1.-INTRODUCCIÓN
· Oficina ordenada gran cantidad de documentos
· Elaborar: máquinas y ordenadores
· Enviar correspondencia
o Fax gran avance—inmediato.
o Correo electrónico que sustituye o complementa a carta tradicional
· Importante control correspondencia (entradas y salidas)
2.-MEDIOS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, TRANSMISIÓN Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ESCRITA INTERNA Y EXTERNA.
· Recursos y empresas no siempre cerca—contar con elementos y equipos que posibiliten contacto aunque muy lejos
· Equipos y elementos que lo permiten — telecomunicaciones (teléfono, fax, correo electrónico, módem, redes, télex, ordenador..)
· Reproducir y transmitir mensajes y documentos
· Entre ellos la máquina pero ha perdido utilidad frente a los ordenadores
· Desarrollaremos algunos como…
3.-LA MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA-ELECTRÓNICA
3.1.-Antecedentes históricos
· Henry Mill patentó en 1714 (rudimentaria)
· 1857-SW. Francis prototipo con varillas en círculos que imprimían al accionar.
· 1867-C.L. Sholes creó a que patentó Remington sons que fabrico en serie en 1874 (mayúsculas).
· 1878.-Separación mayúsculas / minúsculas
· No se podía ver lo que se escribía hasta 1897
· 1935.-Primera eléctrica en mercado.
3.2.-La máquina de escribir en la empresa
· Fundamental para escritos (cartas, informes…)
· A pesar avances no innecesaria
· Mayoría de empresa y organismos alguna función.
· Utilidad en textos breves e impresos previamente formateados.
3.3.-Clases de máquinas
· Multitud modelos y tipos según prestaciones y características
· Manuales: escritura mecánica por presión dedos
· Eléctricas: más velocidad y uniformidad y menor esfuerzo
· Electrónicas: funcionamiento similar eléctricas pero memoria, pantalla, borrado…
4.-EL ORDENADOR
4.1.-El ordenador
· Creación y comercialización programas para cada área impulso su uso – hoy imprescindibles.
· Ventajas:
§ Rapidez: procesa y da soluciones + rápido que hombre
§ Exactitud: no se equivoca salvo fallo técnico.
§ Memoria: más que cualquier otro sistema de archivo
4.2.-El procesamiento de textos
-Aplicación de programas específicos como WORD PERFET, WORD…..
-Ventajas sobre máquinas:
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Capacidad de almacenamiento |
Cambio automático tipo de letra |
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Modificar texto archivado |
Gráficos e impresos |
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Interrupción de un trabajo para hacer otro sin perjuicio |
Revisión ortográfica….. |
4.3.-La comunicación entre ordenadores
· Medio eficaz y rápido de compartir información y programas.
· Distintas formas: teléfono, ondas, satélites—la + teléfono (digital en analógica) —módem
· Aplicaciones a destacar:
o B. Datos: Acceso (BOE, bolsa, etc)
o Publicidad: anuncios electrónicos, páginas amarillas electrónicas (más datos que normales)
o Servicios comerciales: empresas, bancos, viajes…
· Correo electrónico (punto 7)
5.-EL FAX.- Aparato para transmitir y recibir (A-4)—teléfono—terminal fija o en movimiento.
5.1.-Emisión de un fax
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1.-Conectar a línea telefónica sino específica |
3.-Marcar nº |
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2.-Original en entrada |
4.-Pulsar inicio. Si comunica automático. Transmisión OK |
5.2.-Recepción de un fax
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Si telefax línea exclusiva recepción automática |
Algunos calidad papel normal — copia como fotocopia |
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La mayoría discriminador de llamadas |
Papel término (rollos) < calidad. Para archivar-fotocopiar |
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Calidad s/ papel |
5.3.-Servicio de burofax (C y T) –a oficina (reparte funcionario) o destinatario si tiene telefax
6.-RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA
6.1.-Entrada de la correspondencia. Es la recepción de documentos por correo, fax, telégrafos, mensajería..
Una vez proceso de recepción iniciar selección, registro y distribución
6.2.-Selección, registro y distribución.
a)Apertura, selección y comprobación:
ü Abrir, seleccionar y clasificar — distribuir
ü Privado, confidencial, reservado – no abrir
ü Comprobar adjuntos
ü Si datos remitente solo sobre se conservara
b)Registro:
ü Voluntario privadas — obligatorio públicas.
ü Consiste en:
Ø Numerar y poner fecha (sellar). La privada no registrar.
Ø Anotar nº y fecha que pusimos, extracto información y destinatario en R.E. correspondencia.
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REGISTRO DE ENTRADA HOJA Nº |
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Nº registro |
Fecha |
Remitente |
Clase |
Anexos |
Asunto |
Observaciones |
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Nombre |
Localidad |
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c)Distribución (hacer llegar).- Urgente o telegrama — de inmediato.
6.3.-Salidas de Correspondencia
-Pasos:
a) Confección correspondencia: redactar, mecanografiar, procesador…Nosotros o nos lo dan hecho y solo registro y envío
b) Registro: anotar con nº, sello, fecha y envío—copias necesaria (reg gral….)
c) Envío: después confección y registro:
ü Comprobar firmada y adjuntos
ü Cerrar y franquear según tarifas y peso- entregar correos o mensajero.
ü Asegurar código postal.
7.-EL CORREO ELECTRÓNICO
· Telecomunicación – ventaja velocidad
· Punto vista empresa envío información miembros empresa o ajenos
· Receptor ve carpeta en entrada (adjuntos(—imprimirá.
· Como crear una cuenta de correo:
Ø WINDOWS
Ø INTERNET
Ø PORTAL URL—opción REGISTRAR
Ø Formulario: NICK o identificador, CONTRASEÑA
Ø Leer enviar
Ø El + MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS