1. INTRODUCCIÓN
Cualquier procesador de textos hoy en día sustituye con mucho a las máquinas de escribir, ya que incorpora las operaciones de texto más comunes añadiendo infinidad de posibilidades en el formato del documento con el manejo de plantillas, tablas, cartas modelo, sobres, etiquetas, macros, gráficos, etc. Además, suelen ser de manejo muy sencillo e intuitivo. Algunos de los procesadores de texto más usados son Word Perfect y sobre todo Word en sus distintas versiones.
A lo largo del tema vamos a tratar las funciones más importantes de un procesador de textos tomando como referencia el procesador Microsoft Word por ser el más extendido y el de manejo más intuitivo y sencillo.
2. PROCEADORES DE TEXTO: DISEÑO DE DOCUMENTOS.
2.1. CONCEPTO DE PROCESADOR DE TEXTOS.
Un procesador de textos típico es una aplicación o software específico que debe cargarse en un ordenador bajo un sistema operativo. El Word, en sus últimas versiones (Word97 ó 2000) debe cargarse bajo los sistemas operativos Windows 95 ó 98. el procesador de textos se utiliza para confeccionar documentos de todo tipo. Esto quiere decir que es una herramienta que nos permite introducir texto con el formato que queramos y combinarlo con gráficos, dibujos, tablas, hojas de cálculo y, en general con cualquier objeto creado con otras aplicaciones.
Las funciones de un procesador de textos son las de editar texto o cualquier otro objeto del documento a insertar, borrar, modificar, etc., almacenar, imprimir y formatear cualquier parte del documento a documento completo, parte del texto, una o varias páginas, párrafos y secciones.
2.2. DISEÑO DE DOCUMENTOS EN WORD.
2.2.1. FORMATO DE LOS DOCUMENTOS.
En nuestro trabajo es muy importante la presentación de los documentos dependiendo de a qué o a quién vayan dirigidos.
En primer lugar habrá que abrir un documento en blanco a través de la opción, Inicio/ Programas/ Microsoft Word. Una vez abierto nos aparecerá dicho documento en blanco y ya podremos crear y personalizar nuestro propio documento.
Para escribir nuestro propio documento basta teclear los caracteres que queramos a través del teclado, como si fuese una máquina de escribir, con mejoras sobre ella (ej: No es preciso pulsar al final de cada renglón la tecla “intro”).
El ordenador ajustará el texto al ancho de la página.
Una vez tecleado el texto, o a la vez que se teclea, se podrá irle dando el formato que nosotros creamos más oportuno.
En los siguientes apartados vamos a observar los siguientes aspectos:
– Márgenes.
– Orientación.
– Alineaciones.
– Tamaño de página.
– Formatos de párrafos y letras, etc.
2.2.2. FORMATO DE LA PÁGINA.
Con este apartado hacemos referencia a la forma de preparar cada página para que tenga una disposición estética. Para ello seleccionamos del menú Archivo/ Configurar Página y se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
En la parte superior y en diferentes pestañas aparecen las referencias a las que tenemos acceso:
– Márgenes.
– Tamaño del papel.
– Fuente del papel.
– Diseño de página.
En la pestaña Márgenes podremos introducir las distancias que queremos desde el borde del papel hasta donde empieza nuestro texto.
Si nuestro documento se escribe a dos caras seleccionaremos Márgenes simétricos, y los márgenes izquierdo y derecho se convertirán en interior y exterior. Si el documento se envía a Encuadernación podemos introducir un espacio mayor para dicho fin. En Aplicar a, podemos elegir que estas opciones seleccionadas se apliquen a todo el documento o desde donde esté el cursor en adelante.
En la pestaña Tamaño del papel, podremos establecer los distintos tamaños que existen en el mercado, aunque el más normal es el A4.
En el desplegable Tamaño del papel, podremos ver todos los disponibles en Word. Si nuestro tamaño no se ajusta a los existentes, en Ancho y Alto introduciremos nuestras medidas en centímetros.
Después podremos establecer la Orientación, si queremos que sea Horizontal o Vertical.
2.2.3. FORMATO DE TEXTO.
Cuando queramos realizar algún cambio sobre alguna de las partes del documento (trozo de texto, palabra, línea, párrafo, dibujo, tabla, etc.), siempre es necesario, antes de nada, seleccionar lo que se va a modificar, borrar, mover o copiar, y luego ejecutar la orden.
La forma más sencilla y más habitual de seleccionar algo, se puede hacer con un clic mantenido y arrastrando el ratón.
Para dar formato al texto, una vez seleccionado, se puede usar los botones de la barra de herramientas (tamaño, tipo de letra, N, K, S,…) o seleccionar el menú Formato/ Fuente, o bien pulsar el botón derecho del ratón.
La ventana de diálogo que aquí aparece nos muestra varias pestañas. La de Fuente nos permite seleccionar el formato de la letra deseada. Podemos hacer distintas pruebas, pues la ventana de Vista previa nos enseña el efecto a medida que seleccionamos las distintas opciones:
– Fuente elegida o tipo de letra.
– El estilo de fuente: normal, cursiva, negrita o negrita cursiva.
– El tamaño del texto, que dependerá del tipo de fuentes (desde 8 a 36 puntos).
– Si vamos a elegir subrayado: sencillo, doble, punteado.
– Color de la fuente en caso de no querer escribir en negro.
– Efectos de tachados superíndice, subíndice,…
La pestaña de Espacio entre caracteres muestra por defecto Espaciado normal, pero si se quiere expandir o comprimir se puede modificar indicando si lo que queremos es Comprimir o Expandir y en cuántos puntos.
En muchas ocasiones, para revisar un texto es bastante útil mostrar los caracteres que Word asigna a espacios en blanco, tabuladores, final de párrafo, etc, pues es la única manera de saber por qué se comporta de una determinada manera un texto. La forma de ver estos caracteres es seleccionando el menú Herramientas/ Opciones, es el cuadro de diálogo que se abre, hacemos clic en la pestaña Ver y en caracteres no imprimibles seleccionamos con una cruz aquellos que nos interese visualizar. A estos caracteres se les llama MARCAS. También podemos elegir visualizar las marcas con el botón de la barra de herramientas correspondiente: (mostrar u ocultar)
El menú Insertar/ Símbolos nos permite insertar cualquiera de ellos en nuestros documentos, así como en la pestaña Caracteres especiales, cualquiera de los que necesitemos.
3 FUNCIONES DE EDICIÓN.
Las funciones de edición se pueden seleccionar en el archivo de MENÚS, en la opción EDICIÓN.
Vamos a ver en este apartado las más importantes y de más utilidad.
– COPIAR Y PEGAR: Copiar significa duplicar un texto completo, un párrafo, una frase, una palabra, etc., que ya teníamos anteriormente. Al ejecutar esta opción, por lo tanto, tendremos copiado dos veces o más lo que nosotros queramos. La forma de realizarlo es la siguiente: para copiar seleccionamos el texto (a copiar) con el botón derecho del ratón hacemos clic, nos desplazamos hasta Copiar, posteriormente nos situamos en la parte del documento donde queremos pegar ese texto, volvemos a pulsar sobre el botón derecho del ratón y damos sobre la opción Pegar, con lo que habré duplicado el texto. Se puede hacer también desde el menú Edición/ Copiar y Edición/ Pegar, o en la barra de herramientas sobre los iconos correspondientes, o también con las teclas Ctrl+ C para copiar y Ctrl+V para pegar. Una vez ejecutada la opción de Copiar, podemos Pegar cuantas veces queramos.
– CORTAR Y PEGAR: Se trataría de mover un texto, un párrafo, una frase, una palabra, una letra, etc., de una parte del documento a otra. Por lo tanto, al cortar lo que haremos será mover un texto de un lugar original a otro nuevo desapareciendo de aquel lugar original (a diferencia de la opción Copiar, donde nos lo duplicaba). Cuando queramos mover una parte del texto de un lugar a otro del documento podremos utilizar las opciones Edición/ Cortar, o bien pulsar sobre el botón Cortar de la barra de herramientas, o utilizar el botón derecho del ratón, así como la opción del teclado Ctrl+X (antes seleccionamos). Una vez ejecutada la opción de Cortar, el texto cortado se almacena en el portapapeles temporalmente, hasta que se ejecute la opción Pegar (Edición/ Pegar, botón barra herramientas, Ctrl+V, botón derecho y Pegar). Podremos pegar un texto previamente cortando cuantas veces queramos y en el lugar que estimemos más oportuno del documento.
– BORRAR (SUPRIMIR): Cuando queremos borrar una parte del texto o cualquier objeto de un documento, tendremos que seleccionarlo y posteriormente pulsaremos sobre la tecla “Supr”, o bien pulsaremos sobre Edición/ Borrar. Con la acción de BORRAR, la parte de texto que eliminemos nos desparecerá y no se almacena en el portapapeles como ocurría en la opción de cortar. Para recuperar lo borrado tendríamos que utilizar el botón Deshacer.
– BUSCAR Y REEMPLAZAR: Desde el menú Edición/ Buscar o Edición / Reemplazar, accedemos a cualquiera de estas utilidades. Ambas abren una ventana de diálogo que facilita nuestra tarea. Si sólo queremos buscar, introduciremos el texto que queremos encontrar; si queremos que el texto que encuentre sea el mismo, seleccionamos Coincidir mayúsculas t minúsculas; si tiene formato hay que hacer clic sobre el botón Formato para seleccionar cuál es. Si lo que buscamos son caracteres especiales, pulsamos el botón Especial. Reemplazar nos permite sustituir un texto por otro. En este cuadro de diálogo se escribe la palabra que deseamos buscar, y debajo por cuál se reemplaza. Podemos buscar hacia arriba o hacia abajo del documento (pestaña Reemplazar). Si seleccionamos Reemplazar todos, lo hará de manera automática cuando encuentre coincidencia. Si pulsamos Buscar siguiente podemos ir reemplazando o no, si sólo queremos cambiar el texto buscado en determinadas partes del documento.
– DESHACER Y REHACER: En caso de que se modifique alguna parte del documento y queramos volver a lo que teníamos antes de modificar, podemos utilizar el botón Deshacer 
y el botón Rehacer 
. Por ejemplo, si queremos poner en cursiva una palabra y nos equivocamos, con el botón Deshacer podemos volver a poner la palabra normal y con el botón Rehacer (Edición/ Rehacer), podemos volver a poner la palabra en cursiva.
4. PRODECIMIENTOS DE TRABAJO CON VARIOS TEXTOS.
En ocasiones podemos trabajar con varios documentos a la vez. Esto quiere decir que, por ejemplo, se puede estar escribiendo una carta y “copiando y pegando” datos o párrafos de un informe desde el mismo procesador de textos. Esta característica es verdaderamente útil porque evita tener que cerrar y abrir los documentos varias veces para completar un mismo trabajo.
Cada uno de los documentos abiertos ocupa un área de memoria independiente, de forma que las tareas realizadas en uno no afectan a los demás.
Cuando se tienen abiertos varios documentos, aparece el concepto de “documento activo”. Documento activo es con el que se está trabajando en un instante dado. Las tareas que se realicen cuando haya varios documentos abiertos, sólo afectarán al documento activo. Si se desea trabajar con otro de los documentos abiertos hay que cambiar el documento activo.
En Word podemos cambiar y activar un documento u otro de distintas formas. Una de ellas es a través del menú Ventana/ Activando el documento que queramos (quedará activado pulsando sobre él y se marcará con una pestaña, desactivándose el anterior).
Otra forma sería minimizando el documento en el que estemos trabajando y trabajar en el otro.
También se puede activar y cambiar de un documento a otro a través del menú archivo, donde al final se registran los últimos documentos en los que hemos trabajado.
Si solamente tenemos abierto un documento y queremos ir a otro ya creado, podremos abrirlo sin necesidad de cerrar el primero.
Para ello iremos al menú Archivo/ Abrir, buscaremos el documento navegando y abriendo las carpetas y archivos oportunos, y podremos abrirlo, o bien, seleccionando el documento una vez localizado el mismo y hacer doble clic sobre él, o seleccionándolo y dando sobre la opción abrir. Una vez abierto el nuevo documento tendremos dos abiertos, aunque uno solo activado, que será con el que podremos trabajar.
Las opciones que se pueden utilizar con dos documentos a la vez son las de copiar y cortar, suponen una gran utilidad, sobre todo cuando trabajamos con documentos muy largos, pues evitamos con ello el tener que teclear desde el principio todo un texto en un mismo documento.
Para poder copiar un texto completo o una parte del mismo de un documento a otro, la forma más sencilla es tener abiertos los dos documentos y proceder de la siguiente forma:
1º Seleccionamos el texto del primer documento y pulsamos sobre la opción Copiar de la barra de herramientas 
(también Edición/ Copiar).
2º Mediante la opción del menú Ventana, hacemos clic sobre el documento que queremos pegar, posicionamos el cursor en el lugar que deseemos y pulsaremos sobre la opción Pegar (Edición/ Pegar). También podemos seleccionar en el menú Ventana la opción Organizar todo para conseguir un formato de mosaico y ver los dos documentos a la vez.
Si lo que queremos es mover un texto de un documento a otro, seguiremos el mismo procedimiento, pero trabajando con las opciones de Cortar y Pega de la barra de herramientas o bien Edición/ Cortar (seleccionando primero el texto), Edición/ Pegar.
Lo demás no variaría. La diferencia entre Copiar y Cortar, es que en el primer caso se duplicaría el texto seleccionado de un documento a otro, y, en el segundo se movería (desaparecería) de un documento a otro.
5. INSERCIÓN DE GRÁFICOS.
5.1. ELEMENTOS GRÁFICOS QUE SE PUEDEN INSERTAR EN UN DOCUMENTO.
Los gráficos, imágenes o ilustraciones gráficas nos servirán para mejorar el aspecto de un documento.
Existen dos tipos básicos de gráficos que se pueden utilizar para mejorar los documentos de Microsoft Word:
– Los objetos de dibujo (autoformas, cuadros de texto, curvas, líneas y objetos de dibujo de WORDART). Todos estos objetos se encuentran en el menú INSERTAR y en los botones de la Barra de Herramientas DIBUJO. 
– Las imágenes o ilustraciones: son gráficos que se crearon a partir de otro archivo. Incluyen mapas de bits (dibujo punto a punto), y también imágenes y fotografías digitalizadas e imágenes prediseñadas. Todos estos objetos se encuentran en el menú INSERTAR y en los botones de la Barra de herramientas DIBUJO. 
También se pueden insertar gráficos en sus distintos tipos cuando estemos trabajando por ejemplo con datos numéricos y queramos que los gráficos reflejen estadísticas, porcentajes, cuentas de resultados, etc.
Vamos a proceder al estudio un poco más en profundidad de los distintos objetos y gráficos con los que podemos trabajar en Word.
5.2. OBJETOS DE DIBUJO.
Word ofrece un conjunto de herramientas de dibujo.
Sin salir de Word podemos crear nuestros propios dibujos. Todas las herramientas de dibujo se encuentran en la Barra de herramientas Dibujo, que podremos mostrarla u ocultarla.
A través de esta barra de herramientas, podremos utilizar líneas, flechas, rectángulos, cuadros de texto, trabajar con Word Art, seleccionar los objetos, girarlos, realizar autoformas, etc.
5.3. CUADRO DE TEXTO.
Un cuadro de texto es aquel elemento gráfico que es capaz de incorporar un elemento de Word en su interior (texto, tablas, gráficos y objetos vinculados).
Una vez insertado el elemento en su interior, podemos arrastrarlo hasta llevarlo a cualquier punto de un documento.
Es muy útil para mover en un texto una ilustración, autoformas o texto en el interior del marco.
Si en un documento vacío insertamos un cuadro de texto, y posteriormente, queremos seguir escribiendo fuera de él, el cursor se situará en el cuadro y sólo conseguiremos escribir en su interior. La solución será, antes de insertar el cuadro, presionar varias veces INTRO, subir hacia arriba e insertar el cuadro.
Para insertar un cuadro de texto, tendremos que ejecutar la opción INSERTAR/ CUADRO DE TEXTO, o bien, pulsar sobre el botón cuadro de texto que hay en la barra de herramientas de dibujo.
Una vez insertado el cuadro de texto, el cursor quedará dentro del mismo y se podrá teclear un texto para posteriormente trabajar con él (girándolo, creando vínculos, aumentándolo o reduciéndolo, etc.)
5.4. AUTOFORMAS.
Word incluye un conjunto de formas previamente dibujadas que pueden utilizarse en los documentos.
Es posible cambiar el tamaño, girar, voltear, dar color y combinar estas formas con otras, como por ejemplo círculos y cuadrados para generar formas más complejas. El menú Autoformas de la barra de herramientas Dibujo contiene varias categorías de formas, incluidas líneas, formas básicas, elementos de diagrama de flujo, cintas y estrellas y llamadas.
Para poder insertar Autoformas, tendremos que tener visualizada en pantalla la Barra de herramientas DIBUJO. Luego pulsaremos sobre el botón AUTOFORMAS y elegiremos la que vayamos a INSERTAR. También podremos escribir texto en muchas de ellas y trabajar con el mismo y con la autoforma a la vez (cambiando la fuente, el tamaño, girando el texto o la autoforma, etc.).
5.5. EFECTOS WORDART.
Consiste en agregar efectos especiales de texto. Podemos crear texto sombreado, asimétrico, girado y estirado, así como texto que haya sido adaptado a formas previamente definidas. Debido a que los efectos especiales de texto son objetos de dibujo, también pueden utilizarse los botones de la barra de herramientas Dibujo para cambiar el efecto; por ejemplo, para rellenar un efecto de texto con una imagen.
Para insertar un efecto de WORDART, tendremos que ir al botón INSERTAR WORDART 
, de la barra de herramientas de Dibujo. Luego seleccionaríamos el estilo que deseásemos y presionaríamos sobre el botón ACEPTAR.
5.6. IMÁGENES O ILUSTRACIONES.
Las imágenes o ilustraciones gráficas nos servirán para mejorar el aspecto de un documento.
Las imágenes pueden ser de la galería de imágenes que contiene la aplicación de WORD, como de cualquier otro programa.
A las imágenes las podremos mover, modificar su tamaño, o incluso hacer que fluyan por encima o por debajo de un texto escrito, o sobre el mismo, a izquierda o derecha,…
Para insertar una imagen, tendremos que abrir el menú INSERTAR y elegir la opción IMAGEN.
Podremos elegir posteriormente la opción IMAGEN PREDISEÑADAS, optaríamos por una de las imágenes existentes y pulsaremos sobre el botón aceptar (el resto ya es trabajar en el documento con la imagen).
También se podrán insertar imágenes a través de la opción INSERTAR/ IMAGEN/ DESDE ARCHIVO, elegir la que queremos y aceptar.
5.7. INSERTAR GRÁFICO.
Microsoft Chart es un programa que viene incluido en Microsoft Office y que hace el papel de servidor, es decir los programas, como Word, invocan a Microsoft Chart para que éste les preste un servicio, en este caso crear un gráfico.
Microsoft Chart, no funciona como un programa en sí mismo, está preparado para responder sólo a las peticiones de otros programas.
Para poder insertar un gráfico, tendremos que seleccionar las siguientes opciones: Insertar/ Imagen/ Gráfico (elegimos el gráfico que queremos insertar).
También podemos crear gráficos a partir de la información que tengamos en un documento. Dicha información debe estar en una tabla que debe cumplir dos condiciones:
– La primera fila y la primer columna deben ser textos y además deben ser los títulos de la información de las columnas y las filas.
– El resto de celdas deben contener números.
La forma de crear gráficos a partir de una tabla en Word sería la siguiente:
1. Seleccionamos toda la tabla.
2. Seleccionamos Insertar/ Objeto.
3. Seleccionamos la pestaña Crear Nuevo.
4. En el cuadro tipo de objeto seleccionamos Gráfico de Microsoft Graph; entonces el gráfico aparecerá en el documento.
Se puede modificar un gráfico, para lo cual bastará con hacer doble clic sobre el mismo.
Entonces podremos visualizar que se modifica la barra de herramientas estándar y surge una nueva con la cual podremos trabajar.
Haciendo clic sobre el botón Tipo de Gráfico podemos elegir el tipo de gráfico que más nos interese, y posteriormente trabajaremos y lo insertaremos, aunque también se podrán variar sus datos.
6. ÍNDICES Y SUMARIOS
Es frecuente que en una tesis, libro, expediente legal, y otros muchos documentos de gran extensión, el autor incluya una serie de referencias para facilitar al lector la búsqueda de la información dentro del documento. Los procesadores de texto proporcionan métodos sencillos y potentes para crear estas referencias, como son los índices de materias o los glosarios de términos y un número de secciones de sumarios.
Lo mejor de todo es que si se hace que el programar cree de forma automática estas referencias, todos ellas podrán ser actualizadas automáticamente tras una edición posterior del documento.
Un índice es una lista de palabras, frases y símbolos junto al número de página en que aparecen. Suelen estar al final del documento.
Dichas palabras, frases y símbolos deben estar marcados de alguna forma, para que cuando se dé la orden de generar el índice, Word sepa qué tiene que buscar.
Cuando se desea crear un índice hay que preparar el documento para ello, es decir, hay que indicarle a Word qué palabras, expresiones o símbolos formarán parte de dicho índice.
Para marcar las entradas de un texto de han de seguir los siguientes pasos:
1. Abrir el documento que queramos.
2. Buscar y seleccionar la primera expresión o expresiones que queremos marcar.
3. Ir al menú Insertar/ Índice y Tablas/ Pulsar sobre la opción marcar entrada. En Entrada se situara la expresión seleccionada.
4. Hacemos clic sobre el botón marcar. Word insertará un código de campo (Ei) con formato de texto oculto.
Si deseamos marcar todas las apariciones de un mismo texto o expresión (o palabra) en el documento, tendremos que pulsar sobre el botón Marcar todas.
Una vez que tenemos marcadas todas las expresiones que queremos que formen parte del índice, podremos crear el índice que nosotros queramos.
Para crear o generar un índice podemos seguir los siguientes pasos:
1. Abrir el documento correspondiente en el que henos marcado las entradas.
2. Situarnos el final del documento e insertar un salto de página (Insertar/ Salto de página).
3. Menú Insertar/ Índice y Tablas. Seleccionar la pestaña Índice.
4. En el cuadro Tipo, podemos seleccionar con sangría o Continuo.
5. En Formatos elegimos el Estilo que queramos darle (personal, clásico, sofisticado, moderno,…).
6. Podemos pulsar sobre alinear números a la derecha.
7. En Columnas pondremos las que queramos. Pulsamos sobre el botón Aceptar.
Ya tenemos un índice creado y generado a nuestro gusto.
7. MACROS.
7.1. CONCEPTO DE MACRO.
Una vez que se tiene un alto conocimiento del procesador de textos Word, tendríamos que saber cómo realizar las tareas de la forma más rápida posible.
Para eso están las macros, pues muchas veces en nuestro trabajo diario, tendremos que desarrollar tareas repetitivas. ¿Por qué no podemos convertir un conjunto de acciones en una sola? ¿Por qué no podemos agrupar varias opciones en una?.
Una macro es un pequeño programa hecho en el lenguaje de programación Visual Basic, aunque no se necesita conocer este lenguaje para crear nuestras propias macros.
Una macro es un conjunto de instrucciones agrupadas en una sola y que tienen un nombre.
Las macros se utilizan para automatizar tareas repetitivas. Basta con llamar a la macro para que se ejecuten todas las instrucciones que ésta contiene. La ejecución de dichas instrucciones se realiza automáticamente, sin intervención intermedia del usuario.
Las macros se pueden guardar en documentos individuales o en plantillas. Si las guardamos en una plantilla, todos los documentos que se basen en dicha plantilla podrán ejecutar esa macro.
7.2. LOS USOS DE LAS MACROS.
Las macros son herramientas suficientes en varias situaciones:
– Al aplicar varios tipos de formato a un mismo texto. Con las macros puedes aplicarlos pulsando sólo una combinación de teclas.
– Cuando hay que repetir la misma secuencia de comando y en el mismo orden.
– En definitiva, cuando tengamos que realizar varias tareas.
Para crear macros, el procedimiento más sencillo es el siguiente:
1. Dar la orden de que comience la grabación de la macro. Herramientas/ Macro/ Grabar nueva macro.
2. Ejecutar las instrucciones que debe tener la macro (Nombre; descripción, asignación,…).
3. Detener el grabador de macros.