Tema 12 – La organización de las empresas de H. y T. Relación con otras funciones gerenciales. Patrones básicos de departamentalización tradicional. Estructura y cultura organizativas.

GUIÓN

12.1 TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN

a) Concepto de organización.

b) La organización como ORDENACIÓN.

c) La organización como ESTRUCTURA.

d) La organización como POSICIONAMIENTO CORRECTO DE LOS ELEMENTOS.

12.2 DISTINTOS MODELOS O PATRONES DE ORGANIZACIÓN

a) Modelo de organización personal.

b) Modelo de organización funcional centralizada.

c) Modelo de organización funcional descentralizada.

d) Modelo de organización matricial.

12.3 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

a) La unidad de decisión.

b) El principio de la autoridad por la especialidad.

c) La autoridad compartida

12.4 LA EMPRESA COMO ORGANIZACIÓN

a) Organización por FUNCIONES.

b) Organización por ACTIVIDADES ECONÓMICAS.

c) Organización por EL LUGAR O ESPACIO GEOGRÁFICO.

d) Organización TEMPORAL.

e) Organización por OBJETIVOS.

12.5 ORGANIGRAMAS

1. Los Organigramas

2. Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

3. Clases de organigramas

4. La Jerarquía

5. Estructuras organizacionales

12.1 TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN

a) Concepto de organización

El término organizar significa ordenar, crear una estructura o poner en su sitio los elementos de un conjunto. Es inevitable pensar que si una empresa turística no se organiza, tendrá mucho más riesgo de fracaso que otra que sí lo haga. Esta es la razón por la que a esta parte de la economía de empresa, la organización empresarial, se le concede tanta importancia.

Se dice que no hay economía sin organización, ya que economía significa administración, y la administración va profundamente relacionada con la organización o el uso adecuado de los medios productivos.

b) La organización como ORDENACIÓN

Si hemos dicho que el término organizar significaba ordenar ¿qué es poner orden en la empresa turística?………

Si el análisis se plantea desde el enfoque del cumplimiento de los objetivos empresariales programados, es evidente que se han de ordenar todos los componentes o elementos del sistema que harán posible el logro de los objetivos: Capital, trabajo, Relaciones Externas y Relaciones Internas.

La combinación de estos cuatro elementos, ofrece muchas formas diferentes de ordenación, pero la cuestión se complica porque no sólo se ha de establecer el orden, sino también, se ha de definir la cuantía o la intensidad con que ha de participar cada uno de ellos en el proceso productivo de la empresa. Como consecuencia, cada situación habrá de plantear una organización diferente.

Sea cual sea el tipo de organización seleccionado en función del criterio antes descrito, serán exigencias planteadas al sistema organizativo las siguientes:

· Que permita el cumplimiento de los objetivos generales y parciales del proceso empresarial, posibilitando el máximo rendimiento.

· Que permita el cumplimiento de los objetivos con los mínimos costes de producción y operación, tanto económicos, como sociales y ambientales.

· Que el sistema responda a criterios de racionalidad económica, social y política.

· Que el sistema responda a las necesidades de los mercados demandantes en cuantía y calidad.

· Que el sistema dé satisfacción personal a los diferentes elementos participativos en el proceso empresarial.

c) La organización como ESTRUCTURA.

Se entiende como estructura el reparto de tareas y responsabilidades. Según las escuelas clásicas de organización empresarial, los principios generales de la organización son:

– La autoridad debe ser ejercida en sentidos descendente.

– La empresa es un sistema integrado, formado por subsistemas.

– La empresa como un todo, debe distinguir tipologías de funciones.

– Los elementos del sistema deben especializarse en tareas concretas.

– Se pierde eficacia cuando el mando directo se ejerce sobre un grupo numerosos de subordinados.

En el análisis de la estructura ideal de la empresa se han de considerar todos los factores que condicionan dicha estructura, que serán los que determinen el reparto de funciones, las obligaciones y responsabilidades. Entre ellos:

– El tamaño de la empresa, ya que desde la empresa pequeña en donde la estructura puede y debe ser personalizada (las relaciones entre los individuos son directas y estrechas), a la gran empresa, en donde se exige la diversificación de tareas, hay otras muchas dimensiones en donde se constata la relación entre estructura y tamaño.

– Las estrategias de la empresa, ya que la estructura empresarial sigue las estrategias escogidas (por ejemplo, monopolización o diversificación de productos y de mercados).

– La influencia de la tecnología. Según este criterio, a los diferentes niveles de complejidad técnica en el proceso productivo, le corresponden estructuras muy diferenciadas (cuando la producción se diversifica y complica, se incrementa generalmente el número de personal administrativo).

– La influencia del entorno empresarial (facilidad o dificultad de previsiones, número de competidores, tecnología fija o cambiante) condiciona también un tipo u otro de estructura.

d) La organización como POSICIONAMIENTO CORRECTO DE LOS ELEMENTOS.

Este sistema de organización pretende integrar numerosos elementos dispersos y divididos, con el fin de llegar a un objetivo previo. Estos elementos, físicos y jurídicos, son de naturaleza y características diferentes.

En el caso de un hotel, por ejemplo, el personal preparado y estructurado por departamentos, manejará el equipamiento instalado mediante un proceso establecido por las relaciones internas de la empresa. Se generarán además, dos corrientes de sentido contrario: las que se establecen entre los factores productivos del sistema y las relaciones con el exterior y otras, como respuesta a los condicionamientos sobre la empresa del marco externo.

12.2 DISTINTOS MODELOS O PATRONES DE ORGANIZACIÓN

Las características de las empresas turísticas permiten proyectar los modelos generales de organización a dicho tipo de explotación económica.

El proceso de organización está fundamentado en el principio de la distribución de la autoridad. Por ello, según cada modelo, se establece una estructura de mando que se considera la más eficaz para la obtención de los mejores resultados empresariales.

Estos modelos son:

a) EL MODELO DE ORGANIZACIÓN PERSONAL

Se considera el más elemental de todos. Parte de una estructura muy simple de mando: la dirección. Este nivel, que puede estructurarse de diversas maneras, juega un papel de relación directa con el conjunto de los empleados.

b) EL MODELO DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL CENTRALIZADA

En este caso la dirección asume el papel de gran coordinador. Se trata de establecer una estructura de interdependencia funcional; es decir, se trata de establecer las divisiones de la estructura empresarial en función de las funciones de cada sección, área o departamento.

c) EL MODELO DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DESCENTRALIZADO

Se trata del modelo anterior, con la salvedad de perder el carácter centralista que se ejerce desde la dirección general del modelo mencionado (b).

d) EL MODELO DE ORGANIZACIÓN MATRICIAL

El modelo empresarial tiende al análisis del sistema “nada es absolutamente independiente y nada es absolutamente dependiente”; es decir, la organización empresarial se aproxima en su concepción a un entramado de interrelaciones departamentales, que diseña en su configuración una estructura matricial.

12.3 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

Puede aceptarse como idea básica que el problema de la vertebración de una empresa radica en la adopción de varias decisiones de carácter organizativo que diseñarán la forma estructural:

– Distribución de competencias entre los distintos elementos del sistema.

– Distribución de los servicios o funciones que deben cumplir.

– Análisis de las relaciones que existen entre ellos.

Los diversos modelos de organización, se apoyan, de forma general, en los siguientes principios generales:

1. La unidad de decisión.

Es un hecho conocido que la unidad favorece el impulso (en la unión está la fuerza) o la actuación de varios elementos. Está claro que la integración de objetivos, procedimientos y recursos amplia los resultados conseguidos.

2. El principio de la autoridad por la especialidad.

Es ideal que el mando se ejerza más por convencimiento que por imposición. Las órdenes son mejor transmitidas y admitidas cuando la decisión está apoyada en la especialización. Los empleados tienen su dependencia del especialista o del responsable del área, sin que se determine una responsabilidad única de un superior sobre un subordinado, en relación a su nivel departamental, sino en razón de la capacidad específica que posee del dominio de un tema.

3. La autoridad compartida.

Se trata de intentar combinar los dos tipos de autoridades combinadas y reflejadas en los principios anteriores (2 y 3): autoridad general y autoridad por la especialidad.

12.4 LA EMPRESA COMO ORGANIZACIÓN

El principio general de la organización no puede ser diferente ni puede dejar de existir en cualquier tipo de empresa. Por ello, se ha de considerar la ordenación de la estructura empresarial como una condición irrenunciable, ya que no se concibe la empresa en caso de que no se adecuen sus elementos a tal principio.

EMPRESA = ORGANIZACIÓN

a) Organización POR FUNCIONES:

El sistema organizativo más interesente es, sin duda, el que se distribuye por funciones.

Este principio organizativo ha de estar fundamentado en aspectos como: especialización, responsabilidad, conocimiento y eficiencia. Es un tipo de organización muy empleado en las empresas turísticas.

b) Organización POR ACTIVIDADES ECONÓMICAS:

En segundo lugar, se puede estructurar la empresa por actividades económicas que han de desarrollarse en el proceso de explotación, de tal manera, que se busque la mayor coherencia y rendimiento en la utilización de los factores productivos.

c) Organización POR EL LUGAR O ESPACIO GEOGRÁFICO EN DONDE SE SITÚAN LOS FACTORES.

Se hace necesario, en este caso, saber dónde se ha de localizar al personal y el capital empleado. El inconveniente surge cuando la empresa se distribuye en distintos lugares, porque si los factores se ubican íntegramente en un solo establecimiento, es evidente que la organización espacial no se justifica, salvo que se pretenda realizar una distribución en base a criterios específicos de distribución del personal, como:

– en el interior o exterior del recinto,

– en el espacio nacional o en el extranjero,

– en pisos, o en planta y sótanos.

d) Organización TEMPORAL.

Las empresas turísticas no suelen tener un programa uniforme en el tiempo de producción, comercialización o ventas, sino que se ven afectadas por la estacionalidad. Ello conlleva que, a veces, se hayan de adoptar sistemas de organización que responden a criterios diferentes en función de la temporada de que se trate.

e) Organización POR OBJETIVOS.

Este sistema sería óptimo, siempre que pudiesen darse un conjunto de características en la estructura de la empresa y en los elementos que determinan su producto:

– flexibilidad en el dimensionamiento de la oferta,

– facilidad y dinámica de los factores productivos para adaptarse a las exigencias en cuanto a calidad y cantidad de la demanda.

Si ello fuera posible, la empresa podría organizar, tanto sus activos líquidos como su capital fijo y circulante al nivel de producción deseado.

12.5 ORGANIGRAMAS

Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el número, orden, armonía y dependencia de sus partes.

Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa.

Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.

.

1. Los Organigramas

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica.

Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente:

“Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.”

Otro autor expone su concepto de esta forma:

“El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente.”

Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.

Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan: “La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.”

Según el concepto de organigrama, este muestra:

· Un elemento (figuras)

· La estructura de la organización

· Los aspectos más importantes de la organización

· Las funciones

· Las relaciones entre las unidades estructurales

· Los puestos de mayor y aun los de menor importancia

· Las comunicaciones y sus vías

· Las vías de supervisión

· Los niveles y los estratos jerárquicos

· Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización

· Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.

2. Finalidad Del Organigrama

Un organigrama posee diversas funciones y finalidades.

1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

a. Los cargos existentes en la compañía.

b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

c. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones Del Organigrama

· Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

· Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

· Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

· Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

· Comunicar la estructura organizativa.

· Reflejar los cambios organizativos. Ventajas Del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:

· Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

· Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.

· Muestra quién depende de quién.

· Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.

· Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

· Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.

· Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.

Desventajas Del Organigrama

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

· Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

· No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.

· Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

· Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

3. Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

1. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

2. Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

3. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

4. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

5. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero.

4. Clases de organigramas

1. Según la forma como muestran la estructura son:

a. Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

b. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.

c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.

2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:

a. Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.

b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas

c. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.

d. Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.

5. La Jerarquía

La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa. La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsicamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.

Se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en las organizaciones:

1. La jerarquía dada por el cargo.

2. La jerarquía del rango.

3. La jerarquía dada por la capacidad.

4. La jerarquía dada por la remuneración.

La jerarquía dada por el cargo:

Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.

Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes.

La jerarquía del rango:

Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir.

La jerarquía dada por la capacidad:

Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.

La jerarquía dada por la remuneración:

Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo.

La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio.

6. Estructuras organizacionales

Explicación del organigrama del departamento de cocina de un hotel

El departamento de cocina tiene como función preparar platos y especialidades culinarias para ser servidas en el restaurante y satisfacer las exigencias de los clientes.

Según el anexo se observa que la máxima autoridad de dicho departamento es el chef (jefe de cocina) ejecutivo, siendo éste el encargado de administrar la cocina, luego éste tiene a su cargo el sous chef(segundo jefe) quien sustituye al chef ejecutivo durante su ausencia, después el sous chef tiene a su cargo el chef de partie (jefe de partida) quien va ser el que tenga el poder de la cocina de un centro de consumo; éste a su vez tiene su mando sobre las partidas de: carnicería y pescadería, cocina fría, cocina caliente, pastelería, banquetes y stewards. La primera partida se encarga de transformar la mercancía que traen los proveedores de carnes y pescados en materia prima necesaria para la producción de cocina, ésta tiene su autoridad sobre el chef carnicero y el chef pescadero (jefes de partidas). La segunda partida se encarga de elaborar aquellos platos cuya materia prima no necesita fuego o calor para ser transformada en alimentos aptos (entremeses fríos, jugos, postres fríos, salsas frías, etc.), ésta partida tiene a su cargo al garden manger y al jefe de pantry (jefe cuarto frío y respostero). La tercera partida se encarga de elaborar todos los platos cuya materia

prima necesita fuego o calor para ser transformada en alimentos (caldos, sopas, salsas calientes, guarniciones, cereales, pastas, etc.), ésta partida tiene a su cargo el chef salsero, chef entremetier y el chef rosticero. La cuarta partida se encarga de elaborar el pan, los pasteles y los postres que se sirven en los diversos centros de consumo así como preparar las diversas masas para el servicio de cocina, ésta partida tiene a su cargo el chef pastelero teniendo su autoridad sobre el jefe panadero y el jefe pastelero. La quinta partida se dedica exclusivamente a la preparación y despacho de todos los programas a celebrarse dentro del establecimiento, éste tiene a su mando al chef pastelero. Y la última partida su labor cotidiana se desarrolla en las áreas de cocina, lavado de equipo, pulido de plaqué, cuarto de basura, botellas, lozas, cristalería, almacén de stewards, banquetes y general; ésta partida tiene a su cargo el jefe de steward y éste a la vez le da ordenes al floor steward que tiene a su mando el mozo steward, el operador de máquinas y el steward delegando este último su autoridad sobre el steward banquetero, el steward bufetero y el steward cafetero; (Departamento deMayordomía).

Organigrama 1

GERENCIA: HABITACIONES:

A & B: Sergio Vielman MANTENIMIENTO: Arturo Echazú CONTRALORÍA: Antonio Yépez RECURSOS HUMANOS: Ysmery Marcano ANIMACIÓN: Oswaldo Marcano SEGURIDAD: Néstor Martínez

Bibliografía:

· MELINKOFF, Ramón V.: La Estructura de la Organización. Universidad Central de Venezuela, Caracas, 2000.

· TERRY, George: Principios de Administración. 1999

· Elementos para el estudio de la economía de la empresa turística. FIGUEROLA PALOMO. Síntesis. 1990.