Tema 34 – Gestión y control de almacén de alimentos y bebidas. Métodos para identificar necesidades de aprovisionamiento y efectuar solicitudes de compra. Sistemas y procesos de recepción de géneros, almacenamiento, distribución. Control y valoración de inventarios.

GUIÓN

34.1 INTRODUCCIÓN: “El departamento de compras”

34.2 GESTIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN

a) Aprovisionamiento y compras

b) Ámbito de actuación y contenido

c) La función de compras y sus objetivos.

34.3 MÉTODOS PARA IDENTIFICAR NECESIDADES Y EFECTUAR SOLICITUDES DE COMPRA

a) Identificación de necesidades

b) Establecimiento de estándares.

c) Búsqueda y selección de fuentes de suministro

d) Emisión y seguimiento del pedido

a) Fases del proceso de recepción

b) Lugar de recepción: higiene y mantenimiento.

c) Proceso y control de recepción y distribución

d) Almacenamiento: procesos y operaciones básicas.

e) Registros documentales:

· higiénico –sanitarios

· documentos

f) Gestión de stock

34.5 CONTROL Y VALORACIÓN DE INVENTARIOS

a) Los inventarios y su valoración: documentos de control.

b) Métodos de valoración:

– FIFO

– LIFO

– NIFO

– Media ponderada

34.6 APLICACIÓN DE PROGRAMAS DE GESTIÓN

a) Objetivos de un sistema informático.

b) Equipamiento necesario.

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34.1 INTRODUCCIÓN

El departamento de compras

En una empresa de tipo familiar o independiente no existe la necesidad de que exista un departamento de compras, sino simplemente, alguien que se responsabilice de esta función, que suele ser el propietario o el jefe de cocina o de almacén. Sin embargo, cuando se trata de empresas de hostelería y panadería- pastelería de gran tamaño o multinacionales o establecimientos hoteleros, deberá existir el Departamento de compras, con éste u otro nombre.

Se puede definir como un departamento o área que, bajo las órdenes de un director o jefe de compras, o coordinador de “F & B”, realizará las funciones específicas de comprar y aprovisionarse de materias primas y de aquellos elementos necesarios para la producción, su seguimiento y control. Para ello necesitará medios técnicos y humanos perfectamente coordinados.

Comprar es una función muy especializada en la dirección de empresas, y una buena planificación, organización, gestión y control de compras, puede hacer que una empresa obtenga importantes beneficios por ahorro en compras, o todo lo contrario, si la gestión de compras no es la adecuada.

34.2 GESTIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN

a) Aprovisionamiento y compras

La naturaleza de las empresas dedicadas a la hostelería, su tamaño y su distribución geográfica, determinarán la importancia y el tamaño del departamento de compras.

En relación a las materias primas utilizadas en la producción de comida y bebida en las diferentes fórmulas de restauración, se tendrá en cuenta que para unos establecimientos como los del grupo de hoteles, estas compras no son tan elevadas en porcentaje como lo son en las cadenas de restauración colectiva, o la del fast-food o del grupo de restaurantes gastronómicos.

Por lo tanto, el aprovisionamiento correcto en la industria de la hostelería y, principalmente, en el subsector de la restauración, constituye una función esencial.

Aprovisionarse es surtirse de bienes y servicios (mercaderías, materias primas, bienes de equipo), que las empresas de hostelería necesitan para funcionar y producir con normalidad.

El aprovisionamiento abarca un conjunto de operaciones que permiten a la empresa de hostelería disponer permanentemente de bienes y servicios provenientes del entorno comercial. En definitiva, es procurar a la empresa las materias primas, bienes y servicios consumibles, en la cantidad y calidad deseadas, en el momento preciso y al menor coste.

La compra es un hecho aislado, que se realizará después de tomar la decisión de adquirir deforma puntual uno o varios bienes o servicios.

b) Ámbito de actuación y contenido

El departamento de compras se relacionará, dentro de la empresa, con los diversos departamentos que requieran su servicio, y con el exterior, (mercado comercial), a través de los proveedores, pidiendo, decepcionando, controlando las entradas, almacenando y distribuyendo al resto de los departamentos relacionados con producción.

Si entendemos la empresa como un sistema organizado en grandes áreas funcionales o subsistemas, podremos dividirla en tres subsistemas:

a) Subsistema real: comprende funciones de aprovisionamiento, transformación y comercialización de productos y servicios, lo que básicamente supone una transformación real de los factores productivos: aprovisionamiento, producción y marketing.

b) Subsistema directivo: su misión implica la toma de decisiones para asegurar los objetivos del sistema (empresa) mediante una organización y control eficaz.

c) Subsistema financiero: muy relacionado con el subsistema real, ya que capta, administra y controla los recursos financieros.

d) Las funciones de compras y sus objetivos

La función de las compras

El éxito comercial de una empresa depende de la capacidad de su dirección para gestionar de forma adecuada los diferentes subsistemas funcionales de la misma, manteniendo un equilibrio armónico entre todos ellos.

La misión principal del departamento de compras es “comprar cada vez mejor”, y para ello necesita relacionarse con cada una de las áreas funcionales de la empresa y conocer cuáles son las necesidades y exigencias de cada una de ellas.

La función de compras en hostelería es mantener de forma permanente y regular el abastecimiento de materias primas, bienes y servicios y realizar su gestión, para que la empresa desarrolle sus operaciones con satisfacción.

La importancia de la función de compras está relacionada con las características internas del departamento y con la aportación que haga al resto de la organización.

Hay pequeñas empresas de hostelería que no disponen de estructura y es, generalmente, el propietario o la persona delegada quien hace la función de compras. Otras, por el contrario, dependiendo de su tamaño y proyección a nivel regional o nacional, disponen de un departamento más grande, organizado, con un responsable al frente del mismo, con subordinados y perfectamente equipado.

Objetivos de las compras

a) Objetivos principales:

· Calidad del producto o servicio: se comprarán productos o servicios de calidad adecuada al fin al que se destinan.

· Plazo de entrega: el proveedor suministrará en un plazo apropiado para que el producto o servicio esté disponible cuando sea necesario.

· El precio: será el justo respecto a la calidad demandada, el plazo de entrega y las condiciones de pago estipuladas.

b) Objetivos secundarios:

· Capacidad de servicios del proveedor, cantidades a comprar, condiciones de pago a proveedores, descuentos, rappels, etc.

· Definición de la oferta prevista para un periodo determinado (análisis de menús, carta, sugerencias y platos del día) y determinación de necesidades.

· Naturaleza de los productos a utilizar en dicho periodo. Definición de estándares (libro o fichas de especificación de productos) y confección de listados de proveedores.

· Selección de las fuentes de suministro.

· Emisión y seguimiento de pedidos.

· Recepción, control de pedidos y conformidad de la recepción del pedido, mediante la firma del responsable.

· Registro de las entradas en el libro de compras o documento que lo sustituya.

· Distribución de las entradas a cocina o economato-bodega y utilización inmediata o almacenamiento, según proceda.

· Aprobación y pago de las facturas a proveedores.

34.3 MÉTODOS PARA IDENTIFICAR NECESIDADES Y EFECTUAR SOLICITUDES DE COMPRAS

a) Identificación de necesidades

El departamento usuario solicita a compras los requerimientos o necesidades de materias primas y bienes y servicios necesarios con sus especificaciones lo más concisas posibles.

Los alimentos se separarán en dos grupos: perecederos y no perecederos. En los primeros se incluyen alimentos frescos y, en los segundos, alimentos conservados por algún procedimiento y productos no alimenticios. Por eso las especificaciones deben ser muy claras.

LOS ALIMENTOS PERECEDEROS, comprenden familias de productos tales como carnes, aves, pescados, frutas y verduras. Pasan directamente a cocina para su transformación y/o cocinado o ensamblaje y son almacenados en cámaras frigoríficas, según la naturaleza del producto. Las cantidades que se han de comprar las define el jefe de cocina para uno o varios días, según la previsión de producción y dependen de:

· los stocks disponibles en el establecimiento

· la composición de los menús, carta, sugerencias y platos del día

· la previsión del número de clientes que deban atenderse

· la caducidad o la fecha límite de utilización óptima.

ALIMENTOS NO PERECEDEREOS y “OTROS PRODUCTOS”. Se trata de bebidas,

conservas, semi-conservas, productos congelados, vajilla, cristalería, lencería, productos de mantenimiento, de limpieza, etc.

La determinación de necesidades es imprescindible para hacer las propuestas de compra estrictamente necesarias, requiriendo para ello una información precisa:

· demanda de compra de los diferentes departamentos

· análisis de los stocks de forma permanente, estableciendo el stock máximo y el mínimo y determinando la rotación del stock,

· tamaño y capacidad del almacén,

· fecha de caducidad del producto, en su caso,

· capacidad y política financiera del establecimiento.

La capacidad de compra, una vez determinada la necesidad, podrá ser cubierta por uno o varios proveedores que sirvan el mismo pedido o que opten por servir de forma alternativa. Se deberán elegir los productos más adecuados al establecimiento.

Para que la elección de las materias primas sea la correcta, se tendrá en cuenta:

· Variedad de los productos en el mercado: toda compra de alimentos demandada por cada departamento puede cubrirse con múltiples productos, como gamas de cervezas, de vinos, quesos, embutidos, etc.

· Número de productos de cada gama: el departamento usuario decidirá el número de productos que se van a utilizar de cada gama.

· Cantidad de producto: según cada stock y su rotación.

· Naturaleza de los productos: perecederos y no perecederos.

· Coste de cada producto: determinar el uso al que irá destinado. Si seleccionamos un vino para realizar salsas en cocina, utilizaremos una marca de menor calidad que si se selecciona uno para servir en bar o restaurante. Esta táctica se denomina “análisis de valor”, y permite decidir la compra de productos específicos, según el uso al que se destine y eliminar costes innecesarios.

b) Establecimiento de los estándares. Libro o ficha de especificación de producto.

Para que el departamento de compras pueda realizar su función con un determinado grado de eficacia, requiere que cada departamento especifique las características técnicas de cada producto, bien o servicio demandado, con el fin de buscar en el mercado los productos pedidos o más parecidos posibles.

Estas características se recogen en las llamadas fichas técnicas de especificación de productos en las que se especificará:

1. Familia de producto, gama y producto.

2. Código de identificación.

3. Características técnicas u organolépticas.

4. Aspecto visual, peso, calibre.

5. Acondicionamiento y tipo de envase.

6. Origen.

7. Temperatura 8productos perecederos).

Este procedimiento se realiza con medios informáticos, que facilitan la gestión, de modo que se identifica y analiza cada producto y su proveedor y se realiza el INVENTARIO PERMANETE a través del control de entradas, salidas y existencias de cada artículo, según los datos que refleja su ficha.

FICHA DE ARTÍCULO

c) Búsqueda y selección de fuentes de suministro

Una vez conocido el producto, para seleccionar al proveedor se debe proceder del siguiente modo:

· IDENTIFICACIÓN DE PROVEEDORES POTENCIALES. Deberán cumplir los siguientes requisitos:

1. Dispondrán de instalaciones y maquinaria que cumplan la normativa vigente, así como de servicio adecuado de distribución.

2. Capacidad técnica y de gestión competente.

3. Capacidad económico-financiera sólida.

4. Seriedad y buena imagen de mercado.

· FICHEROS DE PROVEEDORES. Con los siguientes datos: código alfa numérico, nombre y razón social, dirección completa, teléfono, fax, e- mail, datos de la persona de contacto, número de cuenta, oficina y entidad bancaria.

· NÚMERO DE PROVEEDORES QUE SE VAN A SELECCIONAR POR CADA LÍNEA DE PRODUCTO O SERVICIO. Se establecerá si se trabaja con u proveedor único o con varios. En caso de trabajar con un solo proveedor las ventajas suelen ser la obtención de una buena línea de descuentos o bonificaciones en compra y la simplificación del trabajo administrativo. Se asume el riesgo de desabastecimiento si el proveedor único falla y la incapacidad de reacción frente a situaciones de emergencia. Cuando se trabaja con varios proveedores las ventajas son que se reduce el riesgo de ruptura de stocks y se crea una sana competencia.

d) Emisión y seguimiento de pedido

Una vez recibidas las ofertas de los proveedores, se analizan y comparan para poder tomar decisiones y seleccionar al proveedor adecuado.

Otras maneras de proceder son mediante:

– Centrales de compra que ofertan productos similares de varios proveedores preseleccionados en condiciones ventajosas.

– Aprovisionamiento en grandes mercados.

Documentos necesarios para la realización de pedidos

LISTA DE MERCADO: la establece el economato e intervienen el jefe de cocina y el jefe de compras. Se utiliza diariamente para la compra de alimentos perecederos que se consumen en el día. Las peticiones se hacen basándose en los stocks mínimos y las existencias en cocina.

BONO DE PEDIDO: establece las cantidades a pedir, el precio unitario y el código- nombre del proveedor. Se archivará una copia que servirá para comprobar las entradas de géneros.

FICHERO DE ARTÍCULOS. Es un listado que recoge con códigos todos los artículos que utiliza el establecimiento y que figuran en inventario. Si el sistema de almacén está informatizado, se podrán obtener listados de compra por artículo, por poveedor o por ambos a la vez.

La negociación de precios con proveedores

Se refleja en un contrato de compra-venta que recoge normalmente:

– volumen de compras

– precio

– plazos de suministro

– plazos de pagos

– formas de pago

– líneas de descuentos

– envíos de mercancías, envases, temperaturas

– … cualquier otra condición que se estime oportuna.

a) Fases del proceso de recepción

La recepción de mercancías es un procedimiento riguroso que cuenta con las siguientes fases:

· La recepción propiamente dicha, que consiste en recibir los géneros o mercancías requeridas por los distintos departamentos al departamento de compras.

· Inspección de mercancías: se realizará para evaluar las condiciones de entrega de los productos. Antes de aceptar el pedido hay que verificar el estado de frescura, el aspecto, la temperatura, y el bono de pedido. También hay que inspeccionar los envases y los medios de transporte utilizados para evitar contaminaciones del género.

· Control: consiste en verificar los precios, pesos y cantidades, según se especifica en el bono de pedido.

· Distribución. Se envían las materias primas recibidas al lugar que corresponda: a producción-cocina si son alimentos perecederos de consumo diario o a almacén general si se trata de mercancías destinadas a reposición o mantenimiento.

· Almacenamiento: los géneros perecederos en cámaras y los no perecederos en bodega o almacén.

b) Lugar de recepción: higiene y mantenimiento.

Los locales destinados a la recepción y almacenaje de alimentos deben cumplir una serie de normativas que, de forma general, regulan los siguientes aspectos:

– Normas sobre manipulación de alimentos,

– Normas higiénico-sanitarias para la instalación y funcionamiento de industrias dedicadas a la preparación y distribución de comidas para consumo en colectividades y medios de transporte,

– Reglamentación técnico-sanitaria sobre condiciones de almacenamiento frigorífico de los alimentos,

– …etc.

Como norma general, puede decirse que las operaciones de recepción de alimentos tiene que garantizar que:

1. Ningún producto NO CONFORME pueda ser aceptado y utilizado.

2. En conjunto, las características intrínsecas de los alimentos objeto de recepción, manipulación y almacenamiento, se mantendrán en el proceso y durante su almacenamiento a temperatura ambiente, o mediante frío positivo o negativo.

3. Los envases de los productos alimenticios son adecuados a su uso y su higiene es correcta.

4. La zona de recepción de géneros sea diáfana y esté concebida de tal forma que los artículos alimenticios que transiten por ella no sufran alteraciones importantes de temperatura. Los suelos, muros y techos, deben estar construidos con un material duro e impermeable al agua; debe evitarse el paso de conductos de evacuación de aguas y de basuras y estar dotada, al menos, con un desagüe con rejilla que evite el paso de roedores.

5. La limpieza y desinfección de la zona deberá ser rigurosa.

c) Proceso y control de recepción y distribución

La recepción de materias primas

El proceso de recepción de materias primas implica una serie de operaciones cuya finalidad es:

· Asegurar que las materias primas recibidas se corresponden con las pedidas y tienen la cantidad, peso, calidad y precio que figuran en el bono de pedido.

· Permitir que si una mercancía es rechazada por no cumplir los estándares marcados, pueda ser sustituida por otra y que ésta sea aceptable para el uso al que va destinada.

· Seleccionar y ordenar los productos por categorías, respetando su modo de conservación.

· Realizar el almacenamiento lo más rápidamente posible.

· Asegurar una rotación óptima de cada lote de productos que garantice su frescura.

Procedimiento de la recepción de materias primas

No es el mismo en todas las industrias de hostelería, pero básicamente consiste en:

· Preparar el área de recepción, tanto a nivel de dotación como en cuestiones higiénicas.

· Comprobar que las mercancías recibidas se corresponden con las especificaciones dadas por el departamento de compras en el bono de pedido.

· Pesar por separado cada producto.

· Comprobar preciso.

· Rellenar y poner etiquetas con el peso y fecha de entrega para su control o comprobar el etiquetado que traigan de origen.

· Cambiar los géneros de los envases originales a los específicos de uso interno con el fin de evitar contaminaciones.

La persona responsable de la recepción de géneros tendrá las siguientes funciones básicas:

1. Controlar e inspeccionar la entrada de mercancías.

2. Registrar las diferencias que se produzcan en el parte de incidencias correspondiente.

3. Avisar al departamento usuario o almacén de la llegada de géneros.

4. Supervisar el proceso de almacenamiento en las distintas dependencias.

5. Establecer documentos de registro de entradas, devoluciones y retornos de géneros.

6. Establecer y realizar controles.

7. Medir riesgos y establecer las pautas y/o conductas a seguir para evitarlos.

8. Informar al departamento de compras de los posibles incidentes.

d) Almacenamiento: procesos y operaciones básicas.

Una vez aceptados los géneros, se almacenan según su naturaleza:

· Productos frescos o de consumo inmediato: conviene cambiarlos de envase para no introducir los que estén “sucios o contaminados” en cámaras y recintos de producción. Su almacenamiento se realizará en cámaras frigoríficas mediante frío positivo (+ 3ºC)o, si se trata de carnes y pescados, conviene reducir la temperatura de cámara a 1ºc ó

2ºC. La normativa establece que debe separarse su almacenamiento por familias de producto (carnes, pescados, verduras, lácteos, etc.).

· Productos congelados: hay que evitar la rotura de la cadena de frío. Se procederá a almacenarlos inmediatamente a su llegada en cámara congeladora mediante frío negativo (de –18ºC a –20ºC) y en su envase original intacto.

· Productos no perecederos: se enviarán al economato o bodega en su embalaje original una vez realizada la recepción y siendo ésta conforme.

e) Registros Documentales

Para llevar a cabo el control y registro higiénico-sanitario pueden emplearse distintos métodos entre los que se encuentran el SAFE (Sanitary Assessment of the Food Environment), también denominado “Guía de prácticas Correctas de Higiene” o el ARCPC (Análisis de Riesgo o Control de Puntos Críticos).

Estos dos métodos se utilizan de forma independiente y se basan en el control del análisis de puntos críticos en el proceso, no sólo de recepción de géneros, sino también en el almacenamiento, en el proceso productivo (transformación de las materias primas, cocción..), en la distribución y en el consumo.

Registro documental necesario para la gestión del proceso de recepción de géneros

Los documentos necesarios pueden ser:

– Albarán

– Parte diario de compras y devoluciones

– Factura.

ALBARÁN

Este documento lo emite el proveedor basándose en la orden de pedido. Se utiliza cuando la empresa compradora lo adquiere a crédito. En él se relacionan los alimentos suministrados, el número del albarán, el código del producto, las cajas, bultos o pieza s de que consta el pedido, la cantidad en peso neto (kilos), el precio unitario e importe de cada concepto.

Figuran también las bases imponibles, el IVA desglosado y el importe total.

Como datos identificativos del proveedor figurarán: nombre y razón social, dirección y código postal, población, teléfonos y fax, correo electrónico y NIF.

El albarán acompaña a la mercancía. El receptor comprueba que los datos de los géneros que figuran sean correctos, así como los precios y el importe final. Da el visto bueno sellando y firmando.

El original y una copia quedan en poder del proveedor para efectuar la factura. Otra copia queda en poder de la empresa receptora y se registrará en un Libro de registro de albaranes o de entradas y devoluciones.

PARTE DIARIO DE COMPRAS Y DEVOLUCIONES

Es un impreso que cumple prácticamente las mismas funciones que el Libro de Registro de Entradas y Devoluciones. En él se desglosan las compras que van a cocina (compras directas), las que vana a economato (Economato/Bodega) y el concepto de varios (productos no alimenticios).

Con este informe se imputan los costes de las compras a cada departamento peticionario y consumidor, lo que facilita el cálculo de alimentos consumidos.

También recoge este documento las devoluciones cuando las haya.

El informe diario de compras, junto con los albaranes, pasa diariamente a administración para su comprobación y comparación posterior con la factura, con el fin de autorizar y gestionar el pago a proveedores en la fecha prevista.

LA FACTURA

De características similares al albarán en cuanto a contenido, la factura representa un documento contable que justifica el pago a proveedores de las mercancías recibidas.

Datos que figuran en una factura:

Cliente

· Código de cliente

· NIF/DNI del cliente

· Nombre y razón social

· Dirección

· Código postal y población

· Número de factura

· Fecha de emisión.

Proveedor

· Nombre y razón social

· Dirección

· Código postal y población

· Tfno, fax y e-mail

· DNI/NIF

En el cuerpo de la factura, se describirán el número o números de albaranes a los que corresponde. Puede o no desglosarse el contenido de los albaranes si así lo exige el cliente, así como el IVA.

En la base de la factura figurarán los datos relativos a la entidad bancaria y al tipo y número de cuenta a la que deben transferirse los importes correspondientes.

g) Gestión de Stocks

El mantenimiento de stocks en una empresa permite a ésta producir al ritmo que el cliente demanda. En un establecimiento de hostelería en el que el cliente demanda lo que quiere comer y en ese momento se le produce su pedido, también es importante mantener un cierto nivel de stocks en cámaras y almacenes. El tamaño del stock, debe ser tal que minimice el coste de posesión, al mismo tiempo que ofrezca cierta seguridad en la producción y permita hacer frente a posibles eventualidades (aumento repentino de clientes sobre la cifra prevista con antelación , o rotura de stocks en la entrega de mercancía por elproveedor).

Estos dos aspectos, el económico y el de seguridad, buscarán el equilibrio entre producir con mayor flexibilidad y producir más barato, apoyándose en las economías que se consigan por una buena gestión de compras, reduciendo al mínimo los costes de almacén y los riesgos, y manteniendo un nivel de inventario que cumpla con estos requisitos.

Para poder trabajar la gestión de stocks, es necesario conocer los siguientes conceptos:

· Cantidad económica de pedido: ¿cuánto pedir?. Los pedidos deben permitir reducir al máximo los costes de emisión de pedido y los de posesión o almacenaje.

· Punto de pedido: ¿cuándo pedir?. Se refiere a aquel nivel de existencias que exige un nuevo pedido para poder satisfacer las necesidades de consumo. Dependerá del plazo de entrega, del consumo medio y del stock de seguridad. Puede calcularse por la siguiente fórmula:

Pp = (Pe . Cm) + Ss

Pp = punto de pedido Pe = plazo de entrega

Cm = consumo medio mensual Ss = Stock de seguridad.

· Coste de posesión: coste que se produce por mantener un determinado nivel de stock. Esto produce determinados tipos de coste:

– Operativos: personal, equipos de manipulación, seguros sobre mercancías, etc.

– Económicos: obsolescencias, roturas, desperfectos, hurtos, etc.

– Administrativos: personal, equipos informáticos, fichas de artículos, programas informáticos de gestión, etc.

– Financieros: costes de retener un capital en lugar de invertirlo y que produzca intereses.

· Stock de funcionamiento o stock operativo: es la cantidad del stock total que se mantiene para atender las necesidades de consumo.

· Stock de seguridad: parte del stock total que se mantiene para hacer frente a consumos superiores a los previstos o a retrasos en el suministro de pedidos.

· Stock máximo: es el stock mayor que permite mantener la empresa y figura en las fichas de inventario permanente.

· Stock mínimo: es la cantidad de producto almacenado, que permite hacer frente a una demanda normal sin imprevistos, hasta el momento de reaprovisionamiento por el proveedor.

· Rotura del stock: situación que se produce cuando no se reaprovisiona un artículo y sus existencias se agotan, no pudiéndose satisfacer las necesidades de consumo. Stock = 0, producción parada.

Algunas empresas tonel fin de no tener problemas de producción, aumentan el nivel de stock de seguridad de tal manera que nunca les falta el producto. Esto conlleva un gasto innecesario. Otras empresas ponen en juego la seguridad de la producción, manteniendo los stocks próximos al desabastecimiento, dependiendo diariamente del proveedor. Lo ideal es mantener un stock mínimo al que se añadirá un porcentaje más de artículos para que la seguridad sea la adecuada al menor coste posible.

Rotación de stocks

La rotación de stocks se mide mediante un cociente entre el Inventario actual y el Consumo del periodo analizado

Rotación de stocks = Inventario actual

Consumo del periodo

Si tomamos como referencia el periodo de un mes, podremos obtener porcentualmente la rotación de los stocks del modo siguiente:

Rotación de stocks = Inventario actual x 100

Consumo del mes

Si deseamos conocer el número de días de almacenaje para consumo, haremos:

Inventario actual x nº de días de funcionamiento en el periodo Consumo del mes

Ejemplo:

El inventario efectuado tiene un valor de 3000 euros. El consumo del periodo mensual calculado por diferencia de inventarios asciende a 7.210 euros. Calcula la rotación de stocks en valor absoluto y en porcentaje, así como los días de almacenaje para consumo, suponiendo que el establecimiento cierra 1,5 días a la semana (un mes = 30 días = 4 semanas).

Solución.

a) Rotación de stocks = 3000 = 0,416

7210

b) Rotación de stock en porcentaje = 41,6%

c) Días de almacenaje = 0,416 x 24 días de funcionamiento = 9,99 = 10 días.

34.5 CONTROL Y VALORACIÓN DE INVENTARIOS

a) Los inventarios y su valoración: documentos de control

En el economato, la zona administrativa estará dotada de :

– Mobiliario adecuado

– Calculadora, teléfonos, fax y ordenador dotado con programa de gestión de economato.

Todos lo programas de gestión de almacén tiene diseñados los documentos de control más comunes entre los que se encuentran:

· Las fichas a de inventario permanente, que permiten conocer en cada momento el nivel de stock por artículo, así como el valor económico del mismo.

· Modelos de inventario físico, que se han de cumplimentar al realizar el inventario de forma periódica, para comprobar las existencias reales de artículos almacenados, compararlas con el inventario permanente y realizar la conciliación

de ambos, anotando en la ficha de inventario permanente, la cantidad real de artículos en existencia.

· Relevé de cocina, que es un inventario permanente de los géneros existentes en cocina y que sirve al Jefe para hacer los pedidos de mercado y calcular el valor de lo consumido, por diferencia de inventario.

b) Métodos de valoración

Existen diversos métodos para valorar las salidas de almacén: fifo, lifo, nifo, precio estándar, media ponderada, etc.

El más utilizado actualmente, ya que se aplica en medios informáticos para valorar las salidas de almacén, es la media ponderada. El mercado hace que los precios constantemente sufran variaciones al alza o a la baja, por la ley de la oferta y la demanda. Así los artículos entrarán cada vez a un precio diferente, lo que hará que aquellos artículos que salgan del economato con destino a cocina, planteen problemas de valoración para calcular su precio de coste. Para evitar esto se emplean los métodos de valoración antes mencionados.

· Criterio FIFO (First in, first out; primero en entrar, primero en salir). Cada artículo que sale del almacén se valora al precio del que más tiempo lleva en el mismo antes de agotar ese lote. Si la cantidad que sale es mayor que la que había más antigua, a la diferencia se le aplica el precio del lote siguiente más antigua y, se procede así sucesivamente.

· Criterio LIFO (Last in, First out; último en entrar, primero en salir). Cada artículo que sale del almacén se valora al precio de la última entrada hasta agotar ese lote. Si la cantidad que sale es mayor que la última partida que entró, a la diferencia se le aplica el precio de la penúltima entrada, y se procede así sucesivamente.

· Criterio NIFO (next in, First out) Las salidas se valoran al precio de reposición o coste del mercado.

· Criterio de la media ponderada. Cada salida del almacén se valora al precio medio de las existencias que hubiera en ese momento. El precio medio se va calculando con cada entrada y cada salida se valora en función del último cálculo del precio efectuado. Estos cálculos los realizan de manera automática los programas informatizados de gestión de economato y almacén.

34.6 APLICACIÓN DE PROGRAMAS DE GESTIÓN

a) Objetivos de un sistema informático

El mercado comercial ofrece hoy diversos modelos de programas de gestión estándar que pueden adaptarse muy bien a la explotación de cualquier establecimiento hostelero dedicado a la restauración.

Cada empresa fijará sus propios objetivos, y determinará sus necesidades informáticas en función de su tamaño, la complejidad de la gestión, su contabilidad, sus posibilidades económicas y los recursos de los que disponga.

Los objetivos que se persiguen son:

1. Analizar la cifra de ventas.

2. Analizar los diferentes ratios que intervienen en la cuenta de explotación: alimentos y bebidas, gastos del personal y gastos generales.

3. Analizar los resultados de la explotación.

4. Obtener todos los datos necesarios y fiables para poder realizar la contabilidad de la empresa.

b) Equipamiento necesario

El grado de equipamiento dependerá del tamaño del establecimiento, de los puntos de venta, de los servicios afectados como compras o economato y bodega, facturaciones diversas y administración.

El sistema elegido puede funcionar dentro de una red o de forma autónoma en cada servicio o departamento. El sistema de red consiste en un ordenador servidor con capacidad de servicio suficiente y terminales de diferentes características en cad punto de servicio y adaptados al mismo.

– Punto de venta: se dispone en los diferentes puntos de facturación de cajas registradoras computerizadas u ordenadores que transmiten los datos al central.

– Economato y bodega: en esta terminal se dispone de los datos actualizados respecto al inventario permanente o existencias valoradas.

– Departamento de compras: se transmitirán órdenes de compra a proveedores, listados de proveedores, de productos y sus precios, etc.

– Recepción de mercancías: se podrán controlar las entradas con albarán con el bono de recepción, emitir listados diarios de compras, registrar las entradas directas en cocina, etc.

– Producción: se dispondrá de datos suficientes para calcular los costes de materias primas, consumos de alimentos por el personal y dirección, invitaciones, elaborar fichas y recetas, tests de rendimientos, etc.

– Administración. Se controlarán todos los datos de consumos de explotación y personal y se realizará la contabilidad mediante un programa compatible con el de gestión.

Bibliografía:

Ofertas gastronómicas y sistemas de aprovisionamiento. Angel García Bermejo y otros. McGraw- Hill.

Gestión de Producción de alojamientos y restauración. Javier Cerra y otros. Síntesis.