GUIÓN-ESQUEMA
6.1. INTRODUCCIÓN.
6.2 CONTABILIDAD
· Concepto, Fines y División
6.3 MÉTODO CONTABLE.REGISTROS Y LIBROS CONTABLES
1. Concepto.
2. Principio de dualidad.
3. Valoración.
4. Registro contable (cuentas, Libro diario, Libro Mayor).
5. Obtención de los Estados contables.
6.4 CONCEPTO DE PATRIMONIO Y RESULTADO
* Balance de situación.
6.5 EL CILO CONTABLE
a) Concepto y finalidad.
b) Desarrollo:
1. Apertura de la contabilidad.
2. Anotaciones en el Diario.
3. Determinación del resultado del ejercicio:
· Balance (inventario de recursos)
· Periodificación contable (determinación de ingresos y gastos)
· Asientos de amortización
· Regularización de mercaderías
· Regularización general (pérdidas y ganancias)
4. Cierre de la contabilidad.
6.6 EL RESULTADO EMPRESARIAL
· Normas de elaboración de cuentas anuales
· Balance
· Cuanta de Pérdidas y Ganancias
· Memoria
6.1. INTRODUCCIÓN.
En cualquier punto de la tierra y momento de la historia, los hombres y la sociedad, en general, han sentido y sienten la necesidad de conocer con qué recursos cuentan y cómo ejercer un control sobre los mismos, de forma que logren aumentar sus posibilidades de acumulación o, al menos, no caer en una situación deficitaria.
A fin de decidir qué líneas de actuación son más convenientes para lograr el objetivo anterior, han de tener conocimiento del entorno económico en el que se hallan inmersos, de las expectativas que puede presentar el mañana y de lo que sucedió ayer, puesto que se aprende de las experiencias pasadas.
Ante el progreso experimentado por la sociedad, el conocer el entorno exige cada vez mayor volumen de información y más rica en contenido. Cualquier individuo, en un momento dado, puede precisar información acerca de la actividad económica de las familias, de las empresas, del sector público, de la nación o de la de otros países. Estos mayores niveles de exigencia informativa, que pretende satisfacer la contabilidad, han provocado que el proceso seguido para su obtención haya ido evolucionando y perfeccionándose
.
6.2 CONTABILIDAD
1. Concepto
Según el profesor Cañibano “la contabilidad es una ciencia de naturaleza económica que tiene por objeto producir información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos en todos sus niveles organizativos, mediante la utilización de un método específico apoyado en bases suficientemente contrastadas, con el fin de facilitar la adopción de las decisiones financieras externas y las de planificación y control internas”.
Para una mejor comprensión de la definición anterior se van a ir respondiendo las siguientes cuestiones: ¿qué persigue la contabilidad?, ¿de qué informa?, ¿a quién va dirigida? y ¿cómo se elabora esta información?
1. ¿Qué persigue la contabilidad?
La contabilidad, como ciencia que es, constituye un sistema informativo que emite datos estructurados y relevantes de los distintos entes que componen la realidad económica, como son las familias, las empresas, el sector público y la nación. Estos datos, tras ser analizados e interpretados, son empleados por los sujetos económicos para controlar los recursos con los que cuentan y tomar las medidas oportunas para hacerlos más fructíferos y, en todo caso, para evitar una situación deficitaria que pondría en peligro su supervivencia.
2. ¿De qué informa?
En principio, estos datos indican cuáles son los recursos económicos y financieros de los que dispone la unidad económica.
Para que esta información sea útil a aquellos que la emplean, ha de satisfacer una serie de requisitos, aunque a veces en la práctica no sea fácil cumplirlos, éstos son:
• Objetiva. Ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo mismo. Para ello se han convenido unas normas, de forma que quien elabora la información sabe que ha de ajustarse a los patrones establecidos para que no quepan distintas lecturas.
Por ejemplo, un edificio que se compró hace 20 años por una empresa podría figurar en su contabilidad por lo que costó en esa fecha, por lo que le darían ahora si fuera a venderlo o por lo que debería pagar si lo comprase hoy. No es difícil comprender que si no se aplica un criterio común puede inducir a que el usuario decida erróneamente.
• Creíble. La información ha de ser fidedigna. Por ello es comprobada y verificada por los auditores, que han de ser completamente independientes de la unidad económica a la que auditan.
• Oportuna. Un dato que llega a destiempo no vale para nada, o para poco. Por lo tanto, la información se ha de emitir a tiempo.
• Clara y asequible. Si la información contable sólo va dirigida a peritos en esta materia, su fin queda muy restringido. Tal y como funciona el mundo actual, estos datos han de ser lo suficientemente comprensibles, puesto que son muchos los sujetos que los han de utilizar.
• Completa. No debe ocultar parcelas de la realidad económica.
• Algunos hechos económicos no se pueden medir con exactitud, por lo que habrá que conformarse con una aproximación.
3. ¿Cómo se elabora la información?
La información contable se elabora siguiendo un método específico, que recoge, clasifica y sintetiza los acontecimientos que pueden resultar importantes para sus usuarios. Las consecuencias de estos hechos, generalmente, se expresarán en unidades monetarias.
Los datos así obtenidos se plasman en unos cuadros de síntesis que son los estados financieros o contables, que son los que se muestran a los usuarios.
4. ¿A quién va dirigida?
La información que se difunde al exterior de la unidad económica es útil para que los
distintos agentes económicos aumenten sus posibilidades de acumulación de recursos. Entre ellos se podrían señalar a los acreedores, los trabajadores, la Administración Pública del Estado (sobre todo en materia de impuestos), las entidades financieras que colaboran con la entidad, etc.
Otra información de distinto contenido, denominada información interna, sólo es utilizada en el ámbito interno de la unidad empresarial. Los datos que ésta proporciona sirven, a los responsables de la unidad empresarial, para planificar y controlar la gestión, así como para delimitar responsabilidades a fin de actuar eficazmente.
2. División de la contabilidad
El panorama económico actual presenta connotaciones muy variadas. El Estado participa activamente en la economía de la nación. Las relaciones internacionales se han estrechado gracias al progreso de las comunicaciones. La caída del Muro de Berlín ofrece la posibilidad de abrir nuevos mercados. Las empresas buscan nuevas estrategias para que sus productos sean más competitivos. La formación de los trabajadores ha de ser altamente especializada ante las necesidades del mercado laboral existente…
Ante estas expectativas y exigencias, la información solicitada es muy diversa y variada. Por ello se pueden distinguir las siguientes áreas contables, tomando como base los ámbitos de aplicación que estableció Richard Mattessich.
A continuación, someramente se analizan estas áreas.
1. Microcontabilidad
Emite información de las familias, empresas, sector público y organizaciones sin fines de lucro, es decir, de las distintas unidades que componen el sistema económico.
1.1. Contabilidad de las unidades de consumo o familias
Se ocupa de la distribución de la renta familiar entre los miembros que la integran. Apenas tiene importancia ya que para su elaboración no se precisa organización contable.
1.2. Contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro
Cuanto más avanzada está una sociedad más se ocupa de actividades de interés general como educación, investigación, deportes, asistencia sanitaria y social, o cualesquiera otras que tiendan a promover el bien común. Así, en los últimos tiempos, en los países más adelantados, estas organizaciones -fundaciones y asociaciones- han proliferado considerablemente y la gama de servicios que prestan cada vez es más extensa.
El aumento de su peso específico en la economía ha fomentado el desarrollo de esta rama de la contabilidad.
Estas entidades destinan sus recursos a prestar bienes y servicios sociales, pero no para lucrarse ellas, sino para que el mayor sector posible de la sociedad disfrute de sus “cualificadas” prestaciones. De tal modo, que el éxito o fracaso de la gestión de estas organizaciones obedece a la cantidad de necesidades que hayan cubierto y a la calidad de los servicios prestados. Para conocer en qué medida, la organización, ha cumplido su misión se requiere un sistema contable que indique los objetivos a alcanzar (número de servicios sociales a prestar y calidad de los mismos), compruebe periódicamente los recursos disponibles y la correcta gestión de éstos para el logro de los objetivos establecidos.
1.3. Contabilidad de la empresa
Esta área siempre ha ocupado un lugar destacado, tanto a nivel doctrinal como profesional, debido al vital papel que desempeñan las empresas en la realidad económica. El hecho de que estas unidades creen más o menos riqueza repercute en la totalidad de la economía. De ahí que sea considerada el núcleo de la contabilidad.
La información relativa a la empresa puede ser objeto de difusión al mundo exterior o ser utilizada por la propia entidad, principalmente por sus estamentos directivos. La primera pertenece al marco de la contabilidad financiera y, en cambio, la segunda se refiere a la contabilidad de costes.
1.3.1. Contabilidad financiera
La contabilidad financiera, también llamada contabilidad general o contabilidad externa, es la que se ocupa de registrar aquellas operaciones que relacionan a la empresa con el exterior y suministra datos a los usuarios externos.
La contabilidad financiera emite datos que se plasman en estados contables que son objeto de difusión pública. En éstos, la empresa ha de informar del patrimonio, constituido por recursos económicos y financieros, con los que cuenta en una fecha determinada y del beneficio, o pérdida, obtenido en cierto período de tiempo. De esta información se derivarán decisiones por parte de los inversores, la Administración Pública, los Sindicatos, etc.
Indudablemente, en una determinada fecha, la empresa dispone de cierto patrimonio, pero éste se ve modificado tras la realización de una serie de operaciones como pueden ser la venta de sus productos, que le concedan un préstamo o alquile un local. Por este motivo, y dada la incidencia que estas variaciones pueden tener en la riqueza de otros, la unidad empresarial ha de difundir esta información con carácter periódico. Para la elaboración de estos datos, expresados en unidades monetarias, se sigue un método específico. Partiendo del patrimonio que tiene en un momento 1, registra todas aquellas transacciones que la relacionen con el entorno desde el momento 1 al momento 2 y así poder calcular el beneficio, o pérdida, logrado en ese intervalo de tiempo y el patrimonio -o riqueza- con que cuenta en el momento 2.
Son requisitos primordiales la objetividad y la credibilidad. Para que la información jurídica sea útil y consensuada es imprescindible que esta información sea objetiva, ya que son muchos los contables que la elaboran y muchos los usuarios que la toman como punto de referencia. Además, este rasgo permite comparar datos entre distintas empresas y entre fechas diferentes. La veracidad de los datos es fundamental para cualquier destinatario, por eso ha cobrado tanta importancia en nuestra sociedad la figura del auditor.
1.3.2. Contabilidad de costes, contabilidad previsional y contabilidad de gestión Cierta información puede transcender al exterior de la unidad económica, pero normalmente sólo es utilizada internamente para que tomen decisiones sus gestores.
Contabilidad de costes
Cualquier empresa para llevar a cabo su actividad ha de consumir materias primas, electricidad, mano de obra, utilizar determinadas máquinas e instalacio-nes… Gradualmente, mediante la realización de distintas actividades, todos estos factores que han intervenido en el proceso productivo se han ido transformando hasta lograr los productos o servicios deseados. Más tarde, estos productos o servicios se colocarán en el mercado a través de su venta.
La contabilidad de costes -conocida también como analítica, industrial o interna- proporciona a la organización datos periódicos sobre las materias primas empleadas, el desgaste experimentado por las máquinas, las horas de mano de obra empleadas, tiempos ociosos, precios de venta, stocks existentes en almacén en su proceso productivo, etc. De este modo, los responsables de la empresa podrán conocer el coste de los productos fabricados o de los servicios prestados, los costes correspondientes a cada departamento y sección, así como los resultados logrados por cada línea de productos y en cada departamento.
Esta información pretende medir la productividad lograda por la unidad empresarial en un intervalo de tiempo y orienta a los responsables de la misma ante cuestiones como: si debe aceptar o no un pedido, si sería rentable lanzar un nuevo producto o comercializar en nuevos mercados…, de cara a controlar y delimitar responsabilidades. En esta área, la comparación de datos pasados con datos actuales y la previsión del futuro son fundamentales. En función de la experiencia se pueden establecer para cada período unos límites en los consumos que no deben sobrepasarse, de forma que se frene el alza de los costes y se vigile su evolución. De otro, apoyándose en datos de períodos anteriores puede presupuestarse la actividad futura con suficiente antelación. Si, más adelante, los costes reales no coinciden con los previstos, habrá que proceder a analizar sus causas, por ello las diferencias valen como instrumento de control.
Contabilidad Previsional
La unidad empresarial proyecta ciertos objetivos -como puede ser obtener determinado excedente o alcanzar cierto volumen de ventas-, está claro que para lograrlos ha de disponer de ciertos recursos económicos y que su logro implicará cambios en su estructura organizativa. La empresa especifica las operaciones a realizar por cada centro de responsabilidad para alcanzar las metas planeadas mediante el presupuesto, que servirá de soporte para prever el futuro patrimonio empresarial y el beneficio que se alcanzará, que se plasmarán en estados contables
previsionales. En definitiva, la contabilidad previsional emite información relativa al futuro.
Contabilidad de Gestión
El entorno económico en el que nos encontramos sumergidos se caracteriza por la creciente competencia, la progresiva descentralización y profesionalización y la gradual internacionalización.
Ante estas perspectivas tan cambiantes e inciertas, la contabilidad de costes, al centrarse en los costes, resulta insuficiente a la dirección de la empresa de cara a establecer políticas eficaces que resuelvan sus problemas. Para una adecuada planificación y correcto control, se hace patente la necesidad de sistemas de control y dirección más avanzados, a lo que han contribuido en un grado elevadísimo los ordenadores, que garanticen a la unidad económica su supervivencia en un entorno tan fluctuante. Por ello, se desarrolla la contabilidad de gestión, que engloba tanto a la contabilidad de costes como a la contabilidad previsional, cuya finalidad -como dice el profesor José Luis Iglesias – es apoyar todo el proceso de toma de decisiones económicas en una organización.
Dado su fin, la contabilidad de gestión selecciona datos contables actuales y planeados, información no contable relativa al entorno y a la organización, datos cuantitativos y cualitativos, financieros y no financieros. Con esta información podrá conocer los gastos e ingresos relevantes de cada una de las alternativas por las que puede optar, cómo está organizado su proceso productivo, qué actividades son “eliminables”, cómo es el equipo humano con que cuenta, a quién le asigna determinada responsabilidad, por qué se han producido diferencias entre datos reales y planeados, cómo combinar y coordinar óptimamente las actividades y recursos, etc.
1.4. Contabilidad pública o contabilidad del sector público
De una forma genérica se podría decir que el sector público está constituido por las empresas públicas y las Administraciones Públicas. La contabilidad pública se ocupa del sistema contable de estas últimas, que al prestar servicios públicos sin afán de lucro, presenta notables diferencias con respecto a la contabilidad de la empresa.
La pieza clave de la contabilidad pública es el presupuesto, concretamente en España el Presupuesto General del Estado, en el que se plasman cifras previsionales de ingresos y gastos, así como su posterior realización.
Los directivos de los entes públicos, para gestionar más eficazmente los recursos y controlar, necesitarían que la contabilidad pública les proporcionara mayor infor- mación.
Dado el número de entes públicos existentes y las demoras que se producen al emitir datos significativos, el soporte informático juega un importante papel en esta rama contable.
2. Macrocontabilidad
Si la información económica tiene presentes a todas las unidades económicas -familias, empresas y sector público- que integran dicho sistema económico, entonces se habla de macrocontabilidad. Puede referirse a una economía nacional o regional en su conjunto.
Los datos que proporciona la macrocontabilidad valen a los responsables de la política económica para tomar decisiones que potencien la expansión económica de la nación o
de la comunidad autónoma; aunque también son útiles a los ciudadanos, a los demás países y a las restantes regiones.
6.3 REGISTROS Y LIBROS CONTABLES. El método contable.
1. Concepto de método contable:
Cualquier empresa, para llevar a cabo su actividad, realiza operaciones con el mundo exterior: compra, vende, etc.; como consecuencia de estas actuaciones, su patrimonio se ve alterado y obtiene resultados: beneficios o pérdidas.
La contabilidad financiera es el área contable que se ocupa de emitir información relativa a este tipo de transacciones, proporcionando datos que se refieren, principalmente, al patrimonio poseído por la empresa en un momento dado y a los resultados generados en cierto período de tiempo. Sobre ella versa esta obra.
Para elaborar esta información, se sigue y aplica un método específico, que engloba y reúne una serie de postulados e hipótesis concernientes a cómo:
– Se captan o perciben los hechos económicos que la entidad realiza. En la observación de la realidad económica prima el principio de dualidad.
– Se valoran las operaciones.
– Se traducen éstas a un lenguaje contable, es decir, cómo se registran contablemente.
– Se obtienen, tras la contabilización de estas transacciones, unos estados sintéticos que contengan, de manera ordenada, datos significativos, que muestren adecuada y fielmente la realidad económica de la empresa. A este proceso se le conoce con el nombre de agregación.
2. Principio de dualidad
Consiste en distinguir en cualquier hecho empírico, al menos, dos elementos que se relacionan entre sí (1). Este principio también es aplicable a los hechos económicos.
Así, la empresa, al captar o percibir cualquiera de las transacciones que realiza, distinguirá, como mínimo, dos elementos que intervienen en la misma. Dentro de estos elementos, habrá que diferenciar el que constituye el origen o recurso de la operación (la causa) y al que se considera el empleo o aplicación (efecto).
Esta forma de captar u observar los hechos económicos no sólo se aplica en contabilidad financiera, sino que es extensible a las restantes áreas contables. De todos modos, hay que advertir que los términos empleo y recurso se usan en contabilidad nacional, mientras que los mismos conceptos en contabilidad financiera se designan como Debe y Haber.
Es de notar que en una transacción en la que intervienen dos empresas, los elementos que para una de ellas constituyen recursos, para la otra son empleos. Por lo tanto, la
misma operación será registrada en la contabilidad de cada una de estas entidades de forma diferente.
3. Valoración
La contabilidad emite información económica eminentemente cuantitativa. De ahí, la necesidad de valorar los elementos que intervienen en las transacciones en que participa la empresa.
Cada elemento se podría cuantificar atendiendo a distintos patrones de medida: kilogramos, metro cuadrado, etc. Pero, si cada elemento se midiera según un baremo diferente, la información suministrada por la contabilidad no sería adecuada a los fines que persigue, puesto que no mostraría la imagen fiel de la situación patrimonial, financiera y de los resultados de la empresa.
Así, dos empresas pueden poseer locales de igual superficie o vender los mismos kilogramos de cierto producto, pero a los usuarios de la información contable lo que realmente les interesa conocer es cómo inciden estos hechos en los patrimonios, en los resultados generados, etc., de estas entidades y no cuáles son las dimensiones de sus naves o el número de kilogramos de producto vendidos.
Por ello, para que la información contable resulte útil a los distintos destinatarios, se establece un patrón de medida común para todos los elementos, que será la unidad monetaria de curso legal -en nuestro caso, el euro– que expresará el precio de éstos.
4. Registro contable
Se puede efectuar de distintas maneras ya convenidas, pero la técnica más extendida y habitual, es la descrita por Fray Luca Pacioli, que a lo largo del tiempo se ha ido perfeccionando.
Mediante esta técnica, la empresa registra contablemente las operaciones que día a día realiza en el libro Diario y, al mismo tiempo, anota los movimientos – incrementos y disminuciones – que experimentan los distintos elementos en el libro Mayor.
4.1. Las cuentas
Antes de pasar a explicar cómo se registran las operaciones en el libro Diario y las variaciones que experimenta cada concepto en el libro Mayor, es conveniente hacer un breve inciso para hablar de las cuentas.
La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad. Cada elemento que interviene en la realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada se simboliza mediante la forma T. A la parte de la izquierda, se le conoce con el nombre de Debe y a la de la derecha, con el de Haber.
Cada cuenta se titula en función del concepto que exprese. En el Debe se anotan los empleos y en el Haber, los recursos. Así:
En contabilidad, se dice que una cuenta: se abre cuando se titula; se carga, adeuda o debita cuando se efectúa una anotación en el Debe y se abona, acredita o data, si la anotación se realiza en el Haber. Conforme se vaya avanzando en la exposición de este capítulo, se irán incorporando y comentando términos específicamente contables, que se emplean habitualmente.
4.2. Libro Diario
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:
x
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VALOR |
Cuenta (o cuentas) cargada |
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a |
Cuenta (o cuentas) abonada |
||
|
VALOR |
|||
En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.
4.3. Libro Mayor
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
– Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.
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.:: |
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Se denomina cuenta deudora a la que tiene saldo deudor. Por el contrario, una cuenta es acreedora si su saldo es acreedor. Se designa como débito de una cuenta a la suma de su Debe y al total del Haber como crédito de la cuenta. En el ejemplo visto, son deudoras las cuentas de Dinero y Máquina y es acreedora, la cuenta Préstamo.
5. Obtención de estados contables
Hasta ahora, se han trazado genéricamente las líneas a seguir para captar la realidad económica, valorar las transacciones y registrarlas contablemente. Pero esta información ha de llegar a manos de los usuarios contables en forma agregada, -es decir, considerando todas las operaciones realizadas durante cierto período de tiempo-, de una manera resumida y destacando los aspectos más relevantes, lo que se logra mediante su plasmación en los estados contables.
Los estados contables ofrecen una visión global de ciertas magnitudes económicas de interés. Dentro de éstos ocupan un lugar sobresaliente en la actualidad, dada su obligatoriedad, el Balance de situación, la cuenta de Pérdidas y ganancias y la Memoria.
El Balance de situación es el estado contable que sintetiza y refleja el patrimonio poseído por la empresa en cierta fecha. La cuenta de pérdidas y ganancias es aquella que materializa la naturaleza de los resultados -pérdidas o ganancias- generados por la entidad en determinado intervalo de tiempo. La Memoria, complementa y amplía la información suministrada en el Balance. La empresa emite estos estados contables
tras finalizar su ejercicio económico, que normalmente coincidirá con el año natural. De ahí, que, a estos tres estados, se les designe cuentas anuales.
6.4 PATRIMONIO Conceptos de patrimonio
El profesor Cañibano dice que el patrimonio (o la riqueza) de la empresa “se refiere al capital no humano poseído por la misma en un determinado momento del tiempo, esto es, el conjunto de bienes, derechos y obligaciones susceptibles de utilización en el proceso productivo”.
Hay que advertir que el concepto de patrimonio se asocia a una fecha determinada y reúne elementos muy heterogéneos, puesto que engloba: bienes – dinero, máquinas, instalaciones, materias primas, etc.-, derechos -como derechos de cobro- y obligaciones -por ejemplo, deudas contraídas por la entidad-, pero en ningún caso las personas que trabajan en ella se incluirán dentro del mismo.
De lo anterior, se desprende un matiz sumamente importante en contabilidad: el patrimonio no sólo está compuesto por los medios económicos con los que cuenta la empresa, sino que también integra los medios financieros que han permitido a la entidad desarrollar su actividad productiva y ser propietaria de los bienes que posee.
Por otra parte, el concepto de resultado -pérdida o ganancia- está estrechamente ligado a la actividad productiva a la que se dedica la empresa. La entidad, para la realización de ésta, ha de adquirir ciertos bienes y servicios del exterior: compra materias primas, contrata mano de obra, consume electricidad, etc. y ha de utilizar sus equipos. De este modo, consigue fabricar sus productos, que posteriormente serán vendidos en el mercado, generando rentas.
El resultado obtenido va a depender de varios parámetros, como son: el número de productos vendidos, el precio de venta de éstos, el coste de producción, etc. De ahí, que resulte imposible determinar el resultado o excedente generado por la empresa si no ha transcurrido cierto intervalo de tiempo.
Con respecto a la relación que guardan los conceptos de patrimonio y resultado, conviene aclarar:
– El hecho de que el patrimonio empresarial sea más o menos elevado no lleva aparejado el que obtenga unos beneficios más o menos sustanciosos. En principio, cuanto más rica sea la empresa mayores expectativas tiene de generar mejores resultados, pero no siempre sucede así.
– La obtención de beneficios supone un engrosamiento del patrimonio empresarial, que se diluirá entre los distintos elementos que lo componen. Por lo tanto, es
completamente erróneo pensar que el logro de beneficios se materializa exclusivamente en un aumento del dinero de la empresa. Lo mismo se puede afirmar, pero en sentido contrario, en el caso de incurrir en pérdidas.
–
6.5 EL CICLO CONTABLE
Con la finalidad de establecer periódicamente el patrimonio de una empresa y el resultado obtenido , y poder informar sobre los mismos, se divide la vida de la empresa en ejercicios económicos o periodos contables de igual duración.
Se le llama ciclo contable al conjunto de operaciones contables que tienen lugar en un periodo. El ciclo contable se inicia con la primera operación de cada periodo y termina con la preparación de los estados contables. Su duración habitual es de un año.
En resumen y, utilizando el método de la partida doble, el proceso contable se divide en las siguientes fases o etapas:
A) APERTURA DE LA CONTABILIDAD
El Proceso se inicia con la elaboración del inventario inicial que consiste en una relación detallada, ordenada y debidamente valorada de los elementos que integran el patrimonio de la empresa en ese momento. Este inventario es prepresentado en el libro Diario, colocando la masa patrimonial del Activo en el debe y las del Pasivo y Neto en el Haber. A esta representación se le llama ASIENTO DE APERTURA. El asiento de apertura del diario, da lugar a que se abran también las cuentas del Mayor.
B) REPRESENTACIÓN DE LAS OPERACIONES DEL PERIODO
A continuación del asiento de apertura, se van representando en el diario y por orden cronológico todas las transacciones económicas que tengan lugar en la empresa.
A la representación en el diario de un hecho económico se le llama ASIENTO.
Todos los asientos realizados cronológicamente en el diario son trasladados al Mayor.
C) DETERMINACIÓN DEL RESULTADO DEL EJERCICIO
Al finalizar el ciclo contable (cada 31 de diciembre), se procede a realizar una serie de operaciones contables que tienen por finalidad determinar el resultado del ejercicio y el valor del patrimonio en ese momento.
A la determinación del resultado del ejercicio se le llama REGULARIZACIÓN. El resultado se determina calculando la diferencia entre los ingresos y los gastos del periodo. Esta diferencia puede ser positiva (beneficio) o negativa (pérdida).
Antes de regularizar será necesario realizar lo siguiente:
– Síntesis de todo lo contabilizado en el ejercicio. Esto se consigue realizando el Balance de comprobación de sumas y saldos.
– Periodificación contable. Consiste en la delimitación de los gastos e ingresos que corresponden al ejercicio cuyo resultado se desea conocer. Mediante la periodificación se separan los gastos e ingresos que no corresponden al periodo y se tienen en cuenta los que sí corresponden al ejercicio, aunque serán pagados o cobrados en el siguiente. Es decir, se aplica el principio de devengo.
– Establecimiento de hipótesis. Por ejemplo, habrá que determinar en qué parte se habrá depreciado el inmovilizado usado durante el ejercicio o estimar el riesgo de insolvencia de las cuentas a cobrar.
Una vez realizado lo anterior, se procede al cálculo del resultado o regularización contable, que consiste en la agrupación de los gastos e ingresos en una cuenta de resultados denominada PÉRDIDAS Y GANANCIAS, cuyo saldo indicará el beneficio 8si tiene saldo acreedor) o la pérdida (si tiene saldo deudor). Esto se recoge en el diario mediante dos asientos, uno para agrupar los gastos y otro para los ingresos.
D) CIERRE DE LA CONTABILIDAD
Después de la regularización se realiza en el diario el asiento de cierre, anotación contable mediante la cual se saldan automáticamente todas las cuentas que habían quedado abiertas. Para ello se representan en el debe las cuentas de pasivo y neto, y en el haber las de activo. La información contenida en esta asiento, servirá para elaborar el BALANCE DE SITUACIÓN, estado contable que representa la composición y el valor del patrimonio de la empresa en ese momento, y que a su vez será la apertura del ejercicio siguiente.
El proceso contable descrito, proporciona como producto final, los estados contables sonde se sintetiza toda la información contable del ejercicio, y que será puesta a disposición de los usuarios tanto internos como externos.
Los estados contables básicos son el Balance de situación y la cuenta de Resultados ó Pérdidas y Ganancias, junto con la Memoria.
NOTA: sería conveniente incluir a continuación lo recogido en el TEMA 5 en relación con el ciclo contable en hoteles y agencias de viajes, como aplicación práctica de empresas del sector.
6.6 EL RESULTADO EMPRESARIAL
Normas de elaboración de las cuentas anuales
Las cuentas anuales forman una unidad y deben ser redactadas con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa y son:
· El Balance de situación.
· La cuenta de pérdidas y ganancias.
· La memoria.
Las cuentas deberán ser formuladas en un plazo máximo de tres meses, a contar desde la fecha de cierre del ejercicio. Deberán estar identificadas, indicándose de forma clara y en cada uno de dichos documentos, su denominación, la empresa a que corresponden y el ejercicio a que se refieren.
El PGC ofrece esquemas del Balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias, así como las menciones obligadas que han de formar parte de la memoria.
Conviene resaltar que las sociedades que se encuentran por debajo de ciertos límites, pueden presentar cuentas anuales abreviadas.
El Balance
Comprende, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el desarrollo de la empresa, y las obligaciones y los fondos propios que forman parte del pasivo de la misma.
Este estado contable muestra el patrimonio empresarial en cierta fecha, tanto en su vertiente económica como financiera. Esquemáticamente, se podría representar:
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Activo |
Pasivo |
||
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Bienes y Derechos poseídos |
Importes |
Fuentes que financian los bienes y derechos |
Importes |
|
SUMA |
SUMA |
En cualquier balance, se distinguen: el activo o estructura económica de la empresa y el pasivo o estructura financiera.
Por otro lado, dentro del patrimonio, se distinguen las siguientes masas patrimoniales, que se caracterizan por agrupar elementos que cumplen un cometido análogo dentro del marco empresarial:
– Activo, que engloba los bienes y derechos poseídos por la empresa, es decir, aquellos elementos patrimoniales que constituyen los medios económicos.
– Pasivo, que es la parte del patrimonio que reúne fuentes financieras que provengan del exterior, los llamados fondos ajenos.
– Neto, integrado por todos aquellos elementos que forman parte de la financiación procedente de la empresa; a estos recursos se les conoce bajo el nombre de fondos propios.
Así, en el balance, las masas patrimoniales figurarán del siguiente modo:
|
Activo |
Pasivo |
|
Activo: bienes y derechos |
Pasivo: fuentes de financiación ajenas. Neto: fuentes de financiación propias. |
A su vez, las distintas masas patrimoniales están compuestas por diversos elementos patrimoniales; constituyen claros ejemplos de éstos los que se señalan a continuación:
– De activo: las materias primas, el dinero, los vehículos, los derechos de cobro sobre clientes, etc.
– De pasivo: las deudas contraídas con entidades de crédito, débitos con suministradores de inmovilizado, préstamos recibidos, etc.
– De neto: el capital -que hace referencia a la financiación realizada por el empresario o los propietarios de la empresa- y las reservas, que son beneficios obtenidos por la entidad y retenidos en su seno.
En definitiva, en el activo del balance figurarán los elementos de activo, mientras que en el pasivo del balance aparecerán las partidas reunidas dentro de las masas patrimoniales pasivo y neto. En cualquier caso, el valor de los bienes y derechos po- seídos por la empresa ha de coincidir con el importe total de la financiación.
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Al finalizar cierto período de tiempo, para poder conocer la composición y valoración del patrimonio empresarial, no basta con saber las operaciones que la entidad ha realizado en ese plazo, también resulta indispensable que sea conocida la situación patrimonial de la que partía. Además, en el transcurso de ese tiempo, se habrán generado beneficios o pérdidas, que incidirán en el patrimonio final, engrosándolo o menguándolo.
Dadas estas circunstancias, hasta el momento, no se tienen los conocimientos precisos para obtener los estados contables, puesto que para su logro la empresa deberá contabilizar las operaciones del período, pero, además, tendrá que manipular de una forma específica ciertos datos.
A tal efecto, la entidad, al llevar su contabilidad financiera, seguirá un proceso, llamado ciclo contable, que se realizará durante un período de tiempo, que suele coincidir con el año natural, al que se llama ejercicio contable.
La cuenta de pérdidas y ganancias
Esta cuenta comprende, con la debida separación, los ingresos y los gastos del ejercicio y, por diferencia, el resultado del mismo.
La memoria
En la memoria se aclararán las partidas del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias. El PGC no ofrece un modelo formalizado de la memoria, pero sí da una pauta sobre el contenido mínimo de la misma, tanto en su modelo normal como el abreviado.
Así, por ejemplo, el contenido mínimo de la memoria abreviada es el siguiente.
1. Actividad de la empresa.
2. Bases de presentación de las cuentas anuales:
a) Imagen fiel: razones excepcionales por las que, para mostrar la imagen fiel, no se hayan aplicado las disposiciones legales en materia contable, indicando la influencia de tal proceder en el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
b) Principios contables: razones excepcionales que justifican la falta de aplicación de un principio contable obligatorio, indicando la incidencia en el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
c) Comparación de la información: razones excepcionales que justifican la modificación del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio anterior. Explicación de las causas que impiden la comparación de las cuentas anuales del ejercicio con las del ejercicio precedente.
d) Elementos recogidos en varias partidas.
3. Distribución de resultados: La memoria ha de contener una propuesta sobre la distribución del beneficio, indicando las cantidades que se aplicarán a reservas, a compensación de pérdidas de ejercicios anteriores y la cantidad destinada a dividendos.
4. Normas de valoración.
5. Activo inmovilizado.
6. Capital social.
7. Deudas.
8. Empresas del grupo y asociadas.
9. Gastos.
10. Otra información sobre: importe de los sueldos, dietas y remuneraciones de cualquier clase devengados en el curso del ejercicio por los miembros del órgano de administración, cualquiera que sea su causa.
11. Se incluirá también cualquier otra información necesaria para facilitar la comprensión de las cuentas anuales presentadas, con el fin de que las mismas reflejen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados.
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Bibliografía:
Plan general Contable.
Curso Básico de contabilidad financiera. Edición especial dirigida a empresas turísticas. VACAS GUERRERO, CATALINA. Síntesis.