tipos:
• Básicos
Este servicio está integrado por envíos de carácter personal cuya función es la de cubrir las necesidades básicas de comunicación de los ciudadanos. Tienen prioridad en el tratamiento postal y su característica más importante es la regularidad en el plazo de entrega.
Se entregan siempre en el domicilio del destinatario.
Entre ellos destacamos los siguientes:
• Carta
Nos permite enviar documentos y mercancías hasta un máximo de 2 Kg de peso, como envíos cerrados, en el ámbito nacional e internacional. Su entrega se efectúa en la dirección que figura en su cubierta. Podemos señalar varios tipos de envíos:
– Normal u ordinaria.
– Certificada: nos entregarán un resguardo en el momento de su admisión y su entrega al destinatario bajo firma.
– Carta certificada con aviso de recibo: Permite probar su entrega, quién y cuándo recibió la carta, mediante la devolución al remitente de una impreso firmado por el destinatario-
– Carta certificada con valor declarado: nos permite asegurar el envío de objetos de valor.
– Carta certificada contra reembolso: el destinatario, al recibir la carta, nos abonará una cantidad de dinero, el cual se nos entregará mediante un giro postal.
• Tarjetas postales
Cuando deseamos enviar un mensaje breve y que no sea de tipo confidencial, utilizaremos las tarjetas postales.
Circulan al descubierto (sin sobres). El peso máximo de las mismas no puede ser superior a 20 g. Se entregan en el domicilio del destinatario.
• Urgentes
Comprende los servicios cuya característica principal es la calidad y tratamiento de preferencia para los envíos de correspondencia, documentos o mercancías, para aquellas necesidades de comunicación y transporte más urgente:
• Postal exprés nacional: servicio con entrega en el domicilio del destinatario dentro del territorio nacional, hasta un límite de 20 kg de peso. Podemos realizar un seguimiento informatizado, pudiendo consultar vía Internet o telefónicamente; entrega bajo firma, y compromiso de entrega garantizado.
• Postal exprés internacional, EMS: se utiliza para envíos de documentos o mercancías de hasta 20 kg de peso a las ciudades más importantes del mundo, con las máximas garantías de seguridad y rapidez. Podemos realizar su seguimiento y control informatizado a través del código de barras, mediante consulta telefónica o vía internet.
• Correo urgente internacional: cuando deseemos enviar documentos o comunicaciones escritas con carácter urgente en un plazo medio de entrega de dos días a las principales ciudades europeas, con seguimiento informatizado y entrega domiciliaria.
• Carta urgente: nos permite el envió de documentos o mercancías, tanto a nivel nacional como internacional, hasta un máximo de 2 kg.
Para una mayor seguridad se puede enviar certificado, efectuándose la entrega bajo la firma del destinatario.
También la podemos enviar con aviso de recibo para tener constancia de la fecha y la firma de la persona a quien se realizó la entrega.
• Servicio de valijas: es utilizado para el correo interno urgente de las empresas, o entre ellas y sus delegaciones, sucursales, concesionarios, etc. Permite la recogida, transporte y entrega domiciliaria urgente.
• Paquetería
Cuando deseamos enviar paquetes cuyo peso no sobrepase los 20 kg.
• Paquete azul: se entrega en el domicilio del destinatario e, incluso, en caso de ausencia de éste, se puede concertar por teléfono un segundo reparto. Nos lo pueden pasar a recoger a nuestra empresa o domicilio previo acuerdo contractual.
Siempre circulo certificado, lo que garantizo su seguridad y cuenta con los servicios adicionales de reembolso, seguro y aviso de recibo con la fecha y firma de la persono que lo recibe.
• Paquete postal internacional: servicio que nos permite enviar documentos o mercancías, con carácter certificado, es decir, con la seguridad de que su paquete circula registrado y se entrega ba¡o firma. El peso máximo es de 15 o 20 kg (según país de destino) y puede ir por vía aérea o superficie.
• Financieros
Es la forma más rápida, sencilla y segura de enviar dinero tanto a las empresas como a los domicilios particulares.
La amplia red de oficinas postales, así como el extenso número de países con los que Correos y Telégrafos mantiene acuerdos, posibilita su llegada a los lugares más diversos y distantes del mundo.
• Giro nacional
Nos permite la entrega de dinero a cualquier persona o entidad de la misma o distinta localidad, dentro del territorio nacional, y entrega domiciliaria.
Los giros nacionales pueden llevar una comunicación privada de un máximo de quince palabras sin cargo alguno, además podrán cursarse con acuse de recibo, para tener constancia de entrega.
Con las modalidades de:
• Giro ordinario, el importe enviado lo puede recibir el destinatario en metálico, mediante cheque o ingreso en c/c del BBVA.
• Giro urgente, se cursa vía telegráfica, se abona en cuestión de horas y tiene preferencia absoluta en curso y pago.
• Giro internacional
Cuando deseemos ordenar pagos a personas o entidades en las localidades de los países que mantengan acuerdo de prestación del servicio. Se garantiza que el importe girado es abonado en la moneda del país de destino.
odalidades:
– Giro-libranza o giro ordinario.
– Giro telegráfico o urgente.
– Eurogíro.
El Eurogiro es un giro Internacional cursado por vía electrónica para países de la Unión Europea y Japón (según acuerdos). Para su remisión se utiliza la combinación de las vías postal y electrónica. Admite una comunicación escrita gratuita no superior o 140 caracteres.
• Dinero en minutos
Gracias al acuerdo de colaboración firmado entre Correos y la entidad financiera Western Unión, y en aproximadamente 10 minutos, se puede enviar dinero por transferencia electrónica prácticamente a cualquier lugar del mundo (más de 180 países),
• Telecomunicación
Desde el telegrama tradicional hasta el burofax o fax público, Correos y Telégrafos ofrece una gama de posibilidades amplia para hacer llegar nuestros mensajes a cualquier rincón del mundo.
• Telegramas: son comunicaciones breves de carácter urgente. Se entregan en un plazo de 4 a ó horas. Pueden ponerse por teléfono o personalmente en cualquier oficina de Correos.
A la hora de realizar una comunicación por medio de telegrama, utilizaremos el menor número de palabras posibles, procurando que las mismas transmitan de una forma clara el motivo del mismo.
Podemos tener servicios adicionales:
– Aviso de recibo.
– Copias y certificaciones con valor legal.
– Entrega del texto a través de télex o fax.
– Comunicación telefónica del mensaje.
– Entrega en propia mano.
• Burofax: el servicio de burofax permite el envió de mensajes por facsímiles desde las oficinas de Correos a cualquier empresa o usuario que no disponga de fax. Las posibilidades que ofrece este sercicio son las si- guientes:
– Conexión con el servicio de telefax de las empresas de telefonía.
– Certificación con validez legal de los mensajes o documentos.
– Acuse de recibo para conocer la hora exacta de entrega.
• Télex: permite comunicaciones nacionales e internacionales mediante terminales instaladas en el domicilio de sus
abonados. Entre los modalidades ofertadas por el servicio de Correos y Telégrafos podemos destacar: fonotélex, que permite enviar mensajes por télex, usando el teléfono; el radiotélex, con el que se pueden enviar mensajes escritos a una estación móvil, y el Inmasat para conexiones mediante satélites entre estaciones móviles.
B.- Servicios del Sector Privado
El sector privado presta sus servicios por medio de las agencias o compañías de mensajería y paquetería.
Los servicios de envió de la documentación que realizan las agencias de mensajería, tales como Nacex/MRW/Seur, etc., se dividen generalmente en tres grandes grupos:
– Servicio nacional.
– Servicio internacional.
– Servicios complementarios.
· Servicio nacional
Prácticamente todas las agencias de mensajería y paquetería ofertan sus servicios o productos dentro del territorio nacional y hacen referencia a su formo de llevarlo a cabo: entregas urgentes, preferentes, la hora límite de entrega, etc.
Respecto a los servicios ultramarinos y/o insulares, el plazo
de entrega oscila de uno hasta diez días, aproximadamen-
te, dependiendo del medio de transporte contratado, ya sea
éste aéreo o marítimo, como por ejemplo a Baleares, Canarias,
Ceuta o Melilla.
• Servicio internacional
Las agencias agrupan a los países por zonas, describiéndolas o enumerándolas alfabéticamente (Zona A, Zona B, etc.) o numéricamente (Zona 1, Zona 2, etc.), y así establecen uno información para el cliente respecto o las tarifas a cobrar y el plazo de entrega.
• Servicios complementarios
Bajo este nombre especificamos aquellos productos o módulos añadidos que prestan las compañías de mensajería a sus clientes:
· Reembolso
· Comprobante o confirmación de entrega
· Servicio de trámite o de gestión
· Valor declarado
· Correspondencia
· Servicio de buzón
· Servicio tercera ciudad
· Agencia-agencia
Oficina-Oficina