Tema 65 – Diseño y promoción de programas de animación turística. Elementos para la organización y funciones de un departamento de animación. Recursos de animación.

65.1 ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE ANIMACIÓN:

a) Estructura

b) Relaciones interdepartamentales

c) Planificación y organización de actividades

– Fase de diagnóstico

– Fase de planificación

– Fase de organización y dinamización

– Fase de evaluación y control

65.2 DISEÑO DE UN PROGRAMA DE ANIMACIÓN

– Factores intrínsecos al animador

– Principios básicos para diseñar programas

– Temporalización de las actividades

65.3 ACTIVIDADES DE ANIMACIÓN

– Culturales

– Deportivas

– Comerciales

65.4 PROMOCIÓN DE PROGRAMAS DE ANIMACIÓN

1. Objetivos y características de la promoción.

2. Soportes promocionales.

3. Técnicas y consideraciones generales para la creación de un elemento promocional.

65.1 ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE ANIMACIÓN:

a) Estructura

Por departamento de animación entendemos aquel departamento que se ocupa de dirigir, organizar y coordinar una serie de actividades culturales, deportivas, recreativas, infantiles, nocturnas, etc., con el fin de “entretener” (no olvidemos los objetivos de la animación turística) a las personas alojadas en el establecimiento.

En la realidad turística española, este departamento puede estar integrado por personal directamente contratado por la empresa (trabajadores en plantilla) o bien que la empresa en cuestión contrate los servicios de animación a otra empresa del sector.

Organizar significa establecer algo para lograr un fin coordinando los medios (recursos: humanos, financieros, materiales) adecuados. Estos recursos se desarrollan en un capítulo posterior.

Podrían considerarse un sin fin de variantes para la configuración / organización o estructuración de un departamento de animación, por lo cual sería imposible definir un modelo de organización ideal (muchos de ellos son válidos en función de diferentes factores: equipo humano, entorno, liderazgo,…).

Normalmente los organigramas de un departamento suelen tener una estructura que presenta una doble dimensión:

• Relaciones verticales, que describen las jerarquías existentes dentro del departamento.

• Relaciones horizontales, que hacen referencia a las relaciones funcionales dentro del departamento.

Podemos aventurarnos y proponer el que consideramos el mejor criterio organizador para un departamento de animación. Nos referimos al criterio que se guía por las funciones o roles que desempeña cada uno de los animadores dentro del departamento:

– Animador difusor. Encargado de facilitar información, promocionar las actividades, etc.

– Animador monitor. Será aquel que crea y guía el interés sobre una determinada actividad: talleres, actividades deportivas, lúdicas, etc.

– Animador de grupo. Cuya labor principal será la de favorecer el dinamismo y la comunicación dentro del grupo según la naturaleza de éste.

– Animador programador. Dedicado principalmente a la fijación de criterios para la programación de las actividades a ofertar y de la programación misma.

– Coordinador de grupos. En casos de departamentos de animación muy numerosos (en lo tocante a personal en el equipo), se podría necesitar un coordinador del grupo.

– Animador director. Encargado de la planificación, coordinación, organización y gestión del departamento. A esta figura se le suele denominar “jefe del departamento de animación”. En este cargo, debe dar continuidad al trabajo, aportar seguridad al equipo, facilitar opciones y vías de trabajo integrando las aportaciones del resto del equipo y estimular, informar y representar a sus compañeros. La jerarquía debe ser entendida por el director o jefe de departamento como un equilibrio entre la necesaria centralización de ciertas decisiones y la descentralización de algunas acciones.

b) Relaciones interdepartamentales

La organización de este departamento no puede obviar las relaciones interdepartamentales que se producen entre los diferentes departamentos que integran el organigrama del establecimiento.

El departamento de animación entabla relaciones con todos los demás departamentos al ser el hotel una máquina en la que todos los engranajes deben funcionar en tiempo y forma adecuadas, pero cabe destacar la relación de nuestro departamento con:

– Recepción. Éste es el complemento ideal a la promoción de las actividades de animación, dado que es el punto de contacto más inmediato que encuentran los clientes ante cualquier necesidad o solicitud.

– Restaurante / Bar Piscina. Muchas de las actividades de la animación se desarrollarán en el marco del bar, snack – piscina o del restaurante. Además, no serán pocas las ocasiones en las que este departamento se vea implicada en las actividades de animación.

– Mantenimiento o SS.TT. A quienes recurrimos para solicitar ayudas en montajes de luz, de sonido, reparaciones, escenografía, etc.

Está claro que es con los departamentos que actúan de cara al público con los que mantenemos una relación más directa, no sólo por las consideraciones generales que hemos hecho, sino también desde el punto de vista humano, unas relaciones positivas siempre serán más productivas que las negativas.

Desde este mismo prisma, mantendrá el animador relaciones con el resto de los departamentos, limpieza, maleteros, botones, etc.

c) Planificación y organización de actividades

Se describe en este apartado el denominado “proceso de intervención” mediante el cual se estructuran de manera lógica las diferentes actividades que tiene lugar en la animación, sea cual sea el campo en el que se desarrolle (sociocultural, turística, etc.).

Para simplificar su estudio concebimos este modelo tan solo dentro del marco de la animación estrictamente turística, pues tal es el objetivo principal de este curso (conocer a fondo los contenidos y procesos que describen esta fórmula de animación). En ocasiones el texto se referirá a la animación en cualquiera de sus fórmulas, pero aún así, todo lo que a continuación se desarrolla parte de la realidad de la Animación Turística.

Este proceso consta de cuatro fases: fase de diagnóstico, fase de planificación, fase de organización y dinamización y fase de control y evaluación.

Fase de diagnóstico. En esta fase se llevará a cabo un análisis del entorno, ayudándose de instrumentos y técnicas de observación e investigación como la observación directa, encuestas, cuestionarios, estadísticas, etc. Este análisis del entorno (barrio, balneario, hotel, crucero,…) que rodea la labor de la animación, nos dará información precisa acerca de las necesidades y demandas que existen, la detección de estas necesidades es fundamental para lograr con éxito el llevar a cabo las fases restantes del proceso que nos ocupa.

Fase de planificación. Consiste en la aplicación de los conocimientos al servicio de los objetivos a tratar por parte del equipo o departamento de animación con el fin de obtener el mejor resultado posible en el ámbito económico, social y/o cultural.

Se trata de la antítesis de la improvisación, dado que planificar no es otra cosa que realizar un plan o proyecto de acción determinado.

La planificación de la animación se enmarcará de este modo en una serie de procedimientos debidamente estructurados en forma y tiempo, como son:

– La determinación de fines u objetivos generales o específicos a lograr.

– Presupuesto: plan de viabilidad, de tal forma que se determinen los indicadores fundamentales que nos orientarán del grado de consecución potencial de los objetivos previamente marcados. (ANEXO: PRESUPUESTOS DE UN DEPARTAMENTO DE ANIMACIÓN)

– La delimitación y fijación sistemática de las necesidades y programa de actuación detectadas en la fase de diagnóstico, discriminando aquellas que no sean relevantes o no coincidan con los objetivos que hemos establecido.

Fase de organización y dinamización. Esta fase del proceso se divide en dos sub.- etapas: la organización y la dinamización:

Entendemos por organizar el establecimiento de un proceso para lograr un fin, coordinando para ello los medios materiales, financieros y humanos de los que disponemos.

– Los medios humanos estarán constituidos por el equipo de animación. Su organización (número de animadores, funciones, horarios, situaciones laborales, etc.) estará en función de diversos factores: el área en el que se lleva a cabo la animación, su dimensión, la temporada, etc.

– Los medios materiales constituyen uno de los elementos pasivos del grupo de animación (empresa, equipo, institución) y son los instrumentos disponibles para llevar a cabo las técnicas, procesos y métodos de trabajo. Los medios materiales comprenden dos apartados:

– La infraestructura y el equipamiento, los cuales serán muy variados en función de la empresa / institución de animación y su campo de acción. Puede incluirse aquí desde el edificio donde se localice el grupo animador hasta plataformas materiales y ámbitos espaciales como jardines, pistas, piscinas, talleres, gimnasios, etc.

– El utillaje, entendiendo éste como el material menudo o movible. Se trata de todos aquellos medios de los que dispone cualquier empresa (material de oficina, limpieza, mobiliario,…) y además, material para talleres (barro, pintura,…), material para maquillaje, instrumentos de iluminación y sonido, vestuario, etc.

Los medios financieros son el otro elemento pasivo del departamento de animación. Son las fuentes de financiación con las que contamos para poder satisfacer los objetivos establecidos. La provisión de fondos influirá directamente sobre la cantidad y calidad de los medios humanos y materiales.

El segundo apartado que hemos de analizar en esta fase es el de dinamización, entendiendo por ésta la ejecución de las actividades de animación previamente diseñadas, confeccionadas, programadas y promocionadas.

Es primordial que no se produzcan desajustes entre este apartado y las fases mencionadas, puesto que si realizamos actividades que olviden las necesidades detectadas o los objetivos establecidos, estaremos cometiendo un importante error.

Para llevar a cabo con éxito la dinamización de las actividades, el equipo de animación se apoyará en una serie de técnicas: técnicas grupales, técnicas de información y comunicación, técnicas o procedimientos para realizar actos lúdicos, técnicas para la realización de espectáculos o talleres artísticos no profesionales, técnicas físicas y deportivas y técnicas recreativas y de esparcimiento al aire libre.

Fase de evaluación y control. En esta fase se manifiesta el grado de consecución de los objetivos y fines inicialmente propuestos. Es cuando se detectarán desviaciones en cualquiera de las fases anteriores, por lo que este control puede ocasionar modificaciones puntuales o globales en la programación o en el contenido de las actividades.

Los instrumentos de control abarcan: encuestas de opinión, formulación de sugerencias, hojas de reclamaciones observación in situ, etc. El momento de la evaluación no debe limitarse al final de la actividad, sino que es aconsejable realizarla a lo largo de todo el proceso. Los datos obtenidos serán una herramienta clave para que el grupo animador desempeñe su trabajo con la máxima eficiencia y eficacia.

65.2 DISEÑO DE UN PROGRAMA DE ANIMACIÓN

Si tenemos en cuenta todo lo que se ha comentado hasta este momento, se comprende que la labor de una animación bien hecha no es tarea fácil. Han de combinarse muchos elementos bien gestionados para que la labor de un equipo de animación logre unos resultados positivos.

Del mismo modo, a la hora de realizar un programa de actividades para la animación, éste no podrá hacerse sin tener en cuenta una serie de factores. Estos factores pueden ser, bien intrínsecos al animador (aptitudes, actitudes, equipo humano) o bien puede tratarse de factores extrínsecos a él.

* Factores extrínsecos al animador

– El tipo de establecimiento, categoría o ubicación. Obviamente no se podrá hacer el mismo tipo de animación en un hotel vacacional de costa que en un balneario, o en un establecimiento en el que la clientela sea principalmente gente de negocios, o bien podemos también comparar el tipo de animación que se haría en cualquiera de los lugares comentados con la que podría hacerse en un ámbito rural, para una asociación con unos intereses concretos,…

Lo mismo ocurre si comparamos hoteles de cinco estrellas con hoteles de tres. La animación responderá en cada caso a unos criterios de calidad en el utillaje, cantidad de animadores, tipo de espectáculos, etc.

– Las infraestructuras e instalaciones de que el equipo de animación dispone. En función de ello se podrán poner en práctica un tipo de actividades u otras

– La época del año. La situación temporal (temporada alta, media, baja) y las estaciones climáticas influyen directamente en el tipo de actividades que se pueden ofertar. Hay actividades típicamente veraniegas, como la inmensa mayoría de las que se desarrollan en el medio acuático, y otras más propias del invierno, como las que se desarrollan bajo el amparo o cobijo de algún resguardo físico.

– La dotación presupuestaria. Determinará decisiones como el número de animadores con el que se puede contar, el tipo de materiales que se utilicen, etc.

– La clientela. La nacionalidad, el nivel cultural medio, el poder adquisitivo, etc., también serán factores a tener muy en cuenta en la elección del tipo de actividades a ofertar.

– La competencia de la zona. La situación del establecimiento (especialmente en cuanto a la animación turística) en una zona donde existan otros de iguales características obliga al animador a considerar estrategias tales como el Benchmarking (consiste en observar al competidor, no para copiar sino para asegurarnos de que nuestra oferta no es de inferior calidad), la innovación o la diferenciación.

Principios básicos para diferenciar programas

Insistimos en la idea de que no es una tarea fácil la de diseñar estos programas, pues se trata de combinar diversos criterios, elementos y factores, de tal modo que se obtenga un todo coherente y atractivo que, a su vez, consiga satisfacer el mayor número posible de necesidades y demandas.

Probablemente, el factor que más condicione la programación de la animación (de entre todos los mencionados anteriormente) sea el tipo de clientela, ya que las respuestas a las necesidades y demandas de dicho colectivo constituirán el objetivo final del programa.

No existen fórmulas magistrales o infalibles a partir de las cuales podamos diseñar los programas de animación sin riesgo de cometer errores, aunque sí se pueden establecer una serie de principios básicos que nos orienten a la hora de realizar nuestro trabajo:

– Que el programa se adapte al tipo de clientela y a los recursos humanos y materiales de los que se disponga.

– Que admita cambios o alternativas y que se pueda adaptar en todo momento a posibles imprevistos.

– Que sea un programa rítmico y continuado en el tiempo, es decir, que no deje grandes franjas horarias sin cubrir con alguna actividad o que no aglutine todas las actividades de un mismo tipo en un mismo día.

– Que ofrezca una variada gama de actividades para cubrir todos los intereses posibles, pero constituyéndose un programa armónico y coherente sin caer en un estrambótico conjunto de actividades sin conexión.

Temporalización de las actividades

La temporalización de las actividades en el programa de animación debe respetar y adaptarse a los ritmos biológicos y sociales del público al que se dirige el animador.

En cuanto a los ritmos biológicos, durante las primeras horas de la mañana nos encontramos más activos y descansados, por lo que será el momento ideal para realizar actividades que exijan “cierto” esfuerzo físico.

Tras la comida, el cuerpo nos invita al descanso y al relax, por ello son idóneas los juegos de mesa u otro tipo de actividades tranquilas (clases de idiomas, de coctelería, talleres artísticos o culturales, etc.).

En lo que respecta a los ritmos sociales, existen momentos a lo largo del día uualmente dedicados a fomentar las relaciones humanas, momentos como el aperitivota noche. Según las nacionalidades y costumbres, la gente se levanta, come, charla o cena a determinadas horas. Los sistemas productivos del establecimiento, en cuanto a los horarios de desayunos, comidas, cenas, cafeterías, etc., también deberán adaptarse a estos ritmos biológicos y sociales.

Se pueden establecer tres franjas temporales básicas (y casi podríamos decir absolutas, ya que así son reconocidas y aceptadas por la inmensa mayoría de los teóricos que estudian la animación) en la programación de actividades de animación:

☺ La mañana. El periodo matinal se puede subdividir a su vez en tres momentos claramente diferenciables:

O Primera hora: es óptimo la programación de actividades físico-deportivas del tipo como: gimnasia de mantenimiento (con o sin música, yoga, paseos matinales, etc.). No conviene por lo general, realizar estas actividades a horas muy tempranas, pues la clientela o público al que nos dirigimos suele estar en un periodo vacacional y no suele madrugar.

O En una segunda fase de la mañana, alrededor del mediodía, el animador cuenta ya con un público mayor, por lo cual podemos convocar a más gente para una mayor diversidad de actividades. Podemos continuar con actividades físico-deportivas e incluir actividades lúdicas o recreativas (petanca, dardos, tiro en sus diferentes modalidades, juegos con los sentidos, etc.).

O Como broche de la franja matinal, justo antes de la comida, es usual llevar a cabo actividades denominadas “juegos de aperitivo”. Se trata de actividades de corta duración que se realizan cerca de los puntos de venta (snack-bar, cafetería,…)

C9 La tarde. Tras el periodo dedicado a comer, se puede programar actividades diferenciando dos momentos:

O La sobremesa, en torno a las 16.00 p.m. Es una hora indicada para programar actividades del tipo de juegos de mesa, se induce en este periodo al consumo de bebidas calientes, repostería o licores. También pueden alternarse durante la semana estas actividades con sesiones de vídeo o con la preparación de escenarios y ensayos para la animación nocturna.

O La tarde propiamente dicha, en torno a las 17.oo ó 18.00 p.m. Este momento del día está abierto a todo tipo de actividades (waterpolo, tenis, talleres,…)

(( La noche. Esta franja horaria permite desplegar muchas actividades diferentes de animación: fiestas, concursos, baile, música en directo, espectáculos,…).

Ejemplo de un programa de animación planificado para una semana:

Pueden observarse claramente dos cosas a destacar del gráfico anterior:

• Una oferta variada y coherente de actividades ocupando todos los momentos del día.

• Un día sin animación durante las franjas horarias matinal y de tarde. Este supuesto respondería al caso de un establecimiento hotelero en el que el equipo de animación esté compuesto por uno o dos animadores. La jornada queda libre para ambos animadores durante el día, en la noche, establezcan los animadores en función de sus necesidades.

65.3 ACTIVIDADES DE ANIMACIÓN

La determinación de un criterio único para la clasificación de las actividades sería poco menos que imposible. La gran variedad de actividades que puede llevar a cabo un equipo de animación requeriría de varias clasificaciones distintas.

No podríamos hacer una clasificación atendiendo tan sólo al tipo de actividades ya que sería necesario también prestar atención al modelo de animación que se lleva a cabo (cultural, turística,…), al entorno en el que se desarrollan las actividades, la implicación pasiva o activa de los participantes en la actividad, etc.

Como fuente enriquecedora de este capítulo, contamos con un anexo en este manual que nos ofrece un variadísimo elenco de actividades que podremos realizar en el desarrollo de la labor de animadores turísticos.

Cada una de las actividades que se adjuntan, contiene antes de su explicación una “ficha tipo” que nos indica precisamente el tipo de actividad en el que podríamos encuadrarlas en función de la clasificación que haremos a continuación. Partiremos de una clasificación centrada o basada en dos criterios los cuales, como ahora veremos, podrían ser subclasificados en función de otros criterios más específicos:

Animación según la naturaleza de la actividad

Englobamos aquí las actividades culturales, deportivas, lúdicas, recreativas, de esparcimiento, comerciales, etc. Analicemos algunas de ellas:

ACTIVIDADES CULTURALES:

Como ello definimos aquellas que puedan suponer un enriquecimiento del conocimiento de sus participantes. Sírvanos de ejemplo los talleres no profesionales, como podría ser un taller de prensa, en el que los participantes tendrán como objetivo la confección de algún tipo de publicación (prensa local, de moda, de ocio,…).

Para el desarrollo de esta actividad el animador o animadores se encargarán de establecer los roles que desempeñaría cada participante (recogida de información, fotografía, redacción, corrección,…) y, en función del modelo de actuación que siga el animador o el equipo de animación (laissez faire, autocrático, democrático), su grado de participación en la actividad será mayor o menor.

Son muchos los talleres que podríamos organizar para llevar a cabo este tipo de actividades, talleres de de reciclaje, de realización de perfumes, de conocimiento de labores agrícolas, etc. Pero no olvidemos la definición que se da en un principio a este tipo de actividades y pensemos que dentro de este grupo también podríamos incluir otras como, visitas guiadas a monumentos, museos, exposiciones, etc.

En definitiva, el elenco de posibilidades es tan amplio como pueda serlo la imaginación y la preparación de los integrantes del equipo de animación.

ACTIVIDADES DEPORTIVAS

Constituyen algo más que un simple grupo de acciones de animación, hemos de tener en cuenta que el deporte es saludable física y psíquicamente y promueve la auto superación y en muchos casos el trabajo en equipo.

Además es importante considerar que la animación deportiva ocupa en numerosas ocasiones una importante parte del tiempo diario destinado a la animación, lo cual requiere del

animador o animadores encargados de la organización y desarrollo de esta tarea un buen conocimiento de las técnicas y procesos necesarios para llevarla a cabo.

ACTIVIDADES COMERCIALES

En la animación no son tan conocidas como las mencionadas anteriormente. Este tipo de actividades suelen ser contratadas por Centros Comerciales, Asociaciones de Empresas, Instituciones, etc.

Las empresas dedicadas a esta faceta de la animación incluyen entre sus servicios:

• Mascotas: diseño y producción de mascotas en felpa, goma espuma u otros materiales y contratación de personal para animar la mascota.

• Animación: actuaciones de grupos musicales, magos, teatros infantiles. Animación de “zonas frías” (cuyo propósito es el “calentar” dichas zonas de tal modo que se inciten flujos de personas por ellas).

• Azafatas y promotoras: para la distribución de material promocional y/o informativo y desarrollo de promociones comerciales.

• Caracterización: caracterización de animadores para la promoción de fechas comerciales (Navidad, Semana de la China,…).

• Organización de congresos y otros eventos.

Obviamente, este tipo de actividades son propias de empresas de animación socio-cultural, pero hasta el momento no hay una oferta importante especializada en la animación comercial.

También entre las actividades comerciales de animación podemos incluir la presentación y promoción de productos, dada la realidad de que cada vez son más las empresas que buscan vías alternativas a las técnicas de publicidad convencional.

Una de estas técnicas es la conocida como “comunicación en directo”, consistente en la realización de distintos actos en los que la prestación del producto ante los clientes y medios de comunicación se convierte en un auténtico espectáculo. Muchas empresas recurren a prestaciones y promociones espectáculo para mostrar sus productos y distinguirse de la competencia. Escenarios insólitos, música y técnica multimedia son algunos de sus ingredientes.

Lo novedoso de estos eventos es que la forma de transmitir el mensaje se aleja del aburrimiento y de la monotonía acostumbrados.

Se recurre a la originalidad en cuestiones como el marco en el que se desarrollan las actividades, la escenografía, la presentación y el guión del acto.

A este tipo de presentaciones se les conoce también como”Business.Show”, ya que combinan comunicación y espectáculo, es decir, elementos del mundo audiovisual y del teatro así como elementos comerciales y de entretenimiento.

La ventaja principal de este tipo de animación es que, si se logra el impacto deseado, el mensaje que se quiere transmitir quedará indeleble en la memoria de los espectadores. El objetivo principal es salirse de lo normal para obtener una mayor repercusión.

LAS ACTIVIDADES COMERCIALES EN LA ANIMACIÓN TURÍSTICA

Ciertamente en la evolución de la animación turística se ha dado una evolución en cuanto a la mentalidad de negocio de este departamento.

C9 En un principio podríamos resumir la animación como un departamento que en el establecimiento turístico servía principalmente para “hacer caja” en los distintos puntos de venta (principalmente bares).

C9 Tras ellos se impuso una animación de puro recreo para los clientes de los establecimientos hoteleros, la cual perseguía un beneficio más difícilmente valorable: la satisfacción del cliente, el complementar el producto hotelero a fin de provocar la repetición del cliente.

C9 Hoy en día, en nuestro país, la animación ha llegado a un término medio de ambas filosofías en la mayor parte de las empresas hoteleras. Es decir, la animación comparte dos objetivos igualmente valioso: la satisfacción del cliente, el logro de un buen producto de animación; y la producción de resultados económicos.

Sin tapujos el cliente puede diferenciar actividades puramente lúdicas de otras con un coste real dado: todas ellas de libre elección. Ejemplos de actividades de producción o comerciales dentro de establecimientos turísticos son:

� Alquiler de elementos lúdicos: motos acuáticas, embarcaciones, caballos, etc.

� Cursos especializados: buceo, vela…

� Promoción del merchandising: venta de elementos propios de la animación como recuerdo de la vacaciones (uniformes, música o vídeos de espectáculos, etc.).

65.4 PROMOCIÓN DE PROGRAMAS DE ANIMACIÓN

Por promoción se entienden todas aquellas acciones cuya finalidad es la de dar a conocer las actividades del programa de animación estimulando la participación

1. Objetivos y características de la promoción

La promoción de actividades en la animación persigue unos objetivos:

· Informar.

· Incentivar la participación.

· Integrar al cliente en el grupo.

· Crear un buen ambiente.

Independientemente de los soportes utilizados para llevar a cabo la tarea de promocionar las actividades de animación, esta labor debe caracterizarse por:

– Ser atractiva; es decir, llamar la atención del participante potencial.

– Ser suficiente en tiempo y lugar. La promoción debe hacerse con antelación, de modo que el cliente pueda estructurar su tiempo de ocio, y distribuirse en el espacio de modo que llegue a todos los interesados.

– Ser reiterativa en sus contenidos, aunque sin llegar a agobiar a los clientes.

– Ser variada en cuanto a soportes, formas, técnicas, etc.

– Ser políglota.

2. Soportes promocionales.

· Cóctel de bienvenida. Consiste en una pequeña fiesta de acogida a los recién llegados para orientarles sobre las normas del establecimiento o empresa. Se aprovecha este momento para ofertar las actividades de animación y presentar al animador o equipo de animadores. La frecuencia de esta actividad dependerá de los flujos de entrada y salida de clientes del establecimiento.

· Megafonía. Es un mecanismo muy útil para informar de las actividades de animación a grupos o colectivos. Los mensajes deben ser claros y concisos, y en todo caso, respetar los horarios de descanso de la mayoría. Es conveniente elegir una sintonía, siempre la misma, que acabe por asociarse a la emisión del mensaje.

· Tablón de actividades. En el que figuran las actividades programadas para la semana. Se indicará nombre, hora y lugar de cada actividad. Debe estar siempre colocado en el mismo lugar, de modo que los clientes sepan siempre donde informarse y este lugar debe ser de uso o paso general para todos los clientes.

· Folletos informativos. Suelen colocarse en recepción o zonas de mayor de todos los clientes, o distribuidos en las habitaciones mediante el personal de pisos.

· Carteles. Indicados especialmente para promocionar las actividades nocturnas y colocados, igualmente, en lugares de paso obligado (entrada a comedor, por ejemplo).

· Decoración y ambientación. Es una forma indirecta de promocionar las actividades, que consiste en crear un ambiente determinado que haga a los clientes pensar en la actividad propuesta.

· Entrega de premios. Se produce antes de comenzar el espectáculo nocturno, o al acabar el show, concurso o actividad que haya tendido lugar. Se aprovecha para promocionar las actividades de la jornada siguiente.

· Publicidad informal. En cualquier tipo de empresa el medio de promoción más válido es el que pueden hacer los propios clientes que hayan disfrutado de nuestros servicios; es decir, el popular “boca a boca”.

· Teléfono. Se debe usar con sumo cuidado ya que su uso puede crear una situación estresante para el cliente. Puede ser conveniente para dar una información puntual a participantes concretos.

3. Técnicas y consideraciones generales para la creación de un elemento promocional.

Cada uno de los soportes promocionales descritos precisa de unos conocimientos mínimos en cuanto a técnicas de comunicación.

La selección de la sintonía o melodía debe ser una que carezca de estridencias y que invite al ocio y la diversión.

La megafonía debe utilizar un volumen de voz no molesto, se debe vocalizar correctamente, trasmitir el mensaje en los idiomas que sea necesario y siempre utilizando un tono positivo.

La decoración debe tratarse con esmero para conseguir transmitir una buena imagen. Debe ser creativa y estará en consonancia con los medios económicos de los que se disponga, aunque existen técnicas que emplean materiales no demasiado caros que dan muy buen resultado, como son el uso de globos (globoflexia), goma espuma y distintos tipos de papel.

El tablón de anuncios, además de estar en un lugar indicado, será el soporte de pequeños carteles con gráficos simples.

En cuanto al cartelismo, se han de considerar unos elementos básicos para conseguir una composición correcta, equilibrad y clara. Estos elementos son los siguientes:

– Focalización, del elemento principal sobre el que quiere llamarse la atención.

– Unidad: los elementos que intervengan en el cartel deben tener una relación visual y conceptual.

– Balance y equilibrio.

– Proporción (en textos, imágenes, color).

– Jerarquización, otorgando mayor importancia a la unidad informativa que quiera destacarse.

Por último, es necesario decir que aquellos establecimientos que invierten fuertes sumas en animación, ponen en práctica medios de animación para atraer a clientes del exterior a sus establecimientos, con dos objetivos claros:

1. Aumentar la producción en los puntos de venta.

2. Dar a conocer su producto frente a los de la competencia.

Por ello, es común hoy en día, encontrar carteles de promoción y publicidad de las actividades de animación de un establecimiento en apoyos publicitarios externos a un hotel como son, establecimientos de la zona, paradas de bus, locutorios telefónicos, etc.

Nadie quiere perder la oportunidad de aumentar sus ventas y convencer de un producto que ha costado gran esfuerzo.

Bibliografía:

MANUAL DE ANIMACIÓN TURÍSTICA. David Pena Castro. (1985).

“LA ANIMACIÓN ES ALGO MÁS QUE….” Manual de animación turística. Pedro Pablo Abreu Hernández. (2001).

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